Онлайн-запись пациентов в стоматологию: приём без звонков — КанБан

В стоматологии «Дентал+» запись пациентов держится на телефоне и голове администратора. Пациент звонит, Анна открывает бумажный журнал (или заметку в телефоне), вспоминает, у кого из врачей когда окно, и вписывает пациента карандашом. Пока она говорит с одним — второй не может дозвониться и уходит записываться в клинику по соседству. Вечером и в выходные телефон вообще молчит, а именно тогда у людей есть время подумать о зубах.

Дальше — накладки. Терапевта Игоря Зубова случайно записывают на время, когда у него уже стоит другой пациент. Ортодонта Марину Белову ставят на приём в её выходной. А ещё каждый третий пациент просто забывает прийти — записался две недели назад, напомнить некому, кресло простаивает, и это окно уже не продать. Запись «на будущее» без подтверждения и напоминания превращается в лотерею.

В КанБан онлайн-запись закрывает всю цепочку: пациент сам на публичной странице выбирает услугу, врача и свободное окно в его графике, запись падает в единый календарь клиники, Анна подтверждает её одним нажатием, а система сама шлёт напоминания и пациенту, и врачу. Ниже разберём, как это устроено и как настроить на примере «Дентал+».

В чём проблема записи в стоматологии

Пока врач один, запись помещается в блокнот. Но в «Дентал+» уже пятеро — терапевт, ортодонт, хирург-имплантолог, гигиенист и администратор, — и ручная запись по телефону рассыпается сразу по нескольким причинам.

• Пациент не может дозвониться. Администратор один, линия занята, вечером и в выходные телефон не отвечает — а именно тогда пациент готов записаться. Заявка просто теряется, человек уходит к конкурентам.
• Накладки и двойные записи. Держать в голове занятость пяти специалистов невозможно: два пациента легко попадают к одному терапевту на одно время, и приходится извиняться.
• Запись мимо графика врача. Пациента ставят на время, когда у ортодонта выходной или уже идёт другой приём. Итог — перенос, недовольство, потерянный слот.
• Неявки без напоминаний. Пациент записался заранее и забыл. Кресло простаивает час-полтора, врач ждёт, а это окно уже нельзя продать.
• Разная длительность приёмов. Осмотр гигиениста — 30 минут, установка импланта у хирурга — два часа. На бумаге легко перепутать и поставить следующего пациента впритык.

Отдельная «программа записи», оторванная от карточек пациентов и календаря клиники, проблему решает лишь наполовину: администратор всё равно переносит данные из одной системы в другую руками, а картина загрузки врачей остаётся размытой.

Как решает КанБан

В КанБан запись пациентов — это встроенный модуль «Запись и заявки от клиентов». Он живёт в той же системе, где ведутся карточки пациентов и общий календарь клиники, поэтому запись, приём и история лечения связаны напрямую, без второй программы и двойного ввода.

• Три режима записи. «Свободное время» — пациент выбирает любое время рабочего дня, вы подтверждаете. «Слоты расписания» — вы заранее открываете окна, пациент выбирает из них. «Услуги и сотрудники» — пациент выбирает услугу, затем врача, затем свободное окно; именно этот режим создан для клиники.
• Услуги по врачам с длительностью. Каждая услуга привязана к конкретным специалистам и имеет свою длительность и цену. Осмотр, лечение кариеса, установка брекетов, имплантация, профгигиена — окно подбирается по длительности услуги и графику того врача, к которому идёт пациент.
• Часы записи и график. В разделе «Настроить расписание» задаются дни и время, когда пациенты вообще могут записаться. Онлайн-запись предлагает только окна внутри этого графика — записаться в выходной или мимо рабочих часов нельзя.
• Подтверждение и статусы. Можно включить ручное подтверждение: запись ждёт, пока Анна нажмёт «Подтвердить». Есть статусы «Завершён», «Не пришёл», «Отменён» — для честной статистики по пациентам.
• Перенос и отмена. Запись переносят перетаскиванием на календаре или кнопкой «Перенести» в журнале — длительность сохраняется. Отмена — в один клик.
• Напоминания. Отдельно пациенту (пуш в его кабинете — за 48, 24, 3, 2 или 1 час) и врачу, назначенному на приём (за 24, 3, 2, 1 час). Ничего не забывается.
• Публичная страница и QR. У модуля есть ссылка для пациентов — её кладут на сайт клиники, в профиль соцсети или печатают QR-кодом на ресепшене. Пациент записывается сам, без звонка.

Напоминания и подтверждение: борьба с неявками

Пустое кресло — это прямой убыток: врач на месте, час оплачен, а пациента нет. Главный инструмент против неявок в КанБан — двухсторонние напоминания и подтверждение записи.

