Расписание преподавателей и групп в языковой школе — КанБан

В языковой школе «Лингва» расписание живёт в общей таблице, которую ведёт завуч Елена Завучева. Каждый сентябрь начинается один и тот же аврал: группы набраны, преподаватели известны, аудиторий четыре, но свести всё это в сетку без накладок почти невозможно. Елена красит ячейки цветом, стирает, переносит — а на первой же неделе выясняется, что Анна Инглиш стоит в расписании на двух группах одновременно, а группа B2 по вторникам оказалась вообще без аудитории.

Вторая беда — неравномерная загрузка преподавателей. У Анны всё забито с утра до вечера, а вторник Марии Дойч наполовину пустой, потому что никто не видит окна всех преподавателей рядом. Ученики жалуются, что уроки то отменяют, то переносят, часть просто забывает прийти — и оплаченное занятие сгорает. А сама таблица к концу семестра превращается в лоскутное одеяло, в котором уже никто не разбирается.

В КанБан есть раздел «Календарь»: сетка недели и месяца, где каждый урок — это событие с группой, преподавателем, аудиторией и временем. Видно окна всех преподавателей и занятость аудиторий сразу, накладки бросаются в глаза, а ученикам и преподавателю приходят напоминания об уроке. Ниже разберём, как это устроено и как настроить на примере «Лингвы».

В чём проблема языковой школы

Расписание — самое узкое место любой языковой школы. Преподавателей и аудиторий немного, групп много, у каждой свой уровень, день и время, а живые люди то болеют, то просят перенос. Пока сетка держится на одной таблице и памяти завуча, она рассыпается на ровном месте.

• Накладки на преподавателя. Одного и того же преподавателя случайно ставят на две группы в один час. Кто-то из учеников остаётся без урока, репутация страдает.
• Конфликт аудиторий. Две группы записаны в один кабинет на одно время — приходят, а сесть негде. Аудиторий всегда меньше, чем хочется.
• Неравномерная загрузка. У одного преподавателя всё забито, у другого половина дня простаивает, потому что нет общей картины: окна Анны, Марии и Павла нигде не видны рядом.
• Переносы рушат сетку. Один перенос по цепочке задевает три группы, и таблицу приходится пересобирать вручную, снова с риском накладок.
• Неявки и сгоревшие уроки. Ученик забыл про занятие или перепутал время — урок прошёл впустую, а место в группе можно было использовать иначе.
• Непонятно, у кого сколько часов. Сколько уроков в неделю ведёт каждый преподаватель и сколько занятий было у группы — считают вручную по цветным ячейкам, с ошибками.

Обычная таблица проблему решает лишь частично: она живёт в стороне от учёта групп, преподавателей и оплат, поэтому связать «этот преподаватель ведёт эту группу в этой аудитории» без двойного ввода и постоянной ручной сверки не выходит.

Как решает КанБан

Раздел «Календарь» встроен в ту же систему, где вы ведёте доску групп, преподавателей и учеников, — поэтому расписание, люди и группы связаны напрямую, без второй программы и двойного ввода.

• Единая сетка недели и месяца. Все уроки видны разом на одной сетке: по горизонтали — дни, по вертикали — время. Крупным планом видно, где плотно, а где ещё есть свободные окна.
• Урок как событие. Каждое занятие — событие с датой, временем начала и конца, группой, преподавателем и, при желании, аудиторией. Открыл событие — видно всё об этом уроке.
• Окна всех преподавателей. На сетке сразу видно, у кого из преподавателей какое время занято, а какое свободно, — поставить группу тому, у кого есть окно, дело пары кликов.
• Фильтр по преподавателю и группе. Можно оставить на календаре только уроки Анны или только занятия группы B2 — удобно, когда преподаватель хочет видеть свой день, а завуч — картину по конкретной группе.
• Урок связан с карточкой группы. Событие в календаре привязано к карточке группы на доске, так что список учеников, их контакты, история занятий и оплаты — под рукой.
• Напоминания. На урок можно повесить напоминание — и ученики, и преподаватель получат сигнал заранее, неявок и забытых занятий становится меньше.
• Цвет и метка. События раскрашиваются по преподавателю, языку или уровню, поэтому день читается с одного взгляда: где английский, где немецкий, где французский.

