Учёт материалов на мебельном производстве: склад и списание в КанБан

На мебельном производстве материалы — это половина себестоимости и главный источник простоев. Кончилась кромка нужного цвета — цех встал; не хватило пары петель — изделие уезжает клиенту недоукомплектованным; закупили плиту «с запасом» — деньги заморожены на стеллаже. А когда в конце месяца пытаешься понять, почему заказ ушёл почти в ноль по прибыли, оказывается, что учёт материалов вёлся на глаз и в тетради снабженца.

Классическая картина в мастерской: остатки ЛДСП, МДФ, кромки и фурнитуры знает только снабженец Оксана, и то приблизительно. Сколько материала ушло на кухню для Марии П., а сколько на шкаф-купе — не разложено по заказам. Себестоимость каждого изделия — оценочная, «плюс-минус», и настоящую маржу видно только по остаткам на счёте. Заявку на докупку подают тогда, когда материал уже кончился.

В КанБан есть встроенный склад — раздел «Склад». Это остатки по складам, приход и расход, списание материалов прямо на карточку-изделие с количеством и стоимостью, авто-оценка суммы материалов на заказе, журнал всех движений и сигнал, когда остаток падает ниже порога. Ниже — как это устроено на примере компании Мебельное производство «ДубЪ».

В чём проблема: материалы учитываются на глаз

Пока производство маленькое, остатки держатся в голове снабженца. С ростом заказов такой учёт начинает стоить денег и срывать сроки.

• Остатки известны приблизительно. Сколько сейчас ЛДSP «дуб сонома», кромки 2 мм и петель Blum на складе — точно не скажет никто. Ревизию проводят раз в квартал, а между ней всё держится на памяти.
• Материал кончается внезапно. О том, что фурнитура на исходе, узнают, когда столяр приходит за ней к пустой полке. Цех встаёт, заказ горит, снабженец срочно едет за одной упаковкой петель по завышенной цене.
• Себестоимость изделия — догадка. Сколько материалов реально ушло на кухню для Марии П. — нигде не зафиксировано. Прибыль по заказу считается «на глаз», и убыточные изделия всплывают только по итогам месяца.
• Расход не привязан к заказу. Плиту распилили, кромку наклеили, но нигде не записано, на какое изделие это ушло. Списания и заказы живут порознь.
• Замороженные деньги на складе. Без общей стоимости остатков не видно, что на стеллажах лежит материала на сотни тысяч рублей, часть из которого не двигается месяцами.

Как решает КанБан: остатки, списание и авто-оценка

Раздел «Склад» в КанБан ведёт материалы просто и по делу: у каждого материала — текущий остаток, единица и цена, а любой расход отражается движением по журналу.

• Остатки по складам. Каждый материал — это карточка с текущим количеством, единицей измерения (шт, м, кг, л, лист, упак) и ценой за единицу. Крупно виден остаток; если складов несколько (например, «Основной» и «Цех»), материалы раскладываются по ним и фильтруются одним кликом.
• Приход и расход. Кнопка «Приход» добавляет материал на склад и фиксирует закупочную цену за единицу (последняя закупка становится текущей ценой). Кнопка «Расход» списывает материал со склада с заметкой.
• Списание на карточку-изделие. В карточке заказа есть блок «Материалы»: столяр выбирает материал и количество — и оно списывается со склада именно на это изделие. Прямо в карточке видно, что и сколько ушло, и строка «Итого материалы» — это авто-оценка суммы материалов на заказе.
• Авто-оценка стоимости. Каждое списание умножается на цену материала на момент движения, суммы складываются автоматически. Не нужно считать вручную — себестоимость по материалам собирается сама.
• Журнал движений. Вкладка «История» — единый журнал: что, когда, кто, на какую карточку, приход это или расход и на какую сумму. По ссылке из движения можно перейти на саму карточку-изделие на доске.
• Оповещение о низком остатке. У каждого материала можно задать порог «Напомнить, когда останется меньше». Как только остаток падает до этого уровня, карточка материала подсвечивается и помечается ярлыком «мало» — снабженец видит, что пора докупать, ещё до того, как материал кончится.
• Общая стоимость склада. В шапке раздела — суммарная стоимость всех остатков. Видно, сколько денег заморожено в материалах.
• Категории и диаграмма. Материалы группируются по категориям (плита, кромка, фурнитура, крепёж), а вкладка «Диаграмма» показывает остатки и стоимость по категориям и топ материалов.

Права разграничены логично: приход и создание материалов оформляет администратор или управляющий, а списать материал на свой заказ может любой сотрудник — столяр не ждёт снабженца, чтобы отметить расход.

Разбор на примере: Мебельное производство «ДубЪ»

В «ДубЪ» снабженец Оксана завела склад так, чтобы остатки были всегда актуальны, а себестоимость каждого изделия считалась сама:

• Материалы с остатками. «ЛДСП дуб сонома» (лист, 320 ₽/лист, порог 5 листов), «Кромка ПВХ 2 мм» (м, 12 ₽/м, порог 50 м), «Петля Blum» (шт, 95 ₽/шт, порог 20 шт), «Направляющие 450 мм» (пара, 210 ₽/пара). Каждый материал разложен по категориям: плита, кромка, фурнитура.
• Пороги «мало». Для ходовой фурнитуры Оксана задала порог, ниже которого КанБан подсветит остаток и повесит ярлык «мало» — сигнал докупить заранее.
• Приход. Когда приходит поставка плиты, Оксана жмёт «Приход», вбивает количество и цену — остаток растёт, а закупочная цена становится текущей.

Конструктор Игорь запускает в работу кухню для Марии П. — на доске появляется карточка-изделие. Столяр по мере сборки открывает в ней блок «Материалы» и списывает: 3 листа ЛДСП, 14 м кромки, 8 петель Blum, 2 пары направляющих. Каждое списание сразу уходит со склада, а в карточке набегает строка «Итого материалы: 2 308 ₽» — это фактическая себестоимость изделия по материалам, без ручного подсчёта. Когда петли Blum падают до 18 шт при пороге 20, их карточка на складе подсвечивается ярлыком «мало» — Оксана видит это и заказывает новую партию, не дожидаясь, пока полка опустеет. А в «Истории» видно всю картину: где приход поставки, а где расход на конкретное изделие, с суммами и датами.

Что это даёт производству

Точный учёт материалов превращает склад из «чёрного ящика» снабженца в управляемый ресурс:

• Меньше простоев цеха. Порог «мало» предупреждает о заканчивающемся материале заранее — фурнитуру и плиту докупают до того, как они кончатся, а не когда цех уже встал.
• Честная себестоимость каждого изделия. Сумма материалов на заказе считается автоматически по фактическим списаниям — видно реальную маржу по каждой кухне и шкафу, а не оценку «на глаз».
• Расход привязан к заказу. Каждое списание закреплено за карточкой-изделием, и по журналу видно, куда ушёл материал — никаких «пропавших» листов ЛДСП.
• Никакой лишней ручной работы. Столяр списывает материал в пару кликов из карточки, суммы складываются сами, ревизию заменяет живой остаток.
• Видно замороженные деньги. Общая стоимость склада и разбивка по категориям показывают, где скопились излишки, а что стоит закупать реже.
• Работает без отдельной 1С. Склад, заказы и себестоимость в одном приложении — не нужно сводить данные между системами.

Итог: снабженец Оксана перестаёт быть единственным носителем знаний об остатках, конструктор Игорь видит реальную себестоимость изделия, а материал заканчивается по плану, а не внезапно.