• Подтверждение записи. Если включить «Подтверждать вручную», каждая новая онлайн-запись сначала ждёт одобрения. Анна видит заявку, при необходимости уточняет детали и нажимает «Подтвердить» — только после этого приём считается назначенным. Так в расписание не попадают случайные и дублирующие записи.
• Напоминание пациенту. Пациент получает пуш в приложении КанБан за выбранное вами время — например, за 24 часа («завтра в 15:00 приём у терапевта Игоря Зубова») и повторно за 2–3 часа. Пациент, которому напомнили дважды, почти всегда доходит.
• Напоминание врачу. Специалист, назначенный на приём, получает свой колокольчик и пуш за 24 часа и за час — он заранее видит день и понимает, к чему готовиться (осмотр, имплантация, снятие брекетов).
• Статус «Не пришёл». Если пациент всё-таки не явился, запись помечается статусом — и по журналу видно, кто срывает приёмы систематически. С такими пациентами можно работать отдельно: предоплата, звонок-подтверждение.

Настроили напоминания один раз — и они работают на каждую запись автоматически, без участия администратора. Число пустых кресел падает, а расписание становится предсказуемым.

Разбор на примере: Стоматология «Дентал+»

В «Дентал+» приём ведут четыре врача — терапевт Игорь Зубов, ортодонт Марина Белова, хирург-имплантолог Пётр Имплантов и гигиенист Ольга Чистова, — а всем потоком записи управляет администратор Анна. Руководитель включила модуль записи в режиме «Услуги и сотрудники».

Как это устроено у них:

• Услуги заведены по врачам. «Лечение кариеса» (60 мин) и «Осмотр и консультация» (30 мин) — у Игоря Зубова, «Консультация ортодонта» и «Коррекция брекетов» — у Марины Беловой, «Установка импланта» (120 мин) — у Петра Имплантова, «Профессиональная гигиена» (45 мин) — у Ольги Чистовой. У каждой услуги задана длительность, поэтому окно на приём подбирается автоматически, без риска поставить следующего пациента впритык.
• График задан на неделю. Через «Настроить расписание» указаны дни и часы приёма каждого врача. Онлайн-запись открывает пациенту только окна внутри графика — на выходной Марины Беловой записаться невозможно в принципе.
• Пациент записывается сам. По публичной ссылке (её же печатают QR-кодом на стойке) пациент выбирает, например, «Осмотр · Терапевт · Игорь Зубов», видит только реально свободные окна его расписания и бронирует удобное — хоть в 22:00, хоть в воскресенье.
• Анна держит всё под контролем. В календаре она фильтрует по врачу (Все / Игорь Зубов / Марина Белова / Пётр Имплантов / Ольга Чистова), подтверждает новые записи одним нажатием, а срочного пациента «с порога» заводит кнопкой «Записать».

Например, за одно воскресенье, когда клиника закрыта, в календаре появились 6 новых записей: трое к Игорю Зубову на лечение и осмотр, двое к Ольге Чистовой на гигиену и один к Петру Имплантову на консультацию по имплантации. Раньше все шестеро в лучшем случае дозвонились бы в понедельник, а часть ушла бы к конкурентам. В понедельник утром Анна просто подтвердила их, и каждому пациенту за сутки до приёма ушло напоминание — в итоге пришли все шестеро.

Что это даёт стоматологии

Онлайн-запись превращает разрозненные звонки в управляемый поток пациентов — и это сразу отражается на загрузке кресел и выручке.

• Запись идёт круглосуточно без администратора. Пациент бронирует окно ночью и в выходной — заявка не теряется, Анна видит её в календаре и подтверждает утром.
• Нет накладок и двойных записей. Занятые окна недоступны, запись возможна только в свободное время по графику конкретного врача с учётом длительности услуги.
• Меньше неявок и пустых кресел. Автонапоминания пациенту за сутки и за час снижают число «забыл прийти», а врач заранее видит свой день.
• Переносы за секунды. «А можно на другой день?» — перетащили запись на календаре, длительность сохранилась, никто ничего не перепутал.
• Разгруженный администратор. Анна не сидит на телефоне весь день и не переписывает журнал руками — она занимается пациентами в клинике.
• Прозрачная загрузка врачей. По фильтру специалистов сразу видно, у кого плотный день, а у кого простаивают окна, — их можно допродать через акцию или напоминание постоянным пациентам.

В сумме клиника перестаёт терять пациентов на входе и деньги на пустых окнах, а запись из ежедневной головной боли администратора становится фоновым процессом.