Учёт химии и расходников в клининге: остатки и списание — КанБан

В клининговой компании «ЧистоПро» химия и расходники живут своей жизнью, отдельно от заявок на уборку. Универсальное средство, обезжириватель, моющее для стёкол, мешки для пылесоса, микрофибра, перчатки и мусорные пакеты лежат на складе, а сколько чего осталось — знает разве что диспетчер Ирина Свежесть, да и то «примерно». В итоге нужная канистра заканчивается в самый неподходящий момент: клинер Ольга Мойкина уже на объекте, а средства для мытья полов нет — приходится ехать за ним через полгорода.

Вторая беда — деньги. Химия уходит на выезды, но нигде не фиксируется: Виктор Пылесосов забрал ящик расходников на смену, Елена Блеск долила концентрат из общей канистры, а в заявке — только стоимость работ. Расходники «растворяются», себестоимость уборки объекта неизвестна, а по итогам месяца непонятно, почему закупили химии на 80 тысяч, а в выручке она толком не отразилась. Инвентаризация превращается в пересчёт бутылок вручную на полке.

В КанБан есть отдельный раздел «Склад»: остатки по каждому материалу и по разным складам, приход и расход, списание химии и расходников прямо на карточку выезда с количеством и стоимостью, авто-подсчёт суммы материалов по заявке, единый журнал движений и оповещение о низком остатке. Ниже разберём, как это устроено и как настроить на примере «ЧистоПро».

В чём проблема клининговой компании

Химия и расходники в клининге есть всегда, а вот учёта — почти никогда. Пока склад держится «в голове» диспетчера и на бумажках, он превращается в чёрную дыру: средства теряются, деньги не считаются, а нужной канистры в нужный момент на объекте не оказывается.

• Неизвестны остатки. Сколько осталось концентрата, средства для стёкол, мешков и микрофибры — точно не знает никто, поэтому либо всё заканчивается прямо на выезде, либо на складе лежат замороженные деньги в виде запаса на полгода вперёд.
• Расходники не привязаны к уборке. Химия ушла на объект, но на какой именно — не зафиксировано. Себестоимость уборки неизвестна, а обосновать клиенту стоимость разовой генеральной уборки нечем.
• Не видно, куда всё уходит. Закупили химии на крупную сумму, а списаний нет — по документам расходники «испарились», перерасход и вынос средств домой не отследить.
• Инвентаризация вручную. Раз в месяц кто-то ходит с блокнотом и пересчитывает бутылки и пачки перчаток, сверяя с памятью, — долго и всё равно с ошибками.
• Разные точки — разный хаос. Если складов несколько (основной склад, багажник разъездной бригады, филиал), остатки на каждом свои, а общей картины нет.

Отдельная складская программа эту проблему решает лишь частично: она живёт в стороне от досок с заявками на уборку, поэтому связать «эта химия ушла на этот объект» без двойного ввода не получается.

Как решает КанБан

Раздел «Склад» встроен в ту же систему, где вы ведёте заявки на уборку на досках, — поэтому химия и выезды связаны напрямую, без второй программы и двойного ввода.

• Остатки по материалам. Каждый материал — это название, единица измерения (шт, л, кг, м), текущий остаток, цена за единицу и категория. Крупным числом видно, сколько сейчас на складе, а рядом — сумма запаса по этой позиции.
• Несколько складов. Компания заводит склады по местам хранения (основной склад, машина бригады, филиал); материал принадлежит конкретному складу, а чипсы-фильтры сверху позволяют смотреть остатки по одному складу или сразу по всем.
• Приход и расход. Кнопка «Приход» оприходует поставку (с ценой, которая станет текущей) и заметкой вроде «поставка от поставщика химии». Кнопка «Расход» списывает материал со склада с заметкой.
• Списание на выезд. В карточке заявки на уборку есть блок «Материалы»: диспетчер или менеджер выбирает материал и количество и нажимает «Списать материал» — расход спишется со склада и привяжется именно к этому объекту.
• Авто-оценка суммы материалов. Каждое списание считается по цене на момент операции, а блок «Материалы» в карточке сам выводит строку «Итого материалы» — сколько химии и расходников ушло на эту уборку в рублях. Себестоимость выезда считается сама.
• Журнал движений. Вкладка «История» — единая лента всех операций: приход/расход, что и на сколько, кто провёл, к какой карточке привязано и когда. По названию карточки можно перейти прямо на доску.
• Оповещение о низком остатке. У материала задаётся порог «Напомнить, когда останется меньше». Как только остаток падает до порога или ниже, карточка подсвечивается красным и получает бейдж «мало» — сигнал, что пора закупать, приходит сам.

