Склад товаров и остатки в магазине: минимумы и списание — КанБан

В магазине Магазин «ТехноПро» товар живёт своей жизнью, отдельно от заказов и доставки. Наушники, зарядки, кабели, повербанки, аксессуары лежат на складе, а сколько чего осталось — знает только кладовщик Ирина Складова, да и то «примерно». В итоге ходовая позиция заканчивается в самый неподходящий момент: менеджер заказов Алексей уже принял заказ и обещал доставку на завтра, а на сборке выясняется, что товара нет — приходится звонить клиенту и извиняться.

Вторая беда — деньги и хаос в цифрах. Товары уходят в заказы, но нигде не фиксируются по остатку: курьеры Пётр и Роман увозят посылки, что-то возвращается, что-то бьётся, а актуального остатка нет ни у кого. Закупили партию — а через неделю непонятно, что уже разошлось, а что мёртвым грузом лежит на полке. Инвентаризация превращается в пересчёт коробок вручную с блокнотом, и всё равно с ошибками.

В КанБан есть отдельный раздел «Склад»: остатки по каждому товару и по разным складам, приход и расход, списание товара прямо на карточку заказа с количеством и стоимостью, авто-подсчёт суммы товаров по заказу, единый журнал движений и оповещение о минимальном остатке. Ниже разберём, как это устроено и как настроить на примере «ТехноПро».

В чём проблема магазина и доставки

Товар в магазине есть всегда, а вот точного учёта остатков — почти никогда. Пока склад держится «в голове» кладовщика и на бумажках, он превращается в чёрную дыру: ходовые позиции внезапно кончаются, деньги замораживаются в неликвиде, а клиенту приходится сообщать, что заказанного товара нет.

• Неизвестны остатки. Сколько осталось популярной модели наушников, кабелей и повербанков — точно не знает никто, поэтому ходовой товар кончается в разгар продаж, а редкий лежит замороженными деньгами.
• Товар не привязан к заказу. Позиция ушла в доставку, но в каком заказе и на какую сумму — нигде не зафиксировано. Себестоимость заказа неизвестна, а сверить проданное с остатком невозможно.
• Не видно, куда всё уходит. Закупили партию, а списаний по заказам нет — по учёту товар «испаряется», пересортицу, бой и хищения не отследить.
• Продали то, чего нет. Менеджер принял заказ по «примерному» остатку, а на сборке товара не оказалось — приходится звонить клиенту, переносить доставку и терять его доверие.
• Инвентаризация вручную. Раз в месяц кто-то ходит с блокнотом и пересчитывает коробки, сверяя с памятью, — долго и всё равно с ошибками.
• Несколько точек — разный хаос. Если складов несколько (основной, пункт выдачи, магазин у метро), остатки на каждом свои, а общей картины нет.

Отдельная складская программа эту проблему решает лишь частично: она живёт в стороне от досок с заказами и доставкой, поэтому связать «этот товар ушёл в этот заказ» без двойного ввода не получается.

Как решает КанБан

Раздел «Склад» встроен в ту же систему, где вы ведёте заказы на досках, — поэтому товары и доставка связаны напрямую, без второй программы и двойного ввода.

• Остатки по товарам. Каждый товар — это название, единица измерения (шт, компл, м), текущий остаток, цена за единицу и категория. Крупным числом видно, сколько сейчас на складе, а рядом — сумма запаса по этой позиции.
• Несколько складов. Компания заводит склады по адресам (основной склад, пункт выдачи, магазин у метро); товар принадлежит конкретному складу, а чипсы-фильтры сверху позволяют смотреть остатки по одному складу или сразу по всем.
• Приход и расход. Кнопка «Приход» оприходует поставку (с ценой, которая станет текущей) и заметкой вроде «поставка от поставщика». Кнопка «Расход» списывает товар со склада с заметкой — например, бой, возврат или пересортица.
• Списание на заказ. В карточке заказа есть блок «Товары»: менеджер выбирает товар и количество и нажимает «Списать» — расход спишется со склада и привяжется именно к этому заказу.
• Авто-оценка суммы товаров. Каждое списание считается по цене на момент операции, а блок «Товары» в карточке сам выводит строку «Итого» — на какую сумму товара ушло в этот заказ. Себестоимость заказа считается сама.
• Журнал движений. Вкладка «История» — единая лента всех операций: приход/расход, что и на сколько, кто провёл, к какой карточке привязано и когда. По названию карточки можно перейти прямо на доску.
• Оповещение о минимальном остатке. У товара задаётся порог «Напомнить, когда останется меньше». Как только остаток падает до порога или ниже, карточка подсвечивается красным и получает бейдж «мало» — сигнал, что пора дозаказать, приходит сам.

