График тренеров и залов для фитнес-студии: без накладок — КанБан

В фитнес-студии «Энергия» день расписан по часам: с утра йога, днём персональные тренировки, вечером — пик групповых занятий, когда все хотят в большой зал одновременно. Пока это расписание живёт в бумажном журнале на ресепшене, в общем чате тренеров и в голове администратора, накладки неизбежны: кроссфит и йогу поставили в один зал на один час, тренера записали сразу на персоналку и на группу, а вечернее окно в малом зале никто не заметил и оно простаивает.

Каждая такая ошибка бьёт по деньгам и по нервам. Клиент, пришедший на занятие в занятый зал, уходит недовольным; пустое вечернее окно — это неотработанная смена тренера и недополученная выручка. А когда тренеров трое, залов два-три, и у каждого своё расписание из групповых и персональных, удержать всю картину в голове администратора физически невозможно.

Календарь в КанБан показывает все занятия на одной сетке времени. Каждая тренировка — блок на нужном часу, высота которого равна длительности; отдельный режим раскладывает день по тренерам, а фильтр «чьи задачи» оставляет на экране расписание одного тренера или одного зала. Один взгляд — и видно, где свободное окно, а где два занятия налезли друг на друга. Ниже разберём, как это настроить на примере «Энергии».

В чём проблема фитнес-студии

Занятие в студии — это не просто «время в журнале». У него есть длительность, конкретный тренер и конкретный зал, а ещё формат: групповое или персональное. Как только этих занятий становится больше десятка в день, а тренеров и залов несколько, ручной учёт начинает сыпаться.

• Занятия пересекаются в одном зале. Йогу и функциональную тренировку поставили в большой зал на один час — выясняется это, когда обе группы приходят к дверям.
• Тренер в двух местах сразу. Дмитрия записали на персоналку в 18:00 и одновременно поставили вести вечернюю группу — накладку замечают в последний момент.
• Не видно длительности. Персональная тренировка — 60 минут, растяжка — 45, интенсив — полтора часа. В строчке журнала эта разница не читается, и следующее занятие ставят слишком рано.
• Пустые окна простаивают. Между занятиями остаются «дыры» по 30–60 минут, которые никто не отслеживает, — зал пустует, тренер простаивает, студия недозарабатывает.
• Нет картины по тренеру и по залу. Чтобы понять, насколько занят Игорь в четверг или свободен ли малый зал вечером, приходится вручную выбирать нужные строки из общего списка.
• Смены и замены в отдельном файле. Кто сегодня работает, кто на больничном, кого нужно заменить — эта информация живёт отдельно от расписания занятий.

В итоге администратор тратит день не на клиентов, а на то, чтобы «свести» расписание и вручную гасить пересечения.

Как решает КанБан

Календарь в КанБан — это сетка времени, на которой каждое занятие стоит блоком на своём часе. Планировать тренировку здесь так же просто, как двигать карточку на доске.

• Занятия на сетке времени. Каждое занятие со сроком показывается блоком точно на нужном интервале. Высота блока — это длительность: короткая растяжка занимает узкую полосу, полуторачасовой интенсив — длинную. Пустые окна между занятиями видны сразу.
• Планирование мышью. Перетащите блок вверх-вниз — измените время, влево-вправо — перенесите на другой день, потяните за край — измените длительность. Клик по свободному часу создаёт новое занятие прямо там.
• Четыре режима. «Календарь» — общая сетка по дням; «Сотрудники» — день, разложенный по тренерам (у каждого своя дорожка, удобно смотреть загрузку каждого); «Проекты и задачи» — длинные, многодневные дела вроде подготовки марафона или сезонной акции; «Повторяющиеся» — регулярное расписание, которое повторяется из недели в неделю.
• Фильтр «Чьи задачи показывать». Нажмите на аватар тренера — на календаре останутся только его занятия, остальные приглушатся. Так администратор мгновенно видит расписание конкретного тренера.
• Доска для новых занятий. В боковой панели выбирается доска, на которую попадают занятия, созданные прямо в календаре, — не нужно каждый раз указывать её вручную.
• Высота часа. Кнопками «−», «+» и «Вместить» регулируется масштаб сетки: уместить весь рабочий день студии на экран без прокрутки или, наоборот, растянуть часы, чтобы точнее ставить короткие занятия.

Рабочие часы студии задают границы сетки, российские праздники подсвечиваются, а линия текущего времени показывает, какое занятие идёт прямо сейчас. Всё расписание — на одном экране, без бумажного журнала и переписок в чате.

