График инструкторов и машин в автошколе на сетке времени — КанБан

В автошколе всё держится на часах и на машинах. Курсанту нужно откатать положенные занятия к экзамену, инструктор может вести только одного за раз, а учебных автомобилей всегда меньше, чем желающих. Пока расписание вождения живёт в тетради завуча и в переписке инструкторов, каждый день начинается с созвонов «ты во сколько сегодня?» и «на какой машине едешь?».

Из-за этого инструкторы то простаивают, то завалены, а одну и ту же учебную машину случайно назначают на одно время двоим. Курсант приезжает к девяти, а «его» инструктор ещё в городе со сдающим экзамен; вторая машина в этот момент стоит на площадке пустая. Каждая такая накладка — это сорванное занятие, перенос и недовольный курсант, который платит за часы, которые не откатал.

В КанБан этот хаос наводит Календарь: занятия со временем становятся блоками на сетке, разложенной по инструкторам, а конкретная учебная машина закрепляется прямо в карточке занятия. Видно, кто из инструкторов свободен, какая машина занята и где в дне остались окна. Разберём на примере автошколы «Старт».

В чём проблема автошколы

Занятие по вождению — это всегда связка из трёх ресурсов: курсант, инструктор и учебная машина. Стоит любому из них наложиться на другое занятие — и день рассыпается. А пока расписание ведётся в тетради и в чатах, свести все три ресурса без накладок почти невозможно.

• Не видно загрузку инструкторов. Кто сегодня катает с утра, а кто освободится к обеду — знает только завуч, да и то по памяти. Записать курсанта «к Сергею на десять» легко, даже если Сергей в это время уже на маршруте.
• Машины пересекаются. Учебных автомобилей меньше, чем инструкторов, и одну и ту же машину случайно назначают на одно время двоим — а на площадку выезжает только один.
• Простой вперемешку с авралом. У одного инструктора в дне пусто, у другого пять занятий подряд без обеда — потому что нагрузка нигде не сведена воедино.
• Занятия теряются. «Игорь возьмёт Петрова в пятницу в 15:00» помнит только завуч. Забыл записать — курсант приехал, а инструктора нет.
• Всё держится на одном человеке. Завуч — единая точка отказа. Заболел или в отпуске — и расписание вождения на неделю встаёт.

Итог — сорванные занятия, простой машин и инструкторов и очередь недовольных курсантов, хотя часов и ресурсов хватило бы ровно на всех, будь расписание на виду.

Как решает Календарь в КанБан

Календарь собирает все занятия со временем в одну сетку. Каждое занятие с датой и часом — это блок; перетащили вверх-вниз — сменили время, потянули за край — изменили длительность. Границы сетки — рабочие часы автошколы, поэтому пустой час сразу читается как свободное окно для новой записи.

• Режим «Сотрудники» — день по инструкторам. Это ключевой вид для автошколы: день раскладывается на колонки по инструкторам, и в каждой колонке видны его занятия по часам. Кто занят до обеда, у кого окно в 14:00, кто сегодня свободен — читается с одного взгляда, без обзвона.
• Режим «Календарь» — общая сетка часов. Классический вид на день или неделю: все занятия вперемешку по времени. Удобно, когда нужно увидеть, насколько плотно забит конкретный день или вся неделя перед экзаменами.
• Фильтр «чьи задачи показывать». Кнопка «Все» и лица сотрудников: нажали на аватар Сергея — на сетке остались только его занятия, остальные притухли. Так видно личную загрузку каждого инструктора. Фильтр запоминается за вами и следует на любом устройстве.
• Доска для новых задач. Выбираете, на какую доску падают занятия, созданные прямо из календаря, — и кликом по свободному часу заводите новую запись с уже проставленным временем.
• Высота часа. Кнопки «−», «Вместить» и «+» растягивают или сжимают сетку: «Вместить» укладывает весь учебный день на экран без прокрутки, «+» увеличивает час, когда занятия идут вплотную.
• Листание дней мышью. Сетку можно тянуть влево-вправо, чтобы перелистывать дни, а мини-календарь сбоку подсвечивает видимые дни и переносит на нужную дату одним кликом.

Важная деталь: в режиме «Календарь» показываются занятия в пределах одного дня и дедлайны-точки, а длинные многодневные вехи (например, подготовка группы к экзамену) уходят в режим «Проекты и задачи» — чтобы сетка часов не превращалась в кашу из полос.

