Онлайн-запись на вождение в автошколе по ссылке и QR — КанБан

В автошколе «Старт» запись на вождение держится на телефоне завуча Ольги и бумажном журнале. Курсант звонит, Ольга отрывается от дел, листает журнал, ищет свободное окно у инструктора, вслух согласует время — и записывает карандашом. Половина звонков приходит вечером и в выходные, когда трубку взять некому, и курсант просто уезжает откатывать часы в другую автошколу.

Дальше начинаются накладки: двух курсантов записали на одно окно к Сергею, у Андрея в этот день выходной, а курсант об этом не знает, кто-то не приехал — и учебная машина Игоря час стоит на площадке впустую. Каждая такая дыра в расписании — это недокатанные часы, нервный завуч и занятие, которое уже не вернуть в план обучения.

В КанБан за запись отвечает отдельный модуль Онлайн-запись. Курсант сам выбирает свободный слот к нужному инструктору на публичной странице или по QR-коду, запись превращается в карточку на доске занятий, а система напоминает и курсанту, и инструктору о визите. Часы записи и график инструкторов при этом учитываются автоматически — занятое и нерабочее время просто не предлагается.

В чём проблема автошколы

Пока запись на вождение идёт «по звонку», расписание автошколы живёт только в голове завуча и в бумажном журнале — а это источник постоянных потерь и конфликтов.

• Звонки в неурочное время остаются без ответа. Курсанты работают и учатся, поэтому звонят вечером и в выходные — именно тогда, когда завуча нет на месте. Несостоявшийся звонок = недокатанный час и недовольный курсант.
• Двойные записи и накладки. Двух человек записали на одно окно к одному инструктору, запись на день, когда у инструктора выходной, — вручную такие конфликты по журналу не отследить.
• Неявки и простой машины. Курсант забыл про занятие, никто ему не напомнил — учебная машина и инструктор стоят без дела в оплаченный час.
• Перенос — это снова звонки. Курсанту нужно на другой день, он дозванивается завучу, тот ищет окно, правит журнал. Время уходит на согласование по телефону.
• Нет единой картины загрузки. Сколько занятий записано на завтра, кто из инструкторов загружен, а у кого есть свободные окна — по бумажному журналу за секунду не понять, а курсанты жалуются, что «к Сергею не записаться».

Итог: завуч работает диспетчером на телефоне вместо учебной части, а расписание всё равно дырявое.

Как решает КанБан

Модуль «Онлайн-запись» переносит расписание из бумажного журнала в систему и отдаёт часть работы самому курсанту. Автошкола выбирает удобный режим записи:

• Слоты расписания — вы заранее открываете конкретные окна к конкретному инструктору (например, практика к Сергею с 9:00 по 1,5 часа), и курсант бронирует только свободные;
• Свободное время — курсант оставляет заявку на желаемое время, а завуч подтверждает;
• Услуги и сотрудники — каталог занятий с длительностью (город, площадка, экзаменационный маршрут), привязанных к инструкторам, которые их проводят.

Что это даёт на практике:

• Публичная страница записи и QR-код. Ссылку можно повесить на сайт автошколы, в группу и в чат курса, а QR — распечатать и наклеить на стенде в учебном классе. Курсант открывает страницу, выбирает инструктора и свободный слот сам.
• Часы записи и график учитываются. Курсанту предлагается только время в рамках часов работы автошколы и рабочего графика инструктора — на выходной или в занятый час записаться нельзя. Занятость инструктора другими занятиями с доски тоже видна, чтобы его не поставили на два вождения разом.
• Подтверждение записи. Если включено подтверждение, новая запись попадает во входящие, и завуч подтверждает или отклоняет её одним нажатием.
• Перенос и отмена. Курсант сам переносит занятие на другой свободный слот или отменяет его из личного кабинета — старое окно освобождается для других, автошкола получает уведомление.
• Напоминания. За заданное число часов до занятия курсант получает напоминание (например, за сутки и за два часа), инструктору — своё. Меньше неявок и пустых выездов.
• Каждая запись — карточка на доске. Бронь автоматически становится карточкой в нужной колонке заранее выбранной доски занятий, со временем и инструктором — расписание и рабочая доска автошколы это одно целое.

