Учёт материалов и склад в автосервисе: остатки и списание — КанБан

В автосервисе Автосервис «МоторА» склад живёт своей жизнью, отдельно от заказ-нарядов. Масло, антифриз, колодки, фильтры, тормозная жидкость, перчатки и ветошь лежат в подсобке, а сколько чего осталось — знает только слесарь Юрий, да и то «примерно». В итоге нужный фильтр заканчивается в самый неподходящий момент, машина стоит на подъёмнике, а мастер-приёмщик Роман едет за запчастью через весь город.

Вторая беда — деньги. Материалы уходят в работу, но нигде не фиксируются: диагност Олег залил литр антифриза, Юрий поставил колодки, а в заказ-наряде — только стоимость работ. Расходники «растворяются», себестоимость ремонта неизвестна, а по итогам месяца непонятно, почему закупили материалов на 200 тысяч, а в выручке они толком не отразились. Инвентаризация превращается в пересчёт коробок вручную.

В КанБан есть отдельный раздел «Склад»: остатки по каждому материалу и по разным складам, приход и расход, списание материалов прямо на карточку заказ-наряда с количеством и стоимостью, авто-подсчёт суммы материалов по заказу, единый журнал движений и оповещение о низком остатке. Ниже разберём, как это устроено и как настроить на примере «МоторА».

В чём проблема автосервиса

Расходники в сервисе есть всегда, а вот учёта — почти никогда. Пока склад держится «в голове» и на бумажках, он превращается в чёрную дыру: материалы теряются, деньги не считаются, а нужной запчасти в нужный момент не оказывается.

• Неизвестны остатки. Сколько осталось масла 5W-30, колодок и фильтров — точно не знает никто, поэтому либо всё заканчивается в разгар работы, либо в подсобке лежат замороженные деньги.
• Расходники не привязаны к ремонту. Материал ушёл в работу, но в каком заказ-наряде — не зафиксировано. Себестоимость ремонта неизвестна, клиенту сложно обосновать сумму.
• Не видно, куда всё уходит. Закупили на крупную сумму, а списаний нет — по документам материалы «испарились», хищения и перерасход не отследить.
• Инвентаризация вручную. Раз в месяц кто-то ходит с блокнотом и пересчитывает коробки, сверяя с памятью, — долго и всё равно с ошибками.
• Разные точки — разный хаос. Если складов несколько (цех, шиномонтаж, филиал), остатки на каждом свои, а общей картины нет.

Отдельная складская программа эту проблему решает лишь частично: она живёт в стороне от досок с заказ-нарядами, поэтому связать «этот материал ушёл на эту машину» без двойного ввода не получается.

Как решает КанБан

Раздел «Склад» встроен в ту же систему, где вы ведёте заказ-наряды на досках, — поэтому материалы и ремонт связаны напрямую, без второй программы и двойного ввода.

• Остатки по материалам. Каждый материал — это название, единица измерения (шт, л, кг, м), текущий остаток, цена за единицу и категория. Крупным числом видно, сколько сейчас на складе, а рядом — сумма запаса по этой позиции.
• Несколько складов. Компания заводит склады по адресам (цех, шиномонтаж, филиал); материал принадлежит конкретному складу, а чипсы-фильтры сверху позволяют смотреть остатки по одному складу или сразу по всем.
• Приход и расход. Кнопка «Приход» оприходует поставку (с ценой, которая станет текущей) и заметкой вроде «поставка от ИП Иванов». Кнопка «Расход» списывает материал со склада с заметкой.
• Списание на заказ-наряд. В карточке заказ-наряда есть блок «Материалы»: мастер выбирает материал и количество и нажимает «Списать материал» — расход спишется со склада и привяжется именно к этой машине.
• Авто-оценка суммы материалов. Каждое списание считается по цене на момент операции, а блок «Материалы» в карточке сам выводит строку «Итого материалы» — сколько расходников ушло на этот заказ в рублях. Себестоимость ремонта считается сама.
• Журнал движений. Вкладка «История» — единая лента всех операций: приход/расход, что и на сколько, кто провёл, к какой карточке привязано и когда. По названию карточки можно перейти прямо на доску.
• Оповещение о низком остатке. У материала задаётся порог «Напомнить, когда останется меньше». Как только остаток падает до порога или ниже, карточка подсвечивается красным и получает бейдж «мало» — сигнал, что пора закупать, приходит сам.

