Финансы ветклиники: доход по приёмам и зарплата — КанБан

В ветеринарной клинике «Айболит» деньги ходят каждый день: хозяева оплачивают первичный осмотр, вакцинацию, УЗИ, анализы, чистку зубов, стерилизацию и сложные операции. Часть платит на кассе картой, часть — наличными администратору Ольге Регистровой, кто-то оставляет питомца на стационар и доплачивает по мере лечения. Приёмная не пустует, врачи заняты с утра до вечера. Но стоит владельцу спросить «сколько мы реально заработали в июне и кто из врачей принёс этот доход?» — и внятного ответа нет. Оплаты разбросаны по кассовой ленте, тетради Ольги, чекам и памяти.

Эта слепота стоит дорого. Общую выручку ещё видно из кассы, а вот доход по приёмам и услугам, расход на медикаменты и зарплату врачей — почти никогда. Непонятно, что приносит основные деньги: терапия, хирургия, вакцинация или диагностика. Непонятно, кто из врачей — Игорь Лапин, Марина Хвостова или хирург Пётр Когтев — загружен и прибылен, а кто простаивает. Лекарства и расходники уходят в лечение и «растворяются» — сколько препаратов списано на конкретного пациента и сколько это стоило, никто не считает. Без этих цифр нельзя ни поднять цену вовремя, ни рассчитать врачу процент честно, ни понять, окупается ли новый УЗИ-аппарат.

В КанБан для этого есть раздел «Финансы». Оплату хозяина отмечают кнопкой «Доход» — с суммой и статьёй услуги, — расход на медикаменты вносят отдельной статьёй, а система сама сводит доход по статьям услуг, считает прибыль, строит помесячные тренды и раскладывает деньги по категориям «откуда пришли» и «куда ушли». Выработку и выручку по каждому врачу показывает отдельная вкладка «Зарплата». Разберём на примере клиники «Айболит».

В чём проблема ветклиники

Ветклиника зарабатывает не только руками врачей, но и точным счётом. Проблема в том, что учёт оплат почти всегда ведётся обрывками, и целостной картины дохода не складывается:

• Не видно дохода по услугам. Из кассы видно общую выручку, а что именно её дало — приёмы терапевта, хирургия, вакцинация, УЗИ или анализы — не разложено. Непонятно, на чём клиника реально зарабатывает, а что делается почти в ноль.
• Не видно выработки врачей. Кто из врачей принёс больше денег за месяц — Игорь Лапин, Марина Хвостова или хирург Пётр Когтев, — считается вручную по записям, а значит, редко и неточно. Рассчитать честный процент врачу не с чего.
• Медикаменты «растворяются». На приёме и в стационаре уходят вакцины, антибиотики, наркоз, капельницы, расходники. Сколько препаратов списано на конкретного пациента и сколько это стоило клинике — нигде не зафиксировано, поэтому себестоимость лечения неизвестна.
• Оплаты не привязаны к приёму. Деньги пришли, но за какой визит и какого питомца — не зафиксировано. Свести доход с расписанием и понять среднюю сумму приёма невозможно.
• Прибыль на глаз. Про зарплату врачей и ассистентов, аренду, корма для стационара и закупку лекарств вспоминают в последний момент, поэтому «прибыль» почти всегда завышена.
• Отчёт вручную. Чтобы показать цифры бухгалтеру или совладельцу, кто-то вечерами сводит таблицу в Excel — долго и с ошибками.

Корень один: оплаты и расходы нигде не сведены вместе и не привязаны ни к услуге, ни к врачу, ни к приёму. Нужен единый учёт, где каждый платёж и каждое списание медикаментов относятся к категории и специалисту, а доход, прибыль и тренды считаются сами.