Минимальный остаток: сигнал приходит сам

Главная боль магазина — узнать о том, что ходовой товар кончился, уже после того, как приняли заказ. Чтобы этого не было, у каждого товара задаётся порог минимального остатка — та граница, ниже которой запас опускаться не должен.

• Порог под каждую позицию. В поле «Напомнить, когда останется меньше» вы указываете свой минимум: для ходовых наушников — 10 штук, для редкого аксессуара — 2. Порог у каждого товара свой, под скорость его продаж.
• Автоматическая подсветка. Как только остаток падает до порога или ниже, карточка товара на складе краснеет и получает бейдж «мало» — не нужно вручную сравнивать цифры и держать всё в голове.
• Дозаказ заранее, а не в аврал. Сигнал приходит, пока товар ещё есть, — вы успеваете оформить поставку до того, как позиция уйдёт в ноль и начнёте отказывать клиентам.

Настроили пороги один раз — и склад сам подсказывает, что и когда закупать, а полки с ходовым товаром не пустеют в разгар продаж.

Разбор на примере: Магазин «ТехноПро»

В «ТехноПро» кладовщик Ирина Складова завела в разделе «Склад» ключевые товары: беспроводные наушники (остаток 40 шт, цена за штуку), кабели USB-C, повербанки, зарядки, чехлы и мелкую аксессуарику. Каждому проставила порог «Напомнить, когда останется меньше»: наушникам — 10 шт, повербанкам — 5 шт.

Клиент оформляет доставку. Менеджер заказов Алексей заводит карточку заказа и ставит её на доску. В блоке «Товары» он выбирает «Наушники, 2 шт» и «Кабель USB-C, 1 шт» и нажимает «Списать» — позиции разом уходят со склада. В карточке тут же появляется строка «Итого: 7 480 ₽» — себестоимость товаров по этому заказу готова. Ирина собирает посылку по списку из карточки, а курьеры Пётр и Роман забирают заказы на доставку — и остаток на складе уже уменьшен, продать то, чего нет, невозможно.

После нескольких заказов остаток наушников падает до 8 штук — карточка «Наушники» на складе краснеет и получает бейдж «мало». Ирина видит сигнал, не дожидаясь, пока позиция уйдёт в ноль, и говорит Алексею оформить «Приход» новой партии. Отказывать клиентам из-за отсутствия ходового товара больше не приходится.

В конце месяца Ирина открывает вкладку «История»: вся лента движений — что пришло, что списано, в какие заказы и кем. Видно, что 200 наушников разошлись по 90 заказам, а не «испарились»; отдельно видны расходы «бой» и «возврат». А вкладка «Диаграмма» показывает запас по категориям и топ товаров — на что уходит больше всего денег и что стоит закупать чаще.

Что это даёт магазину и доставке

Складской учёт внутри той же системы, где живут заказы и доставка, превращает склад из чёрной дыры в понятный ресурс, за которым видно каждую позицию и каждый рубль.

• Всегда знаете остатки. Сколько наушников, кабелей и повербанков на складе — видно в любой момент и без пересчёта коробок.
• Ничего не кончается внезапно. Оповещение о минимальном остатке приходит само — дозаказ планируется заранее, а не когда клиент уже оформил заказ.
• Не продаёте то, чего нет. Товар списывается на заказ и остаток уменьшается сразу — менеджер видит реальную доступность и не обещает клиенту то, чего на складе не осталось.
• Известна себестоимость заказа. Товары привязаны к заказу, сумма считается сама — понятно, во сколько обошлась сборка и какая наценка.
• Движения под контролем. По журналу видно, что и в какой заказ ушло, где был бой или возврат, — пересортицу и потери больше не спрятать.
• Инвентаризация без блокнота. Остатки актуальны онлайн, по нескольким складам сразу, — сверка занимает минуты, а не полдня.