Склад продуктов и списания в ресторане: остатки — КанБан

В ресторане «Веранда» кухня и склад живут своей жизнью, отдельно от гостевых заказов. Сёмга, мраморная говядина, сыры, овощи, мука, масло, специи, упаковка под доставку лежат в холодильных камерах и на стеллажах, а сколько чего осталось — знает только шеф-повар Марко, да и то «на глаз». В итоге ходовая позиция заканчивается в самый неподходящий момент, гостям на веранде приходится говорить «стоп-лист», а Марко в разгар ужина отправляет официанта Олега за сыром в соседний магазин по тройной цене.

Вторая беда — деньги. Продукты уходят в заготовки и блюда, но нигде не фиксируются: бармен Денис выжал ящик апельсинов на фреши, повара разделали три туши, а по кассе видна только выручка. Ингредиенты «растворяются», себестоимость блюда неизвестна, и по итогам месяца непонятно, почему закупок было на 600 тысяч, фудкост зашкаливает, а прибыли нет. Инвентаризация превращается во взвешивание контейнеров вручную в ночь после смены.

В КанБан есть отдельный раздел «Склад»: остатки по каждому продукту и по разным складам (кухня, бар, склад доставки), приход и расход, списание продуктов прямо на карточку заготовки или заказа с граммовкой и стоимостью, авто-подсчёт суммы ингредиентов, единый журнал движений и оповещение о низком остатке. Ниже разберём, как это устроено и как настроить на примере «Веранды».

В чём проблема ресторана

Продукты на кухне есть всегда, а вот учёта — почти никогда. Пока склад держится «в голове» шефа и на бумажках, он превращается в чёрную дыру: ингредиенты портятся и теряются, деньги не считаются, а ходовой позиции в нужный момент не оказывается.

• Неизвестны остатки. Сколько осталось сёмги, говядины, сыра и овощей — точно не знает никто, поэтому либо продукт заканчивается в разгар ужина и уходит в стоп-лист, либо в камере лежат замороженные деньги и списания на порчу.
• Продукты не привязаны к блюдам. Ингредиент ушёл в заготовку или в заказ, но по какой позиции меню — не зафиксировано. Себестоимость блюда неизвестна, фудкост считается «примерно», цену в меню поставить не на чем.
• Не видно, куда всё уходит. Закупили на крупную сумму, а списаний нет — по документам продукты «испарились», перерасход, недовес и воровство на кухне не отследить.
• Инвентаризация вручную. Раз в неделю кто-то ночью взвешивает контейнеры и сверяет с памятью — долго, поздно и всё равно с ошибками.
• Разные зоны — разный хаос. Кухня, бар и склад доставки закупаются по-своему, остатки на каждом свои, а общей картины по ресторану нет.

Отдельная складская программа эту проблему решает лишь частично: она живёт в стороне от досок с заказами и заготовками, поэтому связать «этот продукт ушёл в это блюдо» без двойного ввода не получается.

Как решает КанБан

Раздел «Склад» встроен в ту же систему, где вы ведёте заказы, заготовки и меню на досках, — поэтому продукты и блюда связаны напрямую, без второй программы и двойного ввода.

• Остатки по продуктам. Каждый продукт — это название, единица измерения (кг, г, л, шт), текущий остаток, цена за единицу и категория (мясо, рыба, овощи, бакалея, бар). Крупным числом видно, сколько сейчас на складе, а рядом — сумма запаса по этой позиции.
• Несколько складов. Ресторан заводит склады по зонам (кухня, бар, склад доставки); продукт принадлежит конкретному складу, а чипсы-фильтры сверху позволяют смотреть остатки по одному складу или сразу по всем.
• Приход и расход. Кнопка «Приход» оприходует поставку (с ценой, которая станет текущей) и заметкой вроде «поставка рыбы от ИП Соколов». Кнопка «Расход» списывает продукт со склада с заметкой — например, порча или бой.
• Списание на заказ и заготовку. В карточке заказа или заготовки есть блок «Материалы»: повар выбирает продукт и количество и нажимает «Списать материал» — расход спишется со склада и привяжется именно к этому блюду.
• Авто-оценка себестоимости. Каждое списание считается по цене на момент операции, а блок «Материалы» в карточке сам выводит строку «Итого материалы» — сколько продуктов ушло на это блюдо в рублях. Себестоимость и фудкост считаются сами.
• Журнал движений. Вкладка «История» — единая лента всех операций: приход/расход, что и на сколько, кто провёл, к какой карточке привязано и когда. По названию карточки можно перейти прямо на доску.
• Оповещение о низком остатке. У продукта задаётся порог «Напомнить, когда останется меньше». Как только остаток падает до порога или ниже, карточка подсвечивается красным и получает бейдж «мало» — сигнал, что пора заказывать, приходит сам.