Как решает КанБан

Раздел «Финансы» в КанБан — это простой учёт оплат и расходов, который сам превращается в аналитику клиники. Работа сводится к паре кнопок, а сводка собирается автоматически:

• Оплата в один клик. Две кнопки — зелёный «Доход» и красный «Расход». В окне указываете сумму, статью, дату и заметку (например, «оплата приёма, вакцинация» или «закупка медикаментов»). Оплату можно привязать к карточке приёма и к владельцу питомца, и она сразу попадает в учёт.
• Статьи услуг и расходов. Категории доходов под ветклинику — «Первичный приём», «Вакцинация», «Хирургия», «Диагностика (УЗИ, анализы)», «Стационар», — и статьи расходов «Зарплата», «Медикаменты», «Расходники», «Аренда», «Корма». Новую статью заводят прямо в окне операции, у каждой свой цвет. По ним строится вся разбивка дохода и расхода.
• Сводка с прибылью. Вкладка «Сводка» показывает три крупные плитки: Доходы (зелёная), Расходы (красная) и Прибыль — разница между ними. Прибыль краснеет, если ушли в минус. Это моментальный пульс финансов клиники.
• Разбивка по услугам. Две колонки — «Откуда деньги» и «Куда уходят» — раскладывают доходы и расходы по категориям с полосками долей. Видно, что хирургия приносит больше вакцинации, а медикаменты съедают заметную часть расходов.
• Помесячные тренды. Столбчатая диаграмма «Помесячно» рисует доход и расход по каждому месяцу двумя столбиками — зелёным и красным. Сразу видно, растёт клиника или проседает.
• Лучшие клиенты. Отдельный блок показывает, кто из владельцев принёс больше всего оплат за период, — на постоянных хозяевах с несколькими питомцами держится основная выручка.
• Диаграмма и экспорт. Вкладка «Диаграмма» открывает конструктор с готовыми источниками «Доходы/расходы по месяцам» и «По категориям»: выбираете тип диаграммы, формулу для разницы и процентов и сохраняете график для отчёта.

Ничего не нужно вести в отдельной таблице: каждая оплата и каждое списание медикаментов отмечаются один раз, а доход по услугам, прибыль и тренды пересчитываются сами.

Медикаменты и зарплата: расход на лечение и честный процент врачу

Главный вопрос собственника ветклиники — не только «сколько заработали всего», но и «сколько на этом потратили лекарств» и «кто это заработал». В ветеринарии врачи почти всегда работают на проценте, а лечение съедает препараты, поэтому доход и расход нужно видеть в разрезе услуг, медикаментов и врачей — иначе расчёт зарплаты и себестоимости превращается в спор.

• Медикаменты — отдельной статьёй расхода. Закупку вакцин, антибиотиков, наркоза, капельниц и расходников проводят «Расходом» по статье «Медикаменты». А потраченное на конкретный приём можно привязать к карточке — так видно, сколько лекарств ушло на эту операцию и какова себестоимость лечения.
• Выработка привязана к врачу. Врач — это назначенный на приём сотрудник (исполнитель карточки). По завершённым приёмам его выработка и выручка по услугам собираются сами во вкладке «Зарплата», а не считаются вручную по записям.
• Выработка за месяц. Отдельная вкладка «Зарплата» (доступна администратору и управляющему) сводит выработку врачей: сколько приёмов проведено («Проведено»), какая «Выручка услуг» получилась и сколько причитается по ставке из колонок «За визит, ₽» и «% от услуг». Ставки правит прямо в таблице администратор.
• Честный расчёт вместо споров. Выработка терапевта и хирурга считается по фактически проведённым приёмам (со статусом «Завершена»), а не по памяти. Врач видит, за что ему начислено, — конфликтов на зарплате становится меньше.
• Кто загружен, кто простаивает. Сравнив выручку по врачам во вкладке «Зарплата», владелец видит, что хирург Пётр Когтев при меньшем числе приёмов даёт основную выручку, а терапевтическое кресло стоит недозагруженным, — и перераспределяет запись.

Так «сколько заработала клиника» превращается в «сколько заработал каждый врач и во сколько обошлись лекарства», а зарплата на проценте считается сама, из проведённых приёмов.