Уроки по преподавателям и группам без накладок

Главная задача расписания языковой школы — поставить группу в свободное окно к нужному преподавателю и в свободную аудиторию, не создав накладки. В КанБан это делается прямо на сетке, а конфликт видно глазами ещё до сохранения.

• Клик по свободному времени. Завуч кликает на пустую ячейку нужного дня и часа — открывается новый урок с уже подставленными датой и временем. Остаётся выбрать группу, преподавателя и аудиторию.
• Выбор преподавателя. В событии указывается ответственный преподаватель — Анна Инглиш, Мария Дойч или Павел Франсе. Так сразу видно, чей это урок, и он попадает в личное расписание преподавателя.
• Занятые слоты на виду. Уже поставленные уроки отображаются на сетке блоками, поэтому свободное окно видно глазами — двойной записи одного преподавателя на один час не случится.
• Фильтр по преподавателю или группе. Чтобы найти окно у Марии, завуч оставляет на календаре только её уроки — и сразу видит, куда можно поставить группу. Так же проверяется занятость аудитории.
• Перенос перетаскиванием. Если группа просит сдвинуть занятие, событие перетаскивается на другое время или день прямо мышкой — расписание пересобирается за секунды, без ручной перекраски таблицы.

Настроили один раз, и составление расписания перестаёт быть головоломкой: свободные окна преподавателей и аудиторий видны, накладки исключены, а перенос — это одно перетаскивание.

Разбор на примере: Языковая школа «Лингва»

В «Лингве» завуч Елена Завучева завела в разделе «Календарь» расписание на неделю. Три преподавателя — Анна Инглиш (английский), Мария Дойч (немецкий) и Павел Франсе (французский), каждый со своими группами. Уроки Елена красит по преподавателю: Анна — синий, Мария — зелёный, Павел — оранжевый, чтобы день читался с одного взгляда, а сверху держит фильтр по аудиториям, которых в школе четыре.

В понедельник Елена ставит группу английского B2 на 18:00 и указывает преподавателем Анну. Но стоит выбрать этот час, как на сетке видно: у Анны в 18:00 уже стоит группа A2 синим блоком — она бы поставила её на два урока сразу. Елена смотрит окна и переносит B2 на 19:00, куда у Анны свободно и аудитория №2 пустая. Накладки, которая в старой таблице всплыла бы только в понедельник вечером, здесь не случилось.

К среде видно, что у Анны на неделю 22 урока, а у Марии всего 11 — вторник у неё наполовину пустой. Елена открывает переполненные дни Анны и парой перетаскиваний раскидывает две группы начального уровня по свободным окнам Анны в другие дни, а полупустой вторник Марии заполняет её же группами немецкого, которые теснились в конце недели. Теперь загрузка ровнее, аудитории не простаивают, а преподаватели не выгорают на бесконечных парах.

Каждой группе Елена вешает напоминание за 2 часа — ученики получают сигнал и приходят вовремя, оплаченные уроки не сгорают. А когда Павел Франсе заболел и его пятничные группы нужно сдвинуть на следующую неделю, Елена просто перетаскивает события на новые дни. Вся история занятий каждой группы остаётся привязана к её карточке — видно, сколько уроков уже прошло и сколько осталось в курсе.

Что это даёт языковой школе

Расписание внутри той же системы, где живут группы, преподаватели и оплаты, превращает сетку уроков из лоскутной таблицы с накладками в понятный, живой инструмент.

• Никаких двойных постановок. Занятые часы преподавателей и аудиторий видны на сетке — поставить одного преподавателя на две группы или две группы в один кабинет больше не получится.
• Ровная загрузка преподавателей. Окна Анны, Марии и Павла видны рядом, поэтому нагрузка распределяется поровну, а аудитории не простаивают.
• Быстрая постановка и перенос. Поставить группу в свободное окно — пара кликов, перенести урок — одно перетаскивание. Завуч не перекрашивает таблицу вручную.
• Меньше неявок. Напоминания приходят ученикам и преподавателю заранее — оплаченные уроки не сгорают впустую.
• Прозрачные часы. Уроки привязаны к карточкам групп, поэтому видно, сколько занятий прошло у группы и сколько часов в неделю ведёт каждый преподаватель.
• Расписание с одного взгляда. Цвета по преподавателю и фильтры по группам и аудиториям показывают день целиком за секунду — и завучу, и каждому преподавателю.