Онлайн-запись в автосервис: слоты по мастерам без телефона

В автосервисе запись почти всегда держится на телефоне и бумажном журнале. Клиент звонит, приёмщик Роман отрывается от машины на подъёмнике, листает журнал, ищет свободное окно, вслух согласует время — и записывает карандашом. Половина звонков приходит в самый пик, когда трубку взять некому, и человек просто уезжает в соседний сервис.

Дальше начинаются накладки: две машины записали на одно окно к одному слесарю, диагност Олег в этот день на выходном, а клиент об этом не знает, кто-то не приехал и пост простоял впустую. Каждая такая дырка в расписании — это недозагруженный подъёмник, нервный приёмщик и потерянная выручка, которую уже не вернуть.

В КанБан за запись отвечает отдельный модуль Онлайн-запись. Клиент сам выбирает свободный слот к нужному мастеру на публичной странице или по QR-коду, запись превращается в карточку-заказ на доске, а система напоминает клиенту о визите. Часы записи и график сотрудников при этом учитываются автоматически — занятое и нерабочее время просто не предлагается.

В чём проблема автосервиса

Пока запись идёт «по звонку», расписание сервиса живёт только в голове приёмщика и в бумажном журнале — а это источник постоянных потерь.

• Звонки в пик остаются без ответа. Утренний наплыв — самое горячее время у стойки, и именно тогда некому взять трубку. Несостоявшийся звонок = ушедший клиент.
• Двойные записи и накладки. Две машины на одно окно к одному слесарю, запись на день, когда диагност в отгуле, — вручную такие конфликты не отследить.
• Неявки и простой постов. Клиент забыл про визит, никто ему не напомнил — подъёмник стоит пустой в оплаченный рабочий час.
• Перенос — это снова звонки. Клиенту нужно на другой день, приёмщик перезванивает, ищет окно, правит журнал. Время съедается на согласование.
• Нет единой картины загрузки. Сколько машин записано на завтра, кто из мастеров загружен, а кто простаивает — по бумажному журналу за секунду не понять.

Итог: приёмщик работает диспетчером на телефоне вместо приёмки, а расписание всё равно дырявое.

Как решает КанБан

Модуль «Онлайн-запись» переносит расписание из журнала в систему и отдаёт часть работы самому клиенту. Компания выбирает удобный режим записи:

• Свободное время — клиент оставляет заявку на желаемое время, компания подтверждает;
• Слоты расписания — вы заранее открываете конкретные окна к конкретному мастеру (например, диагностика к Олегу с 9:00 по 30 минут), и клиент бронирует только свободные;
• Услуги и сотрудники — каталог услуг с длительностью и ценой, привязанных к мастерам, которые их выполняют.

Что это даёт на практике:

• Публичная страница записи и QR-код. Ссылку можно повесить на сайт и в соцсети, а QR — распечатать на ресепшене или на визитке. Клиент открывает страницу, выбирает мастера и свободный слот сам.
• Часы записи и график учитываются. Клиенту предлагается только время в рамках часов приёма клиентов и рабочего графика мастера — на выходной или в занятый час записаться нельзя. Занятость мастера задачами с доски тоже видна, чтобы его не поставили на два дела разом.
• Подтверждение записи. Если включено подтверждение, новая запись попадает во входящие, и приёмщик её подтверждает или отклоняет одним нажатием.
• Перенос и отмена. Клиент сам переносит визит на другой свободный слот или отменяет его из личного кабинета — старое окно освобождается, компания получает уведомление.
• Напоминания. За заданное число часов до визита клиент получает напоминание (например, за сутки и за два часа), сотруднику — своё. Меньше неявок.
• Каждая запись — карточка-заказ. Бронь автоматически становится карточкой в нужной колонке заранее выбранной доски, с временем визита и мастером — расписание и рабочая доска сервиса это одно целое.

Разбор на примере: Автосервис «МоторА»

В Автосервис «МоторА» три ключевых мастера: приёмщик Роман, диагност Олег и слесарь Юрий. Раньше вся запись держалась на телефоне Романа, и он же был «узким горлышком» в час пик.

Роман включает модуль записи в режиме слоты расписания. Часы записи клиентов он ставит 9:00–19:00, а сотрудникам заводит графики: Олег-диагност работает пн–пт, Юрий — по сменам. Дальше Роман массово нарезает слоты на неделю: диагностику к Олегу — окнами по 30 минут, слесарные работы к Юрию — по часу. Система при этом не даёт открыть слоты за пределами часов записи и рабочих дней мастера.

Публичную страницу записи Роман вешает на сайт и распечатывает лист с QR-кодом на стойку. Теперь клиент с «Солярисом» сканирует QR телефоном, видит свободные окна диагностики к Олегу на неделю вперёд и бронирует четверг, 10:00. Запись сразу приходит Роману во входящие — он подтверждает её одним нажатием, и на доске сервиса появляется карточка-заказ на четверг с мастером Олегом.

За сутки и за два часа до визита клиент получает напоминание — машина приезжает вовремя, пост не простаивает. Когда у клиента меняются планы, он сам переносит запись на пятницу из личного кабинета: слот четверга освобождается и снова доступен другим, а Роману приходит уведомление о переносе. Ни одного звонка — а расписание всегда актуально.

Что это даёт автосервису

Онлайн-запись снимает с приёмщика роль телефонного диспетчера и убирает дыры в расписании:

• Запись идёт круглосуточно и без звонков. Клиент бронирует слот сам, в любое время — даже когда сервис закрыт, а приёмщик занят машиной.
• Нет двойных записей и накладок. Занятые слоты и нерабочее время просто не предлагаются, а график мастера учитывается автоматически.
• Меньше неявок. Напоминания клиенту за сутки и за пару часов возвращают тех, кто иначе бы забыл, — посты не простаивают.
• Перенос без участия приёмщика. Клиент сам двигает визит на свободный слот, старое окно тут же освобождается для других.
• Загрузка как на ладони. Видно, сколько машин записано, кто из мастеров загружен, а у кого есть свободные окна на завтра.
• Запись и рабочая доска — одно целое. Каждая бронь сразу становится заказ-нарядом в нужной колонке, без ручного переноса из журнала.