График ветврачей и кабинетов в ветклинике — КанБан

В ветклинике график — это сразу две задачи, а не одна. Первая: кто из врачей сегодня в клинике и в какие часы. Один терапевт берёт приём через день, другой ведёт только первую половину дня, хирург заходит на операционные дни, а администратор на стойке — с открытия и до закрытия. Второй пласт, о котором забывают: кабинеты. Приёмный кабинет и операционная одновременно двух питомцев не примут, а хирургу под стерильную операцию нужен свободный стол на пару часов.

Пока смены живут в голове администратора, а кабинеты «делятся на словах», накладки неизбежны. Владельца записали к врачу на его выходной — он приехал с котом в переноске в пустую клинику. Или приём назначен, врач на месте, но операционная занята стерилизацией, а приёмный кабинет — вакцинацией: принять негде. Каждая такая ошибка — это испорченное впечатление, потерянный визит и простой дорогого операционного стола.

В КанБан обе задачи закрываются в одном месте. Графики сотрудников задают индивидуальные дни и часы каждому ветврачу, чтобы приём не попадал на смену, которой нет. А календарь раскладывает день по кабинетам как по ресурсам: видно, какой кабинет занят и на сколько, а какой свободен прямо сейчас. Разберём, как это настроить, на примере ветеринарной клиники «Айболит».

В чём проблема ветклиники

График ветклиники — это не одна общая смена «с девяти до девяти», а мозаика из расписаний врачей, наложенная на дефицит кабинетов. Пока это держится в голове администратора и в бумажной табличке на стойке, всё работает до первой накладки:

• У каждого врача свои дни. Один терапевт принимает через день, другой — только с утра, хирург оперирует по операционным дням, гигиена и вакцинация идут в приёмном кабинете. Единого «рабочего дня клиники» просто не существует.
• Запись на выходной врача. Владельца поставили к терапевту в его нерабочий день — он привёз питомца зря и, скорее всего, больше не вернётся.
• Кабинетов меньше, чем врачей. Приёмный кабинет и операционная — на всю смену. Даже если врачи на месте, одновременно вести приём и операцию в одном помещении нельзя, а этот лимит нигде не учитывается.
• Двойная занятость кабинета. Хирург ставит стерилизацию в операционной на полтора часа, а туда же назначили УЗИ — выясняется это, когда владелец с собакой уже в холле.
• Не видно длительности. Вакцинация — 15 минут, полостная операция — два часа. В строчке журнала эта разница не читается, и следующего пациента ставят в тот же кабинет слишком рано.
• Простой операционной. Между приёмами в кабинете зияют пустые окна, которые никто не отслеживает, — дорогой стол и оборудование стоят без дела.

В итоге администратор тратит день не на владельцев и питомцев, а на то, чтобы в голове «свести» смены врачей с занятостью кабинетов и погасить накладки.

Как решает КанБан

КанБан закрывает обе стороны графика: кто работает (графики сотрудников) и где принимает (кабинет как ресурс на календаре). Одно вытекает из другого — сначала врач на смене, потом ему находится свободный кабинет.

• Индивидуальный график каждому врачу. В разделе графиков включается «Учитывать индивидуальные графики», и у каждого ветврача появляется своё расписание по дням недели с часами начала и конца смены. Выходные просто не отмечены.
• Быстрая заготовка. Кнопка «Будни 9–18» одним нажатием ставит стандартную неделю — дальше правите под конкретного врача, у которого смены плавают.
• Запись только на смену. Когда график включён, время вне смены врача закрашивается как недоступное, и поставить приём на нерабочий час система не даёт. Это работает и для ручной записи администратором, и для онлайн-записи владельца.
• Отпуска и отсутствия. Прямо в графике врача отмечается отпуск или отгул — на эти дни запись к нему закрывается. Есть годовая норма отпуска как база для учёта.
• Кабинеты на календаре. Каждый визит со сроком — блок на сетке времени; высота блока равна длительности приёма. В режиме по ресурсам день раскладывается по кабинетам: у приёмного кабинета и операционной своя дорожка, и сразу видно, где занято, а где пусто.
• Планирование мышью. Перетащите блок вверх-вниз — смените час, потяните за край — измените длительность, перенесите на соседнюю дорожку — переставьте приём в другой кабинет. Клик по свободному часу создаёт запись прямо там.
• Фильтр «Чьи задачи показывать». Нажмите на аватар врача — на календаре останутся только его приёмы. Так администратор мгновенно проверяет загрузку конкретного специалиста.

Рабочие часы клиники задают границы сетки, российские праздники подсвечиваются, а линия текущего времени показывает, что происходит сейчас. Смены врачей и занятость кабинетов — на одном экране, без блокнотов и переписок.