Режим «Сотрудники»: расписание по тренерам и залам

Ключ к расписанию без накладок — смотреть день не сплошным списком, а разложенным по исполнителям. Для этого в боковой панели календаря есть переключатель режимов, и главный из них для студии — «Сотрудники».

• Дорожка на каждого тренера. В режиме «Сотрудники» день раскладывается по колонкам: у Дмитрия своя, у Анны своя, у Игоря своя. За секунду видно, кто перегружен, у кого свободное окно, а где тренер случайно поставлен на два занятия внахлёст — такие блоки визуально накладываются в одной дорожке.
• Зал как отдельная дорожка. Если завести залы как отдельных «исполнителей» (большой зал, малый зал, зона кардио) или использовать группировку по типу занятия, вы получите ту же наглядную раскладку по залам: сразу видно, что большой зал в 19:00 занят и второе занятие туда ставить нельзя.
• Создание сразу нужному тренеру. Кликнув по пустому окну в дорожке конкретного тренера, вы создаёте занятие уже привязанным к нему — не нужно потом отдельно назначать ответственного.
• Персональные и групповые вместе. В одной дорожке тренера видны и его персоналки, и группы — понятно, что после часовой группы у него сразу персональная тренировка, и между ними нужно оставить время на передышку.

Данные во всех режимах общие: занятие, созданное в «Календаре», тут же появляется в «Сотрудниках» под своим тренером, и наоборот. Переключение — один клик.

Разбор на примере: Фитнес-студия «Энергия»

Утро в «Энергии». Администратор Марина Админова открывает календарь в режиме «Сотрудники» и сразу видит день по дорожкам тренеров. У Анны Йоговой с утра плотно: йога в 9:00 и растяжка в 10:30. У Дмитрия Сильнова днём две персоналки, а вечер пока свободен. У Игоря Кроссова в 19:00 стоит полуторачасовой кроссфит-интенсив в большом зале.

Звонит клиент — хочет персональную тренировку «сегодня вечером». Марина смотрит на дорожку Дмитрия, находит свободное окно в 18:00, кликает по нему прямо на сетке — создаётся занятие, привязанное к Дмитрию. В карточке она заполняет тип занятия, клиента и ставит длительность 60 минут; блок встаёт ровно на час, и сразу видно, что до следующего дела Дмитрия остаётся запас.

Тем временем в общий чат прилетает просьба поставить групповую йогу на 19:00 в большой зал. Марина переключается в «Календарь», ведёт занятие на 19:00 — и видит, что большой зал в это время уже занят кроссфитом Игоря: два блока налезают друг на друга. Она перетаскивает йогу Анны на 20:00 в малый зал — накладка ушла, оба занятия идут параллельно в разных залах. Чтобы проверить недельную загрузку Игоря, Марина нажимает на его аватар в фильтре «Чьи задачи показывать» — на календаре остаются только его тренировки. А поскольку блок интенсива занимает на сетке ровно полтора часа, следующего клиента к Игорю она не поставит слишком рано.

К вечеру Дмитрий отпрашивается — Марина открывает его дорожку, находит вечернюю персоналку и одним движением перетаскивает её в дорожку Игоря, у которого после интенсива освободилось окно. Клиенту достаётся замена без отмены, а расписание остаётся сведённым.

Что это даёт фитнес-студии

Календарь превращает разрозненные записи из журнала и чата в наглядное расписание, которым удобно управлять всей команде:

• Занятия не пересекаются. Все тренировки на одной сетке, дорожки по тренерам и залам показывают наложения сразу — один тренер или один зал в двух местах одновременно больше не появится.
• Виден каждый пустой час. Дыры в расписании заметны с первого взгляда, их проще заполнить персоналкой или группой — смена тренера и аренда зала отрабатываются полнее.
• Реалистичная длительность. Высота блока равна длине занятия, поэтому после полуторачасового интенсива следующего клиента не поставят слишком рано.
• Загрузка по тренеру и залу за секунду. Режим «Сотрудники» и фильтр «чьи задачи» показывают расписание любого тренера или зала, не заставляя перебирать общий список.
• Замена и перенос — одно движение. Тренер заболел или клиент попросил другое время — блок перетаскивается мышью в другую дорожку или на другой час, ничего не нужно переписывать.
• Экономия времени администратора. Вместо ежедневного «сведения» расписания и разбора накладок Марина видит всю картину дня на одном экране и занимается клиентами.