Списание по технологической карте: продукты уходят сами

Списывать каждый грамм вручную — та же рутина, что и вести склад на бумаге. Поэтому у блюда или заготовки можно задать спецификацию — по сути технологическую карту, список продуктов, которые уходят на одну порцию.

• Спецификация блюда. Например, у «Пасты карбонара» в спецификации: 120 г пасты, 60 г бекона, 50 г пармезана, 2 желтка, сливки. У «Цезаря с креветками» — салат ромэн, креветки, сухарики, соус, пармезан.
• Списание одним действием. В блоке «Материалы» заказа повар нажимает «По товару/услуге», выбирает блюдо и количество порций — и все продукты из его техкарты списываются со склада разом, каждый в своей граммовке.
• Ничего не забудешь. Не нужно вспоминать, что к карбонаре идут ещё желтки и пармезан, — спецификация подставит всё сама, а себестоимость порции посчитается автоматически.

Настроили техкарты ходовых блюд один раз — и списание продуктов на заказ занимает пару секунд вместо ручного перебора ингредиентов, а фудкост меню всегда актуален.

Разбор на примере: Ресторан «Веранда»

В «Веранде» шеф-повар Марко завёл в разделе «Склад» ключевые продукты: сёмгу (остаток 12 кг, цена за килограмм), мраморную говядину, пармезан, моцареллу, овощи, пасту, масло, для бара — цитрусы и сиропы Дениса. Каждому проставил порог «Напомнить, когда останется меньше»: сёмге — 3 кг, пармезану — 2 кг, апельсинам у бармена — 5 кг.

Пятничный вечер, веранда полная. Хостес Ирина рассаживает гостей, официант Олег заводит заказ и ставит карточку на доску кухни. Марко готовит и в блоке «Материалы» карточки нажимает «По товару/услуге», выбирает «Стейк рибай» на 2 порции — со склада разом списываются 600 г говядины, масло, гарнир и соус по техкарте. Отдельно «Списать материал» → сёмга, 0,4 кг на тартар. В карточке тут же появляется строка «Итого материалы: 2 140 ₽» — себестоимость заказа по продуктам готова, фудкост столика виден сразу.

После нескольких столов остаток сёмги падает до 2,6 кг — карточка «Сёмга» на складе краснеет и получает бейдж «мало». Марко видит сигнал, не дожидаясь, пока рыба кончится и позицию придётся ставить в стоп-лист, и оформляет «Приход» новой поставки от поставщика. Бармен Денис так же ловит бейдж на апельсинах и заказывает ящик до выходного наплыва фрешей.

В конце недели Марко открывает вкладку «История»: вся лента движений — что пришло, что списано, на какие блюда и кем. Видно, что 20 кг сёмги разошлись по 80 заказам, а не «испарились», и где была порча. А вкладка «Диаграмма» показывает запас по категориям и топ продуктов — на что уходит больше всего денег и какой фудкост держит кухня.

Что это даёт ресторану

Складской учёт внутри той же системы, где живут заказы и меню, превращает холодильную камеру из чёрной дыры в понятный ресурс, за которым видно каждый килограмм и каждый рубль.

• Всегда знаете остатки. Сколько сёмги, говядины, сыра и овощей на кухне — видно в любой момент и без ночного взвешивания контейнеров.
• Ничего не заканчивается внезапно. Оповещение о низком остатке приходит само — закупка планируется заранее, а не когда ходовая позиция уже ушла в стоп-лист.
• Известна себестоимость блюда. Продукты привязаны к заказу, сумма считается сама — понятен фудкост и то, на чём стоит цена в меню.
• Продукты под контролем. По журналу движений видно, что и в какое блюдо ушло, где была порча, — перерасход, недовес и потери больше не спрятать.
• Быстрое списание. Техкарты блюд списывают весь набор продуктов одним действием — без ручного перебора и забытых ингредиентов.
• Инвентаризация без блокнота. Остатки актуальны онлайн, по кухне, бару и доставке сразу, — сверка занимает минуты, а не полночи.