Приём заявок онлайн для автосервиса: форма, QR и виджет

В автосервис заявки приходят отовсюду: кто-то звонит, кто-то пишет в мессенджер, кто-то оставляет комментарий на сайте, а кто-то просто приезжает без записи. Мастер-приёмщик разрывается между телефоном и цехом, и в этой суете часть обращений неизбежно теряется: не записали номер, забыли перезвонить, потеряли переписку.

Каждая упущенная заявка — это недозагруженный пост и ушедший к конкурентам клиент. А ещё это хаос на входе: заявки лежат в трёх разных местах, никто не знает, кто за какую отвечает, и невозможно понять, сколько машин реально ждёт очереди на ближайшие дни.

В КанБан есть отдельная функция «Приём заявок онлайн»: вы включаете публичную форму для доски, получаете ссылку и QR-код, при желании ставите виджет-кнопку на сайт — и любая заявка от клиента сразу падает карточкой в нужную колонку, с ответственным и привязкой к клиенту. Разберём, как это настроить, на примере автосервиса «МоторА».

В чём проблема приёма заявок в автосервисе

Пока заявки поступают вразнобой, вход в сервис — самое слабое место. Телефон занят, приёмщик в цеху, сообщение в мессенджере прочитали и забыли ответить. Клиент не любит ждать и уезжает туда, где ответили быстрее.

Типичные боли на этапе приёма, знакомые любому СТО:

• Заявки в разных каналах. Телефон, мессенджеры, соцсети, сайт — единого списка нет, и что-то обязательно проваливается.
• Некому отвечать. Приёмщик занят машиной у подъёмника, а обращение висит без ответа полчаса.
• Неполные данные. Записали «Иванов, стучит спереди» — без телефона, марки и госномера, и перезвонить некому.
• Двойной ввод. Заявку сначала записали в тетрадь, потом вручную перебили в учёт — время и ошибки.
• Нет привязки к клиенту. Один и тот же человек обращается третий раз, но история его машин нигде не связана.

В итоге поток обращений есть, а управляемого приёма — нет. Заявки не считаются, теряются и не превращаются в заказ-наряды автоматически.

Как решает КанБан

Функция «Приём заявок онлайн» превращает вход в сервис в один управляемый канал. Вы открываете доску, включаете приём заявок — и получаете готовую публичную форму, которую клиент заполняет сам. Что она умеет:

• Публичная форма по типу карточки. Каждая заявка настраивается под свой тип карточки (например, «Заказ-наряд»): клиент видит те поля, которые вы отметили. Можно создать несколько форм — по одной на каждый тип карточки.
• Ссылка, QR-код и виджет. У формы есть постоянная ссылка вида /request/… и QR-код — его можно скачать, распечатать и повесить на ресепшене. А ещё есть готовый код виджета: одна строка на сайт, и на нём появляется плавающая кнопка «Оставить заявку».
• Заявка падает карточкой в выбранную колонку. Вы указываете, в какую колонку доски попадают новые заявки. Отправленная клиентом форма мгновенно становится карточкой в этой колонке — без ручного переноса.
• Ответственные за новые заявки. Назначаете сотрудников, которые автоматически становятся исполнителями по каждой входящей заявке, — заявка не остаётся «ничьей».
• Обязательные поля и защита от пустых заявок. Для любого поля включается флажок «обязательное» — клиент не отправит форму, не заполнив его. Так вы всегда получаете телефон, марку и описание проблемы.
• Привязка к клиенту. Режим «Обязательная регистрация» просит клиента войти (по email с кодом или по секретному полю) — заявка связывается с его карточкой клиента и историей обращений. Режим «Свободная» пускает без входа, если важна скорость.

Форма оформлена под вашу компанию: показывает название и логотип «МоторА», а не абстрактный сервис. Клиент видит бренд автосервиса и понимает, что оставляет заявку именно вам.

Разбор на примере: Автосервис «МоторА»

В «МоторА» решили навести порядок на входе. Владелец открывает доску автосервиса и в настройках включает «Приём заявок онлайн». Создаёт форму для типа карточки «Заказ-наряд» и даёт ей понятное название — «Заявка на ремонт».

Дальше он настраивает поля. Оставляет встроенные «Имя», «Телефон или email» и «Описание», а к ним добавляет поля типа карточки — «Марка» и «Госномер». Телефон, марку и описание помечает как обязательные, чтобы приёмщику Роману не приходилось потом выяснять их по телефону. В блоке «Привязать к колонке доски» выбирает колонку «Приёмка» — именно туда будут падать заявки. В «Ответственные за новые заявки» ставит Романа: каждая заявка сразу окажется у него.

Теперь у формы есть ссылка и QR-код. QR распечатали и повесили на стойке ресепшена и на въезде — клиент наводит камеру и оставляет заявку прямо с телефона. Строку виджета вставили в конец главной страницы сайта «МоторА»: теперь на сайте есть кнопка «Оставить заявку», и обращения с сайта тоже идут на доску.

Вечером клиент со стуком в подвеске заходит на сайт, жмёт кнопку, заполняет форму — имя, телефон, марку, госномер и жалобу. Заявка мгновенно появляется карточкой в колонке «Приёмка», ответственным уже стоит Роман. Утром он видит её на доске, звонит клиенту, уточняет детали и передаёт машину диагносту Олегу, а затем — слесарю Юрию. Ни одно обращение не потерялось, и вводить его вручную не пришлось.

Что это даёт автосервису

Один настроенный канал приёма заменяет разрозненные звонки, чаты и бумажки. Результат заметен сразу:

• Ни одна заявка не теряется. Все обращения с формы, QR и виджета собираются на одной доске карточками — терять их физически негде.
• Приём работает круглосуточно. Клиент оставляет заявку ночью и в выходной; утром она уже ждёт приёмщика на доске.
• Никакого двойного ввода. Заявка сразу становится карточкой-заказ-нарядом — не нужно переписывать данные из тетради в учёт.
• Данные заполнены сразу. Обязательные поля гарантируют, что телефон, марка и описание проблемы уже есть — не приходится перезванивать за уточнениями.
• За каждую заявку кто-то отвечает. Ответственные назначаются автоматически, обращение не зависает «ничьим».
• История клиента связана. При обязательной регистрации заявка привязывается к клиенту, и повторные обращения видны в одном месте.