Заявки и заказы с сайта для магазина: приём онлайн — КанБан

В магазине «ТехноПро» заказы приходят отовсюду сразу. Кто-то пишет в директ «есть ли в наличии?», кто-то оставляет заявку в форме на сайте, кто-то звонит и просит отложить товар, а кто-то присылает список на почту. Менеджер заказов Алексей разрывается между вкладками, мессенджерами и телефоном — и в этой суете часть обращений неизбежно проваливается: не записали номер, забыли ответить на письмо, потеряли переписку с адресом доставки.

Каждая упущенная заявка — это несобранный заказ и ушедшая к конкуренту выручка. А ещё это хаос на входе: заявки лежат в пяти разных местах, никто не знает, кто за какую отвечает, склад не в курсе, что резервировать, а курьерам Петру и Роману нечего везти, потому что заказ так и не оформили. Понять, сколько заказов реально в работе на сегодня, невозможно.

В КанБан есть отдельная функция «Приём заявок онлайн»: вы включаете публичную форму для доски, получаете постоянную ссылку и QR-код, при желании ставите виджет-кнопку на сайт — и любая заявка покупателя сразу падает карточкой в нужную колонку доски, с ответственным, обязательными полями и привязкой к клиенту. Разберём, как это устроено и как настроить, на примере «ТехноПро».

В чём проблема приёма заказов в магазине

Пока заявки поступают вразнобой, вход в магазин — самое слабое место. Директ прочитали и забыли ответить, письмо утонуло в почте, звонок записали на стикер, который потом потеряли. Покупатель не любит ждать и уходит туда, где отреагировали за минуту.

Типичные боли на этапе приёма заказов, знакомые любому магазину и службе доставки:

• Заявки в разных каналах. Сайт, мессенджеры, соцсети, почта, телефон — единого списка заказов нет, и что-то обязательно теряется между окнами.
• Некому отвечать вовремя. Менеджер собирает предыдущий заказ или консультирует в зале, а новое обращение висит без ответа полчаса.
• Неполные данные. Записали «Сергей, наушники» — без телефона, точной модели, адреса и способа доставки, и оформить заказ невозможно.
• Двойной ввод. Заявку сначала записали в блокнот или чат, потом вручную перебили в таблицу и в учёт — время и ошибки в адресах.
• Склад и курьеры не в курсе. Товар не зарезервировали, а курьеру не поставили задачу — заказ есть, а движения по нему нет.
• Нет привязки к клиенту. Один и тот же покупатель заказывает третий раз, но история его заказов нигде не связана — ни скидку предложить, ни повтор оформить.

В итоге поток обращений есть, а управляемого приёма — нет. Заказы не считаются, теряются и не превращаются в карточки на доске автоматически.

Как решает КанБан

Функция «Приём заявок онлайн» превращает вход в магазин в один управляемый канал. Вы открываете доску заказов, включаете приём заявок — и получаете готовую публичную форму, которую покупатель заполняет сам. Что она умеет:

• Публичная форма по типу карточки. Каждая заявка настраивается под свой тип карточки (например, «Заказ» или «Заявка на доставку»): клиент видит только те поля, которые вы отметили. Можно создать несколько форм — по одной на каждый тип карточки.
• Ссылка, QR-код и виджет. У формы есть постоянная ссылка вида /request/… и QR-код — его можно скачать, распечатать и повесить на витрине, ценнике или упаковке. А ещё есть готовый код виджета: одна строка на сайт, и на нём появляется плавающая кнопка «Оставить заявку».
• Заявка падает карточкой в выбранную колонку. Вы указываете, в какую колонку доски попадают новые заявки — например, «Новые заказы». Отправленная клиентом форма мгновенно становится карточкой в этой колонке, без ручного переноса.
• Ответственные за новые заявки. Назначаете сотрудников, которые автоматически становятся исполнителями по каждому входящему заказу, — заявка не остаётся «ничьей».
• Обязательные поля и защита от пустых заявок. Для любого поля включается флажок «обязательное» — клиент не отправит форму, не заполнив его. Так вы всегда получаете телефон, товар, адрес и способ доставки.
• Привязка к клиенту. Режим «Обязательная регистрация» просит покупателя войти (по email с кодом или по секретному полю) — заказ связывается с его карточкой клиента и историей покупок. Режим «Свободная» пускает без входа, если важна скорость оформления.

