Онлайн-заявка на уборку с сайта прямо в колонку — КанБан

В клининге заявка — это и есть заказ. Клиент хочет, чтобы к нему приехали, помыли квартиру или офис и уехали, — а между его сообщением «нужна уборка в субботу» и приездом клинера лежит целая цепочка, в которой всё и теряется. В компании «ЧистоПро» заявки приходят отовсюду: кто-то пишет в мессенджер, кто-то оставляет комментарий в соцсети, кто-то звонит диспетчеру Ирине Свежесть в обеденный перерыв. Ирина записывает адрес и телефон в блокнот, потом переносит в таблицу, потом созванивается с клинером — и на каждом шаге что-то может выпасть.

Цена ошибки — прямая. Забытая заявка — это упущенный заказ и злой клиент, который в следующий раз вызовет конкурента. Потерянный адрес или неверная дата — клинер Ольга Мойкина приезжает не туда или не в тот день, час рабочего времени сгорает впустую. Заявка, до которой не дошли руки, — потому что она осталась в переписке, а не в общем списке, который видит вся команда. Пока приём заявок держится на памяти диспетчера и разрозненных чатах, компания теряет заказы ещё до того, как кто-то взял в руки швабру.

В КанБан приём заявок устроен иначе. Клиент оставляет заявку сам — через публичную форму на сайте или по ссылке, а система превращает её в карточку в первой колонке доски: с именем, телефоном, адресом, датой уборки, метражом и типом объекта. Диспетчер видит новую заявку сразу, назначает клинера и двигает карточку по этапам «Новая → Подтверждена → Убираем → Готово». Ниже разберём, как это устроено и как настроить на примере «ЧистоПро».

В чём проблема клининговой компании

Пока заявок мало и все на телефоне у одного человека, приём заказов помещается в блокнот. Но у «ЧистоПро» уже пять человек в поле — клинеры Ольга Мойкина, Елена Блеск и Виктор Пылесосов, менеджер Анна Чистова и диспетчер Ирина Свежесть, — и ручной приём заявок рассыпается по нескольким причинам:

• Заявки приходят из десятка каналов. Мессенджеры, соцсети, звонки, сообщения «по знакомству» — Ирина сводит всё это в один блокнот руками, а ночные и выходные обращения ждут до утра, часть просто теряется.
• Нет единого списка заявок. Одна заявка в переписке, другая на стикере, третья в голове — команда не видит общей картины, и непонятно, что уже взяли в работу, а что висит без ответа.
• Теряются детали заказа. Адрес, этаж, домофон, метраж, тип уборки (поддерживающая, генеральная, после ремонта) — если это не зафиксировано в одном месте, клинер выезжает вслепую и звонит уточнять уже из подъезда.
• Долгий ответ = ушедший клиент. Пока Ирина освободится и перезвонит, клиент успевает написать конкуренту. Заявка, на которую ответили через три часа, часто уже неактуальна.
• Ручное распределение и путаница. Кто из клинеров свободен в субботу, кто уже занят на двух адресах — держать это в голове невозможно, и заявки достаются не тому или повисают ничьими.

Итог — потерянные заявки на входе, клинеры, которые едут не туда, и диспетчер, работающий «живым автоответчиком» вместо управления заказами.

Как решает КанБан

В КанБан приём заявок — это связка публичной формы для клиента и доски заказов. Клиент заполняет заявку сам, а она автоматически становится карточкой в первой колонке нужной доски. Диспетчеру больше не нужно переписывать заказы руками.

• Форма заявки на сайте. Вы включаете приём заявок и получаете публичную ссылку (её вешают на сайт, в профиль соцсети или печатают QR-кодом на листовке). Клиент указывает имя, телефон, адрес, желаемую дату уборки и комментарий — и отправляет заявку без звонка.
• Заявка сразу падает в колонку. Каждая отправленная форма превращается в карточку в заранее выбранной колонке (например, «Новые заявки») на заранее выбранной доске. Диспетчер видит её мгновенно — с бейджем новой карточки и уведомлением.
• Свои поля под клининг. У карточки-заявки настраивается тип с нужными полями: адрес, метраж (м²), тип уборки (поддерживающая / генеральная / после ремонта), количество санузлов, наличие животных, окна — всё, что важно клинеру. Клиент заполняет их прямо в форме, и данные приезжают вместе с заявкой.
• Этапы по колонкам. Заявка едет по доске слева направо: «Новая» → «Подтверждена» → «Назначен клинер» → «Убираем сегодня» → «Готово». Перетаскиванием карточки диспетчер меняет статус, а счётчик над колонкой показывает, сколько заказов на каждом этапе.
• Назначение клинера и напоминания. В карточке заявки назначается ответственный клинер и ставится дата-время выезда. Клинер получает уведомление о новом заказе и напоминание перед выездом — ничего не забывается.
• Клиент подтягивается в базу. Телефон и имя из заявки попадают в раздел «Клиенты», так что повторные заказы того же человека видно с историей — постоянному клиенту не нужно каждый раз диктовать адрес заново.
• Ручной ввод там, где нужно. Заявку по телефону диспетчер заводит сам той же карточкой — форма и «ручные» заявки живут на одной доске, единым потоком.