Публичная страница записи и QR-код: курсант бронирует сам

Ключевая под-функция онлайн-записи — это публичная страница, которую видит курсант, и QR-код на неё. Именно они снимают запись с телефона завуча.

• Одна ссылка на всю запись. У автошколы есть отдельная публичная страница со своим адресом. Курсанту не нужен ни личный кабинет заранее, ни установка приложения — он открывает ссылку, видит инструкторов и свободные окна на неделю вперёд и бронирует нужное.
• QR-код для класса и группы. Ту же страницу КанБан отдаёт QR-кодом. Его удобно распечатать и повесить на стенде в учебном классе, вложить в договор или закрепить в группе курса — курсант наводит камеру телефона и сразу попадает на запись.
• Видно только свободное. Занятые слоты и нерабочее время на странице просто не показываются, поэтому записаться «поверх» чужого занятия или на выходной инструктора невозможно — накладки исключены на входе.
• Запись за минуту. Курсант выбирает инструктора, свободный слот и оставляет имя с телефоном — бронь тут же уходит в автошколу и становится карточкой на доске.

Настроили страницу и распечатали QR один раз — и запись работает круглосуточно сама, без участия завуча.

Разбор на примере: Автошкола «Старт»

В «Старте» завуч Ольга и три инструктора: Сергей, Андрей и Игорь. Раньше вся запись на вождение держалась на телефоне Ольги, и она же была «узким горлышком» — курсанты жаловались, что не могут дозвониться, а к Сергею «вечно всё занято».

Ольга включает модуль записи в режиме слоты расписания. Часы записи она ставит 9:00–20:00, а инструкторам заводит графики: Сергей и Игорь работают пн–пт, Андрей — по сменам (вт, чт, сб). Дальше Ольга массово нарезает слоты на неделю: практику к каждому инструктору — окнами по 90 минут. Система при этом не даёт открыть слоты за пределами часов записи и рабочих дней инструктора — на выходной Андрея окна просто не создаются.

Публичную страницу записи Ольга вешает на сайт автошколы и в чат курса, а лист с QR-кодом распечатывает и вешает на стенд в классе. Теперь курсант Дмитрий сканирует QR телефоном, видит свободные окна практики к Сергею на неделю вперёд и бронирует четверг, 10:00. Запись сразу приходит Ольге во входящие — она подтверждает её одним нажатием, и на доске занятий появляется карточка на четверг с инструктором Сергеем.

За сутки и за два часа до занятия Дмитрий получает напоминание — приезжает на площадку вовремя, машина Сергея не простаивает. Когда у Дмитрия меняются планы, он сам переносит вождение на пятницу из личного кабинета: слот четверга освобождается и снова доступен другим курсантам, а Ольге приходит уведомление о переносе. За неделю Ольга не приняла ни одного звонка по записи — а расписание всех троих инструкторов заполнено и всегда актуально.

Что это даёт автошколе

Онлайн-запись снимает с завуча роль телефонного диспетчера и убирает дыры в расписании инструкторов:

• Запись идёт круглосуточно и без звонков. Курсант бронирует слот сам, в любое время — вечером и в выходные, когда автошкола закрыта, а завуч недоступен.
• Нет двойных записей и накладок. Занятые слоты и нерабочее время просто не предлагаются, а график инструктора учитывается автоматически.
• Меньше неявок и пустых выездов. Напоминания курсанту за сутки и за пару часов возвращают тех, кто иначе бы забыл, — учебные машины не простаивают.
• Перенос без участия завуча. Курсант сам двигает занятие на свободный слот, старое окно тут же освобождается для других.
• Загрузка как на ладони. Видно, сколько занятий записано, кто из инструкторов загружен, а у кого есть свободные окна на завтра.
• Запись и рабочая доска — одно целое. Каждая бронь сразу становится карточкой занятия в нужной колонке, без ручного переноса из бумажного журнала.