Учёт отпусков мастеров салона красоты: норма и график в КанБан

В студии красоты «Lumière» отпуска живут в голове администратора и в переписке в чате. Стилист отпросился «на недельку в июле», колорист уже брал десять дней весной, мастер маникюра собирается в отпуск в августе. Пока всё держится на памяти, кажется, что порядок есть — до первой накладки.

А накладка стоит дорого. Оказывается, что стилист и колорист уехали в одну неделю, кресла в зале пустуют, а записанные клиенты остаются без своего мастера и уходят к соседям. Вторая беда тише, но не дешевле: никто не считает, сколько дней отпуска каждый мастер уже отгулял за год. Один спокойно перебирает норму, другой к декабрю не отдыхал вовсе — и в конце года приходится пересчитывать всё вручную.

В КанБан учёт отпусков встроен прямо в работу с командой. У каждого мастера заводятся периоды отсутствия, компания задаёт годовую норму отпуска (по умолчанию 28 дней), а в «Аналитике компании» появляется горизонтальная диаграмма, которая краснеет, как только мастер выходит за норму. И пока мастер в отпуске, онлайн-запись к нему в эти дни просто не предлагает слотов — без ручного контроля и сюрпризов в декабре.

В чём проблема салона красоты

Салон красоты и клиника держатся на конкретных людях, которых не заменишь: колорист с рукой на сложное окрашивание, стилист со своей базой клиентов, мастер маникюра, к которому записываются именно за ним. Стоит одному уйти в отпуск не вовремя — и записанные клиенты остаются без мастера. При этом отпусками почти никто не управляет системно.

• Отпуска пересекаются. Стилист и колорист уезжают в одну неделю, потому что каждый договаривался с администратором отдельно и общей картины никто не видел.
• Норму никто не считает. Сколько дней мастер уже отгулял за год и сколько осталось — держится в памяти или в бумажке на стойке, и к концу года цифры не сходятся.
• Перерасход замечают поздно. Кто-то перебрал 28 дней ещё осенью, но всплывает это только при расчёте, когда исправить уже нельзя.
• Онлайн-запись не знает про отпуска. Клиент сам бронирует время на сайте и попадает к мастеру, который в это время в отпуске, — администратор потом разгребает накладки и извиняется.
• Расписание врёт. В общем расписании мастер выглядит свободным, хотя он в отъезде, — планирование строится на ложных данных.

Корень один: отсутствия мастеров и годовая норма отпуска нигде не сведены вместе. Нужен единый учёт, где периоды отпусков привязаны к людям, перерасход нормы виден сразу, а онлайн-запись сама не пускает клиентов на отсутствующего мастера.

Как решает КанБан

Учёт отпусков в КанБан складывается из трёх частей, которые работают вместе: периоды отсутствия у мастера, годовая норма отпуска на уровне компании и диаграмма в аналитике, показывающая перерасход. Плюс связь с онлайн-записью.

• Периоды отсутствия. У каждого мастера есть блок «Отпуск / отсутствия», куда добавляются периоды «с — по». Мастер отмечает свои отпуска сам в профиле, а администратор или роль «Офис» могут править отпуска любому прямо в разделе «Команда».
• Галочка активности. Каждый период можно временно выключить галочкой, не удаляя его, — удобно для запланированного, но ещё не согласованного отпуска. Активный сегодня период помечается меткой «сейчас в отпуске».
• Годовая норма отпуска. Компания задаёт норму — по умолчанию 28 дней в году на сотрудника. Это база для учёта: КанБан сам считает использованные дни за текущий год и показывает, сколько осталось или на сколько дней превышение.
• Диаграмма в «Аналитике компании». Горизонтальная диаграмма «Отпуска сотрудников» показывает по каждому мастеру полоску использованных дней с маркером нормы. Пока мастер в пределах нормы, полоса обычного цвета; как только он выходит за неё — полоса краснеет, а счётчик продолжает считать перебор.
• Онлайн-запись не предлагает слоты в отпуск. Пока у мастера идёт активный период отсутствия, онлайн-запись к нему в эти дни закрывается автоматически — клиент просто не увидит свободных слотов, а в расписании время помечено как «Отпуск».

Ничего не нужно вести в отдельной таблице: отпуск отмечается один раз, и он сразу отражается в счётчике дней, в диаграмме аналитики, в расписании и в онлайн-записи.

Разбор на примере: Студия красоты «Lumière»

Администратор Марина один раз задаёт годовую норму отпуска — 28 дней — в настройках графика салона. Дальше мастера ведут отпуска сами. Стилист заходит в свой профиль, открывает «Отпуск / отсутствия» и добавляет период с 14 по 25 июля. Колорист вносит свои прошлые отпуска за год: десять дней в марте и неделю в мае. Мастер маникюра планирует отпуск на август и добавляет период, пока сняв галочку — отпуск ещё не согласован.

Когда Марина планирует загрузку на август, она открывает «Аналитику компании» и смотрит диаграмму отпусков. У стилиста аккуратная полоса в пределах нормы, а вот у колориста полоса уже подошла к маркеру нормы вплотную — ещё один длинный отпуск, и она покраснеет. Марина сразу понимает: третий отпуск колористу в этом году лучше не подтверждать, иначе будет перерасход.

А ещё пока стилист в отпуске с 14 по 25 июля, клиенты к нему через онлайн-запись не запишутся — эти дни у него закрыты, свободных слотов система не показывает, а в расписании его время помечено «Отпуск». Марина не разгребает накладки вручную и не извиняется перед клиентами: система сама не пускает запись на отсутствующего мастера.

Что это даёт салону красоты

Встроенный учёт отпусков превращает хаотичные отпрашивания в управляемый график, где всё видно заранее:

• Нет пересечений. Отпуска всех мастеров видны в одном месте, и легко не допустить, чтобы двое ключевых мастеров ушли одновременно и зал не опустел.
• Норма под контролем. КанБан сам считает использованные дни за год и показывает остаток или перебор — без ручных подсчётов и сверки бумажек.
• Перерасход виден сразу. Диаграмма краснеет при выходе за норму, поэтому решение о лишнем отпуске принимается вовремя, а не постфактум в декабре.
• Запись без накладок. Клиенты не попадают к мастеру, который в отпуске, — онлайн-запись в эти дни не предлагает слотов.
• Честное расписание. Планирование загрузки строится на реальных данных: кто на месте, а кто в отъезде, видно сразу.

Отпуск отмечается один раз и сам расходится по счётчику дней, аналитике, расписанию и онлайн-записи — руководитель управляет отдыхом команды, не открывая ни одной таблицы.