Приход материалов на склад автосервиса: как оприходовать поставку — КанБан

Приход материалов — момент, где склад автосервиса чаще всего ломается. Поставщик привёз коробку запчастей, кладовщик сверил количество с накладной, расписался и убрал всё в подсобку. Физически материалы на складе есть, а в учёте их нет: остатки не выросли, новая закупочная цена нигде не записана, и через неделю уже никто не помнит, сколько именно масла и колодок приехало и почём.

Дальше проблема нарастает как снежный ком. Мастер-приёмщик Роман не видит, что фильтры уже пришли, и заказывает их повторно. Директор Ирина в конце месяца получает счёт от поставщика, но не может сверить его с тем, что реально оприходовали. Себестоимость ремонта считается по старой цене, а разница между «купили» и «списали на машины» превращается в чёрную дыру, где теряются и запчасти, и деньги.

В КанБан приход — это не бумажка в папке, а операция в разделе «Склад»: вы вводите количество, закупочную цену и заметку с поставщиком, а система сама увеличивает остаток, обновляет текущую цену материала и пишет строку в журнал движений. Ниже разберём, как оприходовать поставку правильно, чтобы каждая коробка запчастей была видна в цифрах, а не «примерно в подсобке».

В чём проблема автосервиса

Приёмка запчастей в большинстве сервисов держится на накладной и памяти кладовщика. Пока поставок мало, это работает, но стоит потоку вырасти — приход превращается в самое слабое звено склада.

• Приход нигде не фиксируется. Запчасти приехали, коробки убрали, но остаток в учёте прежний. Система (или тетрадь) не знает, что на складе стало на 40 литров масла больше.
• Закупочная цена теряется. В одной поставке масло по 480 ₽, в следующей — по 520 ₽. Если новую цену не записать при приходе, себестоимость ремонта считается по устаревшей, и сервис незаметно работает в минус.
• Двойные и забытые закупки. Роман не видит, что фильтры уже пришли, и заказывает ещё. Или наоборот — думает, что заказал, а поставки не было, и нужной детали нет под рукой.
• Накладную не с чем сверить. В конце месяца поставщик присылает счёт, но данных о том, что и почём реально оприходовали, нет — проверить недостачу или пересорт невозможно.
• Приход и ремонт живут отдельно. Даже если склад ведут в отдельной программе, она не связана с досками заказ-нарядов: связать «эта партия колодок пришла — эти колодки ушли на эти машины» без двойного ввода не получается.

Итог — приход есть физически, но не существует в цифрах. А значит, нет ни точных остатков, ни истории закупочных цен, ни возможности спланировать следующую поставку по факту, а не «на глаз».

Как решает КанБан

В КанБан приход поставки — это отдельная складская операция, встроенная в ту же систему, где вы ведёте заказ-наряды на досках. Оприходование запчасти занимает несколько секунд и сразу отражается на остатках и в отчётах.

• Кнопка «Приход» у каждого материала. Открываете позицию на складе, нажимаете «Приход», вводите количество из накладной — и остаток растёт ровно на столько, сколько реально приехало.
• Закупочная цена обновляется. В приходе указываете цену за единицу из накладной; она становится текущей ценой материала, и последующие списания на заказ-наряды считаются уже по актуальной себестоимости.
• Заметка с поставщиком. К каждому приходу можно добавить комментарий — «поставка от ИП Иванов, накладная №312». Позже по этой заметке легко понять, откуда пришла партия.
• Выбор склада. Если складов несколько (цех, шиномонтаж, филиал), сначала выбираете нужный чипсом-фильтром сверху — приход зачислится именно на этот склад.
• Автоматическая запись в журнал. Каждый приход попадает во вкладку «История» — что, сколько, по какой цене и когда оприходовали. Это и есть ваша электронная накладная, которую всегда можно поднять.
• Новый материал сразу с остатком. Если запчасть пришла впервые и её ещё нет в справочнике, вы заводите материал и стартовым остатком фактически проводите первый приход.

Главное отличие от отдельной складской программы — приход и заказ-наряды живут в одном месте. Оприходовали партию колодок, а потом списали их на конкретные машины прямо из карточек — и в журнале видно всю цепочку от поставщика до подъёмника.

