Онлайн-запись в ветклинику: приём питомца без звонка — КанБан

В ветеринарной клинике «Айболит» запись держится на телефоне и администраторе. Владелец хочет привести кота на осмотр — он звонит, Ольга Регистрова поднимает трубку, сверяется с графиком врача, предлагает время, записывает в журнал. Пока звонков немного, схема работает. Но стоит пойти потоку — линия занята, владелец не дозвонился, а вечером и в выходной регистратура вообще не отвечает. Каждый несостоявшийся звонок — это несделанная запись и пустое окно у ветврача.

Проблема не в том, что владельцы не хотят лечить животных, а в том, что записаться можно только через живого человека в рабочие часы. У кого-то собака захромала поздно вечером, кто-то не любит звонить, кто-то просто не дозвонился с третьей попытки и уехал в соседнюю клинику, где запись оформляется в пару кликов. Администратор при этом весь день работает «телефонной станцией»: принимает звонки, диктует свободные окна, вручную вносит записи — вместо того чтобы встречать посетителей с питомцами в холле.

В КанБан эту цепочку закрывает онлайн-запись: у клиники есть публичная страница записи (ссылка или QR-код), где владелец сам выбирает услугу, врача и свободное окно из реального графика, оставляет телефон и кличку питомца и подтверждает время. Запись сразу падает в единый календарь клиники, привязывается к владельцу и его животному, а администратор при желании подтверждает её одним нажатием. Разберём по шагам на примере «Айболита».

В чём проблема ветклиники

Пока единственный способ записаться — дозвониться до администратора, ветклиника теряет клиентов ещё на входе, даже не узнав об этом. Записать питомца хотели многие, а получилось у тех, кто дозвонился в рабочие часы.

• Запись только по телефону и только днём. Вечером, ночью и в выходной регистратура не отвечает — а именно тогда у владельца есть время заняться питомцем. Заявка просто не рождается.
• Занятая линия и потерянные клиенты. В час пик Ольга не может говорить с пятью владельцами разом. Кто не дозвонился со второй попытки — уезжает в клинику, где запись оформляется онлайн.
• Владелец не знает свободных окон. Он вынужден спрашивать «а когда можно к терапевту для кошки?» и подстраиваться под то, что продиктует администратор, вместо того чтобы выбрать удобное время сам.
• Разные приёмы — разные врачи. Плановая вакцинация, УЗИ, стерилизация и стрижка когтей идут к разным специалистам и занимают разное время. По телефону легко записать не к тому врачу или на слишком короткое окно.
• Администратор — живой календарь. Весь день уходит на приём звонков, сверку графиков ветврачей и хирурга и ручную запись в журнал. На посетителей в холле времени не остаётся.
• Ошибки ручного ввода. Записал не к тому врачу, перепутал время, не туда занёс телефон — и владелец с животным приходит, когда врач занят или на операции.

Отдельный «сервис онлайн-записи» проблему решает лишь частично: он живёт в стороне от системы, где ведутся сами приёмы, поэтому записи приходится переносить в рабочий календарь руками — снова двойной ввод и снова ошибки.

Как решает КанБан

В КанБан онлайн-запись — это модуль «Запись и заявки от клиентов». Вы включаете его в настройках компании и выбираете, как именно владелец выбирает время. Для ветклиники подходит режим «Услуги и сотрудники»: владелец сам проходит цепочку услуга → врач → свободное окно, и записаться мимо графика уже нельзя.

• Публичная страница записи. У модуля есть отдельная ссылка для клиентов. Её кладут на сайт клиники, в профиль соцсети, в SMS-подпись или печатают как QR-код на ресепшене и в холле. Владелец открывает страницу и записывает питомца сам, без звонка и без установки приложения.
• Выбор услуги и врача. Владелец выбирает услугу (первичный осмотр, вакцинация, УЗИ, чистка зубов, стерилизация, стрижка когтей), затем врача, который её оказывает. У каждой услуги задана длительность — поэтому окно на приём подбирается автоматически, ровно под её продолжительность.
• Только реально свободные окна. Онлайн-запись показывает лишь те окна, что открыты по графику выбранного врача и ещё не заняты. Записаться в выходной, на обед или на занятое время невозможно — накладки исключены на входе.
• Владелец подтверждает время сам. Он видит свободные слоты, выбирает удобный, оставляет своё имя, кличку и вид животного и телефон и подтверждает запись. Никакой переписки «а можно на 15:00?» — время фиксируется в момент выбора.
• Ручное подтверждение клиникой (по желанию). Можно включить режим, когда каждая новая онлайн-запись сначала ждёт, пока администратор нажмёт «Подтвердить». Тогда владелец бронирует, а клиника оставляет за собой финальное слово — например, чтобы уточнить перед стерилизацией, был ли питомец на голодной диете.
• Запись сразу в календаре и в CRM. Онлайн-запись падает в единый «Календарь» клиники как приём врача и привязывается к карточке клиента в разделе «Клиенты» по телефону. Двойного ввода нет: то, что владелец выбрал сам, уже готовая запись.
• Напоминания обеим сторонам. Владельцу — пуш о приёме (за 24, 3, 2 или 1 час), врачу и администратору — своё напоминание. Записался клиент сам — а забыть о приёме и продержать питомца на голодной диете зря уже сложно.

Публичная страница и QR: владелец записывает питомца без звонка

Сердце онлайн-записи — публичная страница записи. Это отдельный адрес, который не требует ни логина, ни установки приложения: владелец открывает ссылку и сразу проходит запись. Именно она превращает клинику из «дозвонитесь в рабочие часы» в «запишитесь когда угодно».