Списание по спецификации: расходники уходят сами

Списывать каждый флакон и каждую пачку салфеток вручную — та же рутина, что и вести склад на бумаге. Поэтому у товара или услуги можно задать спецификацию — список материалов, которые уходят на одну единицу.

• Спецификация услуги. Например, у услуги «Генеральная уборка квартиры» в спецификации: 0,5 л универсального концентрата, 0,3 л средства для стёкол, 5 салфеток из микрофибры, 1 пара перчаток, 2 мусорных пакета. У «Мойки окон» — средство для стёкол, скребок-расходник и салфетки.
• Списание одним действием. В блоке «Материалы» заявки менеджер нажимает «По товару/услуге», выбирает услугу и количество — и все материалы из её спецификации списываются со склада разом, каждый в своём количестве.
• Ничего не забудешь. Не нужно вспоминать, что к генеральной уборке идут ещё и перчатки с пакетами, — спецификация подставит всё сама, а сумма материалов посчитается автоматически.

Настроили спецификации типовых услуг один раз — и списание химии на выезд занимает пару секунд вместо ручного перебора позиций.

Разбор на примере: Клининговая компания «ЧистоПро»

В «ЧистоПро» диспетчер Ирина Свежесть завела в разделе «Склад» ключевые материалы: универсальный концентрат (остаток 40 л, цена за литр), средство для стёкол, обезжириватель, микрофибру, перчатки, мешки для пылесоса и мусорные пакеты. Каждому проставила порог «Напомнить, когда останется меньше»: концентрату — 10 л, микрофибре — 20 шт, перчаткам — 15 пар.

Поступает заявка на генеральную уборку квартиры. Менеджер Анна Чистова заводит карточку выезда и ставит её на доску, назначает клинера — Ольгу Мойкину. Перед сменой в блоке «Материалы» карточки Анна нажимает «По товару/услуге», выбирает «Генеральная уборка квартиры» — со склада разом списываются 0,5 л концентрата, 0,3 л средства для стёкол, 5 салфеток микрофибры, перчатки и пакеты. Отдельно она «Списать материал» → мешок для пылесоса, 1 шт. В карточке тут же появляется строка «Итого материалы: 640 ₽» — себестоимость расходников по этому объекту готова, есть на что опереться при расчёте цены.

После нескольких выездов остаток концентрата падает до 8 литров — карточка «Универсальный концентрат» на складе краснеет и получает бейдж «мало». Ирина Свежесть видит сигнал, не дожидаясь, пока средство кончится прямо на объекте у Елены Блеск или Виктора Пылесосова, и оформляет «Приход» новой канистры. Гонять клинера в магазин посреди смены больше не приходится.

В конце месяца Ирина открывает вкладку «История»: вся лента движений — что пришло, что списано, на какие объекты и кем. Видно, что 60 литров концентрата разошлись по 90 заявкам, а не «испарились». А вкладка «Диаграмма» показывает запас по категориям и топ материалов — на что уходит больше всего денег: оказалось, дороже всего обходятся салфетки из микрофибры, которые клинеры теряют на объектах.

Что это даёт клининговой компании

Складской учёт внутри той же системы, где живут заявки на уборку, превращает склад химии из чёрной дыры в понятный ресурс, за которым видно каждый литр концентрата и каждый рубль.

• Всегда знаете остатки. Сколько концентрата, средства для стёкол, микрофибры и перчаток на складе — видно в любой момент и без пересчёта бутылок на полке.
• Ничего не заканчивается внезапно. Оповещение о низком остатке приходит само — закупка планируется заранее, а не когда клинер уже на объекте без средства.
• Известна себестоимость уборки. Химия привязана к выезду, сумма считается сама — понятно, во сколько обошлась уборка объекта и как обосновать цену клиенту.
• Расходники под контролем. По журналу движений видно, что и на какой объект ушло, — перерасход и вынос химии со склада больше не спрятать.
• Быстрое списание. Спецификации услуг списывают весь набор расходников одним действием — без ручного перебора и забытых перчаток с пакетами.
• Инвентаризация без блокнота. Остатки актуальны онлайн, по нескольким складам сразу, — сверка занимает минуты, а не полдня.