Разбор на примере: Ветеринарная клиника «Айболит»

Администратор Ольга Регистрова завела в «Финансах» статьи под клинику: доходы — «Первичный приём», «Вакцинация», «Хирургия», «Диагностика», «Стационар»; расходы — «Зарплата», «Медикаменты», «Расходники», «Аренда», «Корма». Дальше учёт идёт по ходу приёмов. Хозяин привёл кота на вакцинацию к Игорю Лапину — Ольга нажимает «Доход»: сумма 1 800 ₽, статья «Вакцинация», заметка «оплата приёма, комплексная прививка». Марина Хвостова провела УЗИ брюшной полости собаке — «Доход», 2 500 ₽, статья «Диагностика». Пришёл счёт от поставщика за партию вакцин и антибиотиков — «Расход», статья «Медикаменты».

Со сложными случаями удобно видеть себестоимость прямо на карточке операции. Хирург Пётр Когтев прооперировал собаку — стерилизация за 9 000 ₽. В блоке «Деньги» на карточке операции Ольга отмечает оплату «Доходом», а расход на медикаменты — наркоз, шовный материал, капельницу на 1 400 ₽ — «Расходом»; блок сразу показывает «Прибыль по заказу», то есть чистую отдачу от операции. Пёс остаётся на стационар: доплаты за дни в клинике Ольга проводит «Доходом» со статьёй «Стационар».

В конце месяца владелец открывает вкладку «Сводка». Плитки показывают: доходы 640 000 ₽, расходы 410 000 ₽, прибыль 230 000 ₽ зелёным. Разбивка «Откуда деньги» открывает глаза: «Хирургия» — самая длинная полоса, хотя приёмов у Петра Когтева меньше всех; «Вакцинация» и «Диагностика» идут следом, а «Первичный приём» в деньгах даёт немного, зато приводит пациентов на лечение. Колонка «Куда уходят» показывает, что после зарплатного фонда именно «Медикаменты» съедают больше, чем аренда.

Помесячная диаграмма подтверждает тренд: зелёные столбцы доходов растут третий месяц подряд. Владелец переходит во вкладку «Диаграмма», строит по источнику «По категориям» круговую диаграмму дохода по услугам, применяет формулу для доли хирургии и сохраняет график для совладельца. А во вкладке «Зарплата» он видит выработку Игоря Лапина, Марины Хвостовой и Петра Когтева и начисляет процент по факту — финансовый отчёт и расчёт зарплат за месяц готовы без единой таблицы в Excel.

Что это даёт ветклинике

Когда оплаты и расходы сведены в одном месте и привязаны к услуге, врачу и приёму, управление ветклиникой меняется по существу:

• Виден доход по услугам. Не общая касса, а разбивка: сколько принесли приёмы, вакцинация, хирургия, диагностика и стационар, — понятно, на чём клиника реально зарабатывает.
• Виден доход по врачам. Кто из специалистов даёт основную выручку и кто недозагружен, — видно из выработки во вкладке «Зарплата», а процент считается по проведённым приёмам без споров.
• Медикаменты под контролем. Списание лекарств отдельной статьёй и привязка к приёму показывают себестоимость лечения — понятно, во что обошлась операция и сколько уходит на препараты в месяц.
• Прибыль — точная цифра. Не «вроде в плюсе», а конкретная сумма после зарплат, медикаментов, аренды и кормов, которая пересчитывается сама после каждой оплаты.
• Динамика перед глазами. Помесячная диаграмма показывает рост или спад раньше, чем он превратится в кассовый разрыв.
• Отчёт за минуты. Диаграмма-конструктор и экспорт заменяют вечера сведения таблиц: график для бухгалтера или совладельца готов сразу.

Итог — собственник управляет клиникой по цифрам за минуту в день, видит доход по услугам и врачам честно, считает зарплату по факту и находит, где клиника теряет деньги на лекарствах, пока это ещё можно исправить.