Что записать при оприходовании: количество, цена и поставщик

Правильный приход — это не просто «плюс к остатку». Чтобы приёмка запчастей приносила пользу, при оприходовании важно зафиксировать три вещи, и КанБан просит их прямо в форме прихода.

• Количество — строго из накладной. Вводите ровно то, что реально приняли, а не заказали. Если поставщик недовёз две упаковки фильтров — оприходуйте фактическое число, тогда остаток на складе совпадёт с полкой в подсобке.
• Цена за единицу — закупочная из этой поставки. Именно она станет текущей ценой материала и ляжет в основу себестоимости. Разные партии могут приходить по разной цене — фиксируйте цену каждого прихода, и история покажет, как менялась закупка.
• Заметка — поставщик и документ. «ИП Иванов, накладная №312 от 05.07» — этого достаточно, чтобы через месяц сверить приход со счётом поставщика и найти конкретную партию в журнале.

Отдельно стоит развести две ситуации. Если материал уже есть в справочнике — просто жмёте «Приход» и добавляете количество к существующему остатку. Если запчасть приехала впервые — сначала заводите новый материал (название, единица измерения, категория, порог низкого остатка), а стартовый остаток и цена станут вашим первым приходом. Так справочник склада пополняется естественно, по мере поставок.

Разбор на примере: Автосервис «МоторА»

В «МоторА» приёмкой поставок занимается мастер-приёмщик Роман, а контролирует остатки директор Ирина. Раньше приход выглядел так: приезжал поставщик, Роман сверял коробки с накладной, расписывался и убирал всё в подсобку — на этом «учёт» заканчивался.

Теперь у сервиса есть раздел «Склад» в КанБан. Утром привозят поставку: 40 литров масла 5W-30 по 500 ₽ за литр, 20 масляных фильтров по 320 ₽ и 5 комплектов передних колодок по 2 400 ₽. Роман открывает материал «Масло 5W-30», нажимает «Приход», вводит 40, цену 500 и заметку «поставка от ИП Иванов, накладная №312». Остаток масла тут же вырастает с 8 до 48 литров, а текущая цена обновляется на 500 ₽. Так же он оприходует фильтры и колодки — вся поставка занесена за пару минут, прямо у стеллажа с телефона.

Пришедшие впервые тормозные шланги новой модели Роман сначала заводит как новый материал: название, единица «шт», категория «тормозная система», порог «мало» — 4 штуки, стартовый остаток 10 по 850 ₽. Первый приход этой позиции сделан заведением карточки.

Через неделю Ирина открывает вкладку «История» и видит всю ленту приходов: 40 л масла по 500 ₽, 20 фильтров по 320 ₽, 5 комплектов колодок по 2 400 ₽ — с датами и заметками. Когда приходит счёт от ИП Иванов на 38 400 ₽, она сверяет его с журналом за минуту: суммы сходятся, недостачи нет. А поскольку слесарь Юрий и диагност Олег списывают эти же материалы на заказ-наряды прямо из карточек машин, Ирина видит всю цепочку — от прихода партии до последнего литра, ушедшего на конкретное ТО.

Что это даёт автосервису

Когда каждая поставка оприходуется в системе, а не просто убирается в подсобку, склад перестаёт быть чёрной дырой. Приход, остатки, закупочные цены и списания на машины связаны в одну понятную цепочку.

• Остатки совпадают с полкой. Оприходовали фактическое количество — и число на складе равно числу коробок в подсобке, без пересчёта и догадок.
• Актуальная себестоимость. Закупочная цена обновляется каждым приходом, поэтому материалы списываются на заказ-наряды по реальной цене, а не по прошлогодней.
• Никаких двойных закупок. Приход виден сразу, и Роман не заказывает то, что уже приехало, — экономия и на деньгах, и на времени.
• Накладная всегда под рукой. Журнал движений — это электронная летопись поставок: с ней легко сверить счёт поставщика и найти нужную партию.
• Цепочка от поставщика до машины. Приход и списание в одной системе — видно, откуда пришла партия и на какие заказ-наряды она разошлась.
• Приёмка с телефона. Оприходовать поставку можно прямо у стеллажа, не отходя к компьютеру, — приход заносится по факту, а не «потом, когда дойдут руки».