Кабинеты как ресурс: одна операционная — один пациент

Врач на смене — это половина дела. Вторая половина — свободный кабинет, ведь помещений в клинике всегда меньше, чем специалистов. КанБан позволяет смотреть день не только «по врачам», но и «по кабинетам», чтобы операционная или приёмный кабинет не оказались заняты дважды.

• Дорожка на каждый кабинет. В режиме по ресурсам сетка дня разбивается на колонки-дорожки — по одной на каждое помещение (приёмный кабинет, операционная, кабинет УЗИ). Все приёмы этого кабинета выстроены в его дорожке по времени.
• Занятость видно с первого взгляда. Блок стоит на кабинете ровно на то время, что идёт приём: двухчасовая полостная операция — длинный блок, пятнадцатиминутная вакцинация — короткий. Пустые окна между приёмами заметны сразу — их проще заполнить.
• Нельзя занять кабинет дважды. Два блока в одной дорожке на одно время видны как наложение — администратор поймает конфликт до того, как владелец с питомцем приедет.
• Перенос между кабинетами — одно движение. Если операция затянулась и операционная занята, приём терапевта перетаскивается на дорожку свободного приёмного кабинета — без переписывания расписания.
• Высота часа под свою клинику. Кнопками «−», «+» и «Вместить» масштаб сетки настраивается так, чтобы уместить весь рабочий день на экран или растянуть часы для точной постановки коротких приёмов.

Врач на смене и свободный кабинет под него — две проверки, которые в КанБан делаются одним взглядом на сетку, а не сверкой двух табличек в голове администратора.

Разбор на примере: Ветеринарная клиника «Айболит»

В «Айболите» два основных кабинета — приёмный и операционная — плюс уголок под УЗИ, и четыре сотрудника: администратор Ольга Регистрова ведёт всю запись, терапевты Игорь Лапин и Марина Хвостова принимают животных, а хирург Пётр Когтев оперирует. Смены у всех разные: Игорь работает через день, Марина — только первую половину дня с 09:00 до 14:00, Пётр заходит на операционные дни (вторник и четверг), Ольга — с открытия до закрытия.

Ольга открывает раздел графиков и включает «Учитывать индивидуальные графики». Марине отмечает Пн–Пт и ставит 09:00–14:00, Игорю — его дни через один, Петру — только вторник и четверг, себе — полный рабочий день клиники. Терапевтам хватило кнопки «Будни 9–18» как заготовки, дальше поправила под каждого. Отпуск Марины в августе она отмечает тут же — на эти дни запись к ней закрывается.

Теперь владелец через онлайн-запись хочет к Марине во второй половине дня — свободных окон нет, после 14:00 не её смена. А когда Ольга вручную пробует поставить приём к Петру на понедельник, время закрашено как нерабочее и запись не проходит — хирург по понедельникам не оперирует.

Дальше — кабинеты. Во вторник у Петра Когтева стерилизация кошки с 10:00 до 11:30 в операционной. Ольга переключает календарь в режим по кабинетам и видит: операционная занята на полтора часа, приёмный кабинет держит Игорь Лапин на вакцинациях, уголок УЗИ свободен. Звонит владелец собаки на плановый осмотр к Игорю на 10:30 — Ольга кликает по свободному окну в дорожке приёмного кабинета, создаётся запись, и блок встаёт ровно на 20 минут. Никакой накладки с операцией: разные кабинеты, видно глазами. К обеду операция Петра затянулась на полчаса — Ольга перетаскивает следующий приём из операционной в освободившийся приёмный кабинет одним движением, и день снова сходится.

Что это даёт ветклинике

Когда смены врачей и занятость кабинетов лежат на одном экране, график перестаёт быть источником накладок и становится понятной картиной дня:

• Нет записи в пустой день. Владельца невозможно поставить к врачу на его выходной — время вне смены закрыто и для ручной, и для онлайн-записи.
• Кабинет не занять дважды. В дорожке помещения наложение блоков видно сразу — конфликт ловится до приезда владельца с питомцем, а не в холле.
• Реалистичное планирование. Высота блока равна длительности приёма, поэтому следующего пациента не поставят в операционную слишком рано после двухчасовой полостной операции.
• Меньше простоя операционной. Пустые окна между приёмами заметны с первого взгляда — их проще заполнить, дорогой стол и оборудование отрабатывают смену полнее.
• Загрузка врача и кабинета за секунду. Режим по ресурсам и фильтр «чьи задачи» показывают расписание любого специалиста и любого кабинета без перебора общего списка.
• Перенос — одно движение. Операция затянулась или владелец попросил другое время — блок перетаскивается мышью между часами и кабинетами, ничего не нужно переписывать.
• Экономия времени администратора. Вместо ежедневного «сведения» смен с кабинетами в голове Ольга видит всю картину на одном экране и занимается владельцами и питомцами.