График врачей и кабинетов в стоматологии — КанБан

В стоматологии график — это две задачи сразу, а не одна. Первая: кто из врачей сегодня в клинике и в какие часы. Терапевт берёт смены два через два, ортодонт принимает только по будням, хирург-имплантолог заходит на операционные дни, гигиенист — с обеда. Второй пласт, о котором забывают: кабинеты. Их всегда меньше, чем врачей, и один кабинет нельзя занять двумя пациентами одновременно.

Пока смены живут в голове администратора, а кабинеты «делятся на словах», накладки неизбежны. Пациента записали к ортодонту на его выходной — он приехал в пустую клинику. Или запись прошла, врач на месте, но оба свободных кабинета уже заняты хирургической операцией и чисткой — принять пациента негде. Каждая такая ошибка — это испорченное впечатление, потерянный визит и простой дорогого кресла.

В КанБан обе задачи закрываются в одном месте. Графики сотрудников задают индивидуальные дни и часы каждому врачу, чтобы запись не попадала на смену, которой нет. А календарь раскладывает день по кабинетам как по ресурсам: видно, какое кресло занято и на сколько, а какое свободно прямо сейчас. Разберём, как это настроить, на примере стоматологии «Дентал+».

В чём проблема стоматологии

График клиники — это не одна общая смена «с девяти до девяти», а мозаика из расписаний врачей, наложенная на дефицит кабинетов. Пока это держится в голове администратора и в бумажной табличке на стойке, всё работает до первой накладки:

• У каждого врача свои дни. Терапевт — два через два, ортодонт — только будни, хирург — операционные дни, гигиенист — с обеда. Единого «рабочего дня клиники» просто не существует.
• Запись на выходной врача. Пациента поставили к ортодонту в субботу, а суббота — не его смена. Он приехал зря и, скорее всего, больше не вернётся.
• Кабинетов меньше, чем врачей. Три кресла на пятерых. Даже если все врачи на смене, одновременно принимать могут только трое — а этот лимит нигде не учитывается.
• Двойная занятость кабинета. Хирург ставит имплант в кабинете №2 на два часа, а гигиениста тоже записали туда же на это время — выясняется это, когда пациент уже в холле.
• Не видно длительности. Осмотр — 20 минут, имплантация — два часа. В строчке журнала эта разница не читается, и следующего пациента ставят в тот же кабинет слишком рано.
• Простой кресла. Между приёмами в кабинете зияют пустые окна, которые никто не отслеживает, — дорогое оборудование стоит без дела.

В итоге администратор тратит день не на пациентов, а на то, чтобы в голове «свести» смены врачей с занятостью кабинетов и погасить накладки.

Как решает КанБан

КанБан закрывает обе стороны графика: кто работает (графики сотрудников) и где принимает (кабинет как ресурс на календаре). Одно вытекает из другого — сначала врач на смене, потом ему находится свободное кресло.

• Индивидуальный график каждому врачу. В разделе графиков включается «Учитывать индивидуальные графики», и у каждого врача появляется своё расписание по дням недели с часами начала и конца смены. Выходные просто не отмечены.
• Быстрая заготовка. Кнопка «Будни 9–18» одним нажатием ставит стандартную неделю — дальше правите под конкретного врача, у которого смены плавают.
• Запись только на смену. Когда график включён, время вне смены врача закрашивается как недоступное, и поставить пациента на нерабочий час система не даёт. Это работает и для ручной записи, и для онлайн-записи пациента.
• Отпуска и отсутствия. Прямо в графике врача отмечается отпуск или отгул — на эти дни запись к нему закрывается. Есть годовая норма отпуска как база для учёта.
• Кабинеты на календаре. Каждый визит со сроком — блок на сетке времени; высота блока равна длительности приёма. В режиме по ресурсам день раскладывается по кабинетам: у каждого кресла своя дорожка, и сразу видно, где занято, а где пусто.
• Планирование мышью. Перетащите блок вверх-вниз — смените час, потяните за край — измените длительность, перенесите на соседнюю дорожку — пересадите приём в другой кабинет. Клик по свободному часу создаёт запись прямо там.
• Фильтр «Чьи задачи показывать». Нажмите на аватар врача — на календаре останутся только его приёмы. Так администратор мгновенно проверяет загрузку конкретного специалиста.

Рабочие часы клиники задают границы сетки, российские праздники подсвечиваются, а линия текущего времени показывает, что происходит сейчас. Смены врачей и занятость кабинетов — на одном экране, без блокнотов и переписок.