• Одна ссылка на всё. В настройках модуля нажимаете «Создать ссылку» — получаете публичную страницу «Айболита». Её же КанБан отдаёт QR-кодом: распечатали, повесили у стойки и в холле — владелец навёл камеру и записал питомца на повторный приём, не отходя от кассы.
• Куда её ставить. Кнопка «Записаться» на сайте клиники, ссылка в шапке профиля соцсети, в подписи к SMS и письмам, в отзывах на картах. Везде, где владелец вспоминает о клинике, он в один тап попадает на запись.
• Понятный сценарий для владельца. Услуга → врач → день → свободное окно → имя, питомец и телефон → подтвердить. Никаких лишних полей: владелец видит только реальные окна и выбирает удобное сам.
• Работает круглосуточно. Страница не зависит от того, на месте ли администратор. Владелец записывается вечером и в выходной, а Ольга утром видит новые записи уже в календаре.
• Срочная запись «с порога» — тоже здесь. Владельца, пришедшего без записи, администратор заводит кнопкой «Записать» на экране «Запись и расписание» — тот же поток, но со стороны клиники.

В итоге запись перестаёт упираться в пропускную способность телефонной линии: сколько бы владельцев ни захотело записаться одновременно, каждый делает это сам, а клиника получает готовые записи в календарь.

Разбор на примере: Ветеринарная клиника «Айболит»

В «Айболите» приём ведут ветврачи Игорь Лапин и Марина Хвостова, а сложные операции — хирург Пётр Когтев; всем потоком записей управляет администратор Ольга Регистрова. Директор включил модуль «Запись и заявки от клиентов» в режиме «Услуги и сотрудники» и создал публичную страницу записи.

Как это устроено у них:

• Услуги заведены по врачам. «Первичный осмотр» и «вакцинация» — у Игоря Лапина, «УЗИ» и «чистка зубов» — у Марины Хвостовой, «стерилизация» и «удаление новообразований» — у Петра Когтева. У каждой услуги проставлена длительность: осмотр — 30 минут, вакцинация — 20, УЗИ — 40, стерилизация — 90. Под неё и подбирается окно, чтобы после кошки не поставить собаку на операцию впритык.
• График врачей задан на неделю. Через «Настроить расписание» указаны дни и часы приёма каждого специалиста, а операционные дни Петра Когтева отмечены отдельно. Онлайн-запись открывает владельцу только окна внутри графика: свободные подсвечены зелёным, занятые помечены «Занято».
• Владелец записывается сам. Вечером в пятницу владелец кота открывает ссылку из профиля клиники, выбирает «Вакцинация · Игорь Лапин», видит свободные окна на следующей неделе, берёт вторник 11:00, оставляет своё имя, кличку «Барсик», вид «кот» и телефон и подтверждает. Запись мгновенно появляется в календаре «Айболита».
• Ольга подтверждает и держит контроль. В «Айболите» включено ручное подтверждение: утром Ольга видит новую запись со статусом «Ждёт» и нажимает «Подтвердить». Владелец получает пуш, что запись подтверждена. В календаре Ольга фильтрует по врачу (Все / Игорь Лапин / Марина Хвостова / Пётр Когтев) и сразу видит, чей это приём и не пересекается ли операция хирурга с плановыми осмотрами.
• Запись привязана к клиенту и питомцу. Ключ привязки в «Айболите» — телефон: указанный при онлайн-записи номер сам прикрепляет карточку-приём к владельцу в разделе «Клиенты», а кличка и вид животного попадают в поля приёма, так что история визитов Барсика пополняется без ручного связывания.

Результат за первый месяц: из примерно 300 приёмов около 130 владельцы оформили сами через публичную страницу — почти половина записей прошла без единого звонка администратору. Больше всего онлайн-записей — вечером и в выходные, когда раньше регистратура молчала. Ольга перестала быть «телефонной станцией» и занялась посетителями в холле, а Игорь Лапин и Марина Хвостова видят заполненный график заранее и успевают подготовить кабинет к УЗИ или вакцинации.

Что это даёт ветклинике

Когда владелец записывает питомца сам и сам подтверждает время, клиника перестаёт терять записи на телефонной линии, а администратор — тонуть в звонках. Выгода видна и в загрузке врачей, и в нервах регистратуры.

• Запись идёт 24/7 без администратора. Владелец бронирует окно вечером и в выходной — запись не теряется, Ольга видит её утром уже в календаре.
• Больше записей с того же потока. Кто не любит или не смог дозвониться, теперь записывается сам — клиника не отдаёт этих клиентов конкурентам.
• Нет накладок и записи мимо графика. Владелец выбирает только реально свободные окна врача — двойные записи и приёмы в выходной или во время операции исключены на входе.
• Разгруженная регистратура. Половина записей приходит без звонка, Ольга не диктует окна по телефону и занимается посетителями в клинике.
• Готовая запись без двойного ввода. Онлайн-запись сразу ложится в календарь и привязывается к карточке клиента и питомца — переносить из «сервиса записи» вручную не нужно.
• Меньше неявок. Автонапоминания владельцу за сутки и за час снижают число «не пришёл», а врач заранее видит заполненный день.

В сумме клиника собирает больше записей меньшими силами: владельцу удобно записать питомца в любой момент, врач видит расписание заранее, а администратор наконец перестаёт работать живым автоответчиком.