Учебная машина — прямо в карточке занятия

Расписать инструкторов по времени — половина дела. Вторая половина автошколы — распределить учебные машины, чтобы одна не досталась двоим на один час. В КанБан машина закрепляется прямо в карточке занятия, а не живёт отдельным списком в голове завуча.

• Поле для машины в карточке. У типа карточки «Занятие по вождению» заводится поле «Учебная машина» — выпадающий список ваших авто (например, «Lada Vesta А123», «Kia Rio В456»). При записи курсанта завуч выбирает не только инструктора и время, но и конкретную машину.
• Дорожки по машинам. На доске занятия можно сгруппировать в горизонтальные дорожки по учебной машине — тогда сразу видно, чем занята каждая: густая дорожка «Vesta» и полупустая «Rio» подсказывают, что нагрузку между авто стоит выровнять.
• Фильтр по машине. В панели фильтров доски можно оставить только занятия на одной машине — удобно перед тем, как отдать её на ТО: видно все занятия, которые придётся перенести или пересадить на другой автомобиль.
• Никаких пересечений вслепую. Когда машина стоит в карточке, а карточка — на сетке времени по инструктору, двойная запись одной машины на один час перестаёт быть невидимой: она бросается в глаза прямо в расписании.

Так две сущности — «кто ведёт» и «на чём» — собираются в одном занятии, и распределение автомобилей перестаёт быть отдельной головной болью завуча.

Разбор на примере автошколы «Старт»

Утро в автошколе «Старт» начинается не с обзвона инструкторов, а с открытого календаря. Завуч Ольга переключена в режим «Сотрудники» и видит день по колонкам: у Сергея с 9:00 занятие с курсантом на «Весте», Андрей ведёт с 10:00 на «Рио», у Игоря первое занятие только в 12:00 — до обеда он свободен.

Звонит курсант, просит поставить его на вождение сегодня. Ольга смотрит на колонки инструкторов: у Игоря пусто до полудня. Она кликает по пустому часу 10:00 в колонке Игоря — КанБан создаёт занятие с уже проставленным временем на доске автошколы (её Ольга заранее выбрала в «доске для новых задач») и открывает карточку. Остаётся вписать курсанта и выбрать учебную машину: «Весту» до обеда держит Сергей, значит Игорю Ольга ставит «Рио»... но её в 10:00 занял Андрей. Пересечение видно сразу — Ольга передвигает занятие Игоря на 11:00, когда Андрей вернёт «Рио», и накладки нет.

Ближе к обеду Андрей сообщает, что «Рио» пора на плановое ТО. Ольга открывает панель фильтров доски, оставляет только занятия на «Рио» и видит все, что придётся пересадить: два из них она переносит на «Весту» после того, как Сергей закончит, третье сдвигает на завтра, перетащив блок в календаре. Чтобы охватить нагрузку недели перед экзаменами, Ольга переключается в режим «Календарь»: сразу видно, что четверг забит плотно, а среда полупустая — часть занятий она предлагает курсантам перенести на среду. Игорь, Сергей и Андрей в течение дня открывают тот же календарь на телефоне и видят своё расписание и машину, не дёргая Ольгу.

Что это даёт автошколе

Календарь превращает расписание вождения из тетради и чатов в наглядную картину дня, где видны и инструкторы, и машины:

• Загрузка инструкторов — с одного взгляда. Режим «Сотрудники» и фильтр по человеку показывают, кто занят, а кто свободен под следующего курсанта, — без утренних обзвонов.
• Машины не пересекаются. Учебный автомобиль стоит в карточке занятия и виден на сетке, поэтому двойную запись одной машины на один час замечаешь сразу.
• Нет простоя вперемешку с авралом. Свободные окна инструкторов видны сразу, нагрузку легко выровнять — часы расходуются плотнее без переработок.
• Запись нового занятия — один клик. Кликнули по свободному часу в колонке инструктора — занятие создано с проставленным временем, осталось выбрать курсанта и машину.
• Занятия не теряются. Время стоит блоком на сетке — про него помнит система, а не только завуч.
• Расписание не зависит от одного человека. Оно живёт в календаре, а не в голове завуча: отпуск или болезнь Ольги его не обнуляют, а инструкторы видят свой график сами.