Кабинеты как ресурс: одно кресло — один пациент

Врач на смене — это половина дела. Вторая половина — свободный кабинет, ведь кресел в клинике всегда меньше, чем специалистов. КанБан позволяет смотреть день не только «по врачам», но и «по кабинетам», чтобы кресло не оказалось занято дважды.

• Дорожка на каждый кабинет. В режиме по ресурсам сетка дня разбивается на колонки-дорожки — по одной на каждое кресло (кабинет №1, №2, №3). Все приёмы этого кабинета выстроены в его дорожке по времени.
• Занятость видно с первого взгляда. Блок стоит на кабинете ровно на то время, что идёт приём: двухчасовая имплантация — длинный блок, двадцатиминутный осмотр — короткий. Пустые окна между приёмами в кресле заметны сразу — их проще заполнить.
• Нельзя занять кабинет дважды. Два блока в одной дорожке на одно время видны как наложение — администратор поймает конфликт до того, как пациент приедет.
• Перенос между кабинетами — одно движение. Если хирургическая операция затянулась и кресло №2 занято, приём гигиениста перетаскивается на дорожку свободного кабинета — без переписывания расписания.
• Высота часа под свою клинику. Кнопками «−», «+» и «Вместить» масштаб сетки настраивается так, чтобы уместить весь рабочий день на экран или растянуть часы для точной постановки коротких приёмов.

Врач на смене и свободный кабинет под него — две проверки, которые в КанБан делаются одним взглядом на сетку, а не сверкой двух табличек в голове администратора.

Разбор на примере: Стоматология «Дентал+»

В «Дентал+» три кабинета и пять сотрудников: терапевт Игорь Зубов, ортодонт Марина Белова, хирург-имплантолог Пётр Имплантов, гигиенист Ольга Чистова и администратор Анна, которая ведёт всю запись. Смены у всех разные: Игорь — два через два, Марина — только будни с 10:00 до 19:00, Пётр заходит на операционные дни (вторник и четверг), Ольга — с обеда с 12:00 до 20:00.

Анна открывает раздел графиков и включает «Учитывать индивидуальные графики». Марине отмечает Пн–Пт и ставит 10:00–19:00, Игорю — его дни по схеме два через два, Петру — только вторник и четверг, Ольге — все дни с 12:00 до 20:00. Терапевту хватило кнопки «Будни 9–18» как заготовки. Отпуск Марины в августе она отмечает тут же — на эти дни запись к ортодонту закрывается.

Теперь пациент через онлайн-запись хочет к Марине в субботу — свободных окон нет, суббота не её смена. А когда Анна вручную пробует поставить пациента к Петру на понедельник, время закрашено как нерабочее и запись не проходит — хирург по понедельникам не оперирует.

Дальше — кабинеты. Во вторник у Петра имплантация с 10:00 до 12:00 в кабинете №2. Анна переключает календарь в режим по кабинетам и видит: кресло №2 занято на два часа, №1 держит Игорь на осмотрах, №3 свободен. Звонит пациентка на чистку к Ольге на 12:30 — Анна кликает по свободному окну в дорожке кабинета №3, создаётся запись, и блок встаёт ровно на 40 минут. Никакой накладки с имплантацией: разные кресла, видно глазами. К вечеру операция Петра затянулась на полчаса — Анна перетаскивает следующий приём из кабинета №2 в освободившийся №1 одним движением, и день снова сходится.

Что это даёт стоматологии

Когда смены врачей и занятость кабинетов лежат на одном экране, график перестаёт быть источником накладок и становится понятной картиной дня:

• Нет записи в пустой день. Пациента невозможно поставить к врачу на его выходной — время вне смены закрыто и для ручной, и для онлайн-записи.
• Кабинет не занять дважды. В дорожке кресла наложение блоков видно сразу — конфликт ловится до приезда пациента, а не в холле.
• Реалистичное планирование. Высота блока равна длительности приёма, поэтому следующего пациента не поставят в то же кресло слишком рано после двухчасовой имплантации.
• Меньше простоя кресел. Пустые окна между приёмами в кабинете заметны с первого взгляда — их проще заполнить, дорогое оборудование отрабатывает смену полнее.
• Загрузка врача и кабинета за секунду. Режим по ресурсам и фильтр «чьи задачи» показывают расписание любого специалиста и любого кресла без перебора общего списка.
• Перенос — одно движение. Операция затянулась или пациент попросил другое время — блок перетаскивается мышью между часами и кабинетами, ничего не нужно переписывать.
• Экономия времени администратора. Вместо ежедневного «сведения» смен с кабинетами в голове Анна видит всю картину на одном экране и занимается пациентами.