Форма оформлена под ваш магазин: показывает название и логотип «ТехноПро», а не абстрактный сервис. Покупатель видит бренд магазина и понимает, что оставляет заказ именно вам.

Ссылка, QR-код и виджет: заявки из любого канала

Форма приёма заявок бесполезна, если её негде показать. Поэтому у каждой формы КанБан сразу генерирует три способа поделиться ею — под все точки контакта магазина, и все они ведут заказы на одну и ту же доску.

• Постоянная ссылка. Адрес формы вида /request/… не меняется. Его можно вставить в шапку профиля в соцсетях, в описание карточки товара на маркетплейсе, в рассылку или в автоответ мессенджера — покупатель переходит и оформляет заказ.
• QR-код для офлайна. Тот же адрес доступен QR-кодом: скачайте картинку, распечатайте и разместите там, где покупатель уже держит телефон, — на витрине, на ценнике, в примерочной, на упаковке или в чеке. Клиент наводит камеру и оставляет заявку прямо со смартфона, не набирая ничего вручную.
• Виджет на сайт. Готовая строка кода <script> вставляется в конец страницы сайта. На нём появляется плавающая кнопка «Оставить заявку»: посетитель жмёт её, заполняет форму — и заказ падает карточкой на доску, без интеграций и программиста. Цвет, подпись и положение кнопки настраиваются параметрами.

Кнопкой «Предосмотр» вы в любой момент видите форму глазами покупателя. Настроили один раз — и все каналы, от QR на витрине до кнопки на сайте, собирают заказы в одно место.

Разбор на примере: Магазин «ТехноПро»

В «ТехноПро» решили навести порядок на входе. Менеджер заказов Алексей открывает доску магазина и в настройках включает «Приём заявок онлайн». Создаёт форму для типа карточки «Заказ» и даёт ей понятное название — «Оформить заказ».

Дальше он настраивает поля. Оставляет встроенные «Имя», «Телефон или email» и «Описание», а к ним добавляет поля типа карточки — «Товар», «Количество», «Адрес доставки» и «Способ получения». Телефон, товар и адрес помечает как обязательные, чтобы потом не выяснять их по телефону. В блоке «Привязать к колонке доски» выбирает колонку «Новые заказы» — именно туда будут падать заявки. В «Ответственные за новые заявки» ставит себя, Алексея: каждый заказ сразу окажется у него.

Теперь у формы есть ссылка и QR-код. Ссылку Алексей вставил в шапку профиля магазина в соцсетях, QR распечатал и повесил на витрине и на упаковке заказов, а строку виджета отдал вставить в конец главной страницы сайта «ТехноПро» — теперь там есть кнопка «Оставить заявку».

Вечером покупатель на сайте выбирает беспроводные наушники, жмёт кнопку и заполняет форму — имя, телефон, товар, количество, адрес и способ доставки «курьером». Заявка мгновенно появляется карточкой в колонке «Новые заказы», ответственным уже стоит Алексей. Утром он видит её на доске, подтверждает заказ по телефону и двигает карточку в «Сборка». Кладовщик Ирина Складова собирает товар со склада, отмечает готовность и передаёт карточку в «Доставка». Курьер Пётр берёт заказ на сегодняшний маршрут, а второй заказ на другой конец города достаётся Роману. Из 14 заявок за день ни одна не потеряна, и ни одну не пришлось вводить вручную.

Что это даёт магазину и доставке

Один настроенный канал приёма заменяет разрозненные звонки, чаты, почту и стикеры. Результат заметен сразу:

• Ни один заказ не теряется. Все обращения с формы, QR и виджета собираются на одной доске карточками — терять их физически негде.
• Приём работает круглосуточно. Покупатель оформляет заказ ночью и в выходной; утром он уже ждёт менеджера на доске.
• Никакого двойного ввода. Заявка сразу становится карточкой-заказом — не нужно переписывать данные из чата в таблицу и в учёт, адреса не искажаются.
• Данные заполнены сразу. Обязательные поля гарантируют, что телефон, товар, адрес и способ доставки уже есть — не приходится перезванивать за уточнениями.
• За каждый заказ кто-то отвечает. Ответственные назначаются автоматически, заявка не зависает «ничьей» между менеджером, складом и курьером.
• Склад и курьеры в потоке. Заказ движется по колонкам «Новые → Сборка → Доставка», и каждый видит свою часть работы на доске.
• История клиента связана. При обязательной регистрации заказ привязывается к покупателю — повторные заявки, любимые товары и контакты видны в одном месте.