Списание по спецификации: материалы уходят сами

Списывать каждый расходник вручную — та же рутина, что и вести склад на бумаге. Поэтому у товара или услуги можно задать спецификацию — список материалов, которые уходят на одну единицу.

• Спецификация услуги. Например, у услуги «Замена масла» в спецификации: 4 л масла, 1 масляный фильтр, 1 прокладка. У «Замены передних колодок» — комплект колодок и смазка.
• Списание одним действием. В блоке «Материалы» заказ-наряда мастер нажимает «По товару/услуге», выбирает услугу и количество — и все материалы из её спецификации списываются со склада разом, каждый в своём количестве.
• Ничего не забудешь. Не нужно вспоминать, что к замене масла идёт ещё и прокладка, — спецификация подставит всё сама, а сумма материалов посчитается автоматически.

Настроили спецификации типовых услуг один раз — и списание расходников на заказ-наряд занимает пару секунд вместо ручного перебора позиций.

Разбор на примере: Автосервис «МоторА»

В «МоторА» директор Ирина завела в разделе «Склад» ключевые материалы: масло 5W-30 (остаток 40 л, цена за литр), фильтры, комплекты колодок, антифриз, тормозную жидкость, расходку. Каждому проставила порог «Напомнить, когда останется меньше»: маслу — 10 л, колодкам — 3 комплекта.

Приезжает клиент на ТО. Роман заводит заказ-наряд и ставит машину на доску. Юрий делает работу и в блоке «Материалы» карточки нажимает «По товару/услуге», выбирает «Замена масла» — со склада разом списываются 4 л масла, фильтр и прокладка. Отдельно он «Списать материал» → антифриз, 1 л. В карточке тут же появляется строка «Итого материалы: 2 480 ₽» — себестоимость расходников по этому заказу готова, Роману есть что показать клиенту.

После нескольких машин остаток масла падает до 8 литров — карточка «Масло 5W-30» на складе краснеет и получает бейдж «мало». Ирина видит сигнал, не дожидаясь, пока масло кончится посреди смены, и оформляет «Приход» новой бочки. Заезжать за маслом в аврал больше не приходится.

В конце месяца Ирина открывает вкладку «История»: вся лента движений — что пришло, что списано, на какие машины и кем. Видно, что 200 литров масла разошлись по 50 заказ-нарядам, а не «испарились». А вкладка «Диаграмма» показывает запас по категориям и топ материалов — на что уходит больше всего денег.

Что это даёт автосервису

Складской учёт внутри той же системы, где живут заказ-наряды, превращает подсобку из чёрной дыры в понятный ресурс, за которым видно каждый литр и каждый рубль.

• Всегда знаете остатки. Сколько масла, колодок и фильтров на складе — видно в любой момент и без пересчёта коробок.
• Ничего не заканчивается внезапно. Оповещение о низком остатке приходит само — закупка планируется заранее, а не когда машина уже на подъёмнике.
• Известна себестоимость ремонта. Материалы привязаны к заказ-наряду, сумма считается сама — понятно, во сколько обошёлся ремонт и как обосновать цену клиенту.
• Расходники под контролем. По журналу движений видно, что и на какую машину ушло, — перерасход и потери больше не спрятать.
• Быстрое списание. Спецификации услуг списывают весь набор расходников одним действием — без ручного перебора и забытых прокладок.
• Инвентаризация без блокнота. Остатки актуальны онлайн, по нескольким складам сразу, — сверка занимает минуты, а не полдня.