Поля заявки: клинер выезжает, зная всё заранее

Заявка без деталей — это заявка, ради которой придётся перезванивать. Поэтому в КанБан у карточки-заявки задаётся тип со своими полями, а форма для клиента собирает именно их. Клинер открывает карточку и сразу видит весь заказ, не тратя время на уточнения.

• Тип «Заявка на уборку». В редакторе карточки выбирается тип, а у него — набор полей под клининг: адрес и этаж, метраж в м², тип уборки, число комнат и санузлов, есть ли животные, нужно ли мыть окна, откуда узнали о компании.
• Клиент заполняет сам. Публичная форма показывает эти поля клиенту: он выбирает «генеральная уборка», ставит «65 м²», указывает адрес и дату — и всё это приезжает в карточку без искажений.
• Автоматическая оценка. По метражу и типу уборки в карточке можно сразу прикинуть стоимость и длительность — менеджеру есть от чего оттолкнуться, называя цену.
• Ничего не потеряется. Домофон, код подъезда, «ключи у консьержа», «позвонить за час» — всё это лежит в полях и комментарии карточки, а не в чьей-то памяти.

Настроили тип и поля один раз — и каждая новая заявка приходит структурированной: диспетчеру не нужно допрашивать клиента, а клинер выезжает подготовленным.

Разбор на примере: Клининговая компания «ЧистоПро»

В «ЧистоПро» диспетчер Ирина Свежесть настроила приём заявок на доску «Заказы». Первая колонка — «Новые заявки», дальше «Подтверждена», «Назначен клинер», «Убираем сегодня» и «Готово». Тип карточки «Заявка на уборку» она дополнила полями: адрес, метраж, тип уборки, санузлы, животные, окна. Публичную ссылку на форму менеджер Анна Чистова повесила на сайт и в профиль компании в соцсети, а QR-код распечатала на листовках для подъездов.

В пятницу вечером клиент заходит на сайт и оставляет заявку: «генеральная уборка, 65 м², двухкомнатная, 1 санузел, есть кот, помыть окна, суббота, к 11:00, адрес — ул. Чистая, 7, кв. 42». Через секунду в колонке «Новые заявки» появляется карточка со всеми этими данными и бейджем новой. Ирина видит уведомление тем же вечером, звонит подтвердить, называет цену (по метражу и типу уборки в карточке уже прикинуто ~4 500 ₽) и перетаскивает карточку в «Подтверждена».

Дальше Ирина смотрит, кто свободен в субботу утром. Ольга Мойкина уже занята на двух адресах, Виктор Пылесосов — на выезде за городом, а Елена Блеск свободна к 11:00. Ирина назначает Елену ответственной за заявку, ставит дату-время выезда и двигает карточку в «Назначен клинер». Елене приходит уведомление о новом заказе, а утром в субботу — напоминание перед выездом с адресом, метражом и пометкой «есть кот, окна помыть».

В субботу Елена приезжает по адресу из карточки, ничего не переспрашивая, отмечает заявку как «Убираем сегодня», а по завершении двигает в «Готово». За неделю через доску прошло 30 с лишним заявок с формы и по телефону — и ни одна не потерялась в переписке. Телефон клиента с ул. Чистой попал в раздел «Клиенты», так что в следующий раз его заказ Ирина оформит в пару кликов, с уже известным адресом и историей.

Что это даёт клининговой компании

Приём заявок через форму, которая сама превращается в карточку на доске, убирает потери на входе и делает поток заказов управляемым — это сразу видно и по деньгам, и по нервам команды:

• Ни одна заявка не теряется. Клиент заполняет форму сам в любое время суток, а заявка мгновенно ложится карточкой в колонку — она не зависит от того, освободилась ли Ирина у телефона.
• Приём заявок идёт 24/7 без диспетчера. Ночью и в выходной клиент оставляет заказ сам, и утром он уже ждёт в «Новых заявках», а не в десяти разных чатах.
• Клинер выезжает подготовленным. Адрес, метраж, тип уборки, кот и окна — всё в карточке, без звонков «а как проехать» и «что именно убирать».
• Понятно, что на каком этапе. Колонки со счётчиками показывают, сколько заявок новых, сколько подтверждено и сколько уже в работе, — вся картина заказов на одном экране.
• Ровное распределение между клинерами. Видно, кто занят, а кто свободен, — заявка достаётся тому, кто действительно может приехать, без накладок и «ничьих» заказов.
• Меньше срывов. Уведомления и напоминания клинеру перед выездом возвращают тех, кто иначе бы забыл или перепутал время.
• История клиентов копится сама. Повторные заказы оформляются за пару кликов, постоянному клиенту не нужно каждый раз диктовать адрес — это подталкивает к повторным продажам.

В сумме компания перестаёт терять заказы ещё на входе, а приём заявок из вечной беготни диспетчера превращается в спокойный, наглядный поток на доске.