Финансы и выручка магазина: доходы и расходы — КанБан

В магазине «ТехноПро» заказы идут потоком: одни оплатили картой на сайте, другие берут наличными у курьера, третьи попросили доставку в другой конец города, а кто-то вернул товар через неделю. Деньги крутятся каждый день, но сколько магазин заработал по итогам месяца — вопрос без ответа. Выручку считают «на глаз» по выписке банка, расходы — по чекам в ящике стола, а прибыль остаётся загадкой до тех пор, пока не закончатся деньги на закупку.

Отдельная беда — расходы, которые размазаны по каждому заказу. Курьер Пётр отвёз три заказа и сдал наличные, но сколько ушло на бензин и его смену — нигде не записано. Товар закупили по одной цене, продали по другой, скидку дали, часть заказов отменилась, за эквайринг банк удержал процент. В итоге выручка есть, а прибыли будто нет, и понять, где утекают деньги, невозможно.

В КанБан есть встроенный раздел «Финансы»: каждый доход и расход вносится кнопками «Доход» и «Расход» — с суммой, статьёй и заметкой, в которой удобно указать номер заказа. Доходы, расходы и прибыль система считает сама, учитываются оплаты, возвраты и комиссии, а во вкладке «Сводка» итоги за период и разбивка по статьям собираются автоматически. Ниже разберём, как это устроено и как настроить на примере «ТехноПро».

В чём проблема магазина

Пока финансы магазина живут в выписке банка и в голове владельца, деньги считать нечем. Выручка вроде идёт, но что от неё остаётся после закупки, доставки и комиссий — тайна, которая всплывает только в минус.

• Неизвестна реальная выручка. Часть заказов оплачена картой, часть — наличными курьеру, часть предоплатой. Сложить всё в одну цифру и понять, сколько магазин продал за неделю, вручную почти невозможно.
• Расходы не привязаны к заказам. Закупочная цена товара, доставка, бензин, зарплата курьера, комиссия эквайринга — всё это тратится по каждому заказу, но нигде не фиксируется. Себестоимость и прибыль по заказу неизвестны.
• Не видно, куда уходят деньги. В конце месяца на счету пусто, а по чему именно — по закупке, доставке или возвратам — не разобрать. Перерасход не отследить.
• Возвраты и отмены теряются. Клиент вернул товар, деньги отдали обратно — но в «выручке» этот заказ так и остался. Реальная картина завышена.
• Наличные у курьера — чёрная зона. Пётр и Роман возят заказы и собирают наличные, а сколько сдали и по каким заказам — сверяется вручную и с ошибками.

Таблица в Excel эту проблему решает лишь наполовину: её ведут отдельно от заказов, поэтому каждую сумму приходится вбивать дважды, цифры расходятся, а к концу месяца файл забрасывают.

Как решает КанБан

Раздел «Финансы» встроен в ту же систему, где вы ведёте заказы на доске, — поэтому учёт денег живёт там же, без второй программы и двойного ввода.

• Доходы и расходы одной лентой. Во вкладке «Операции» каждая запись — это сумма, дата, статья (продажа, закупка, доставка, зарплата, комиссия, возврат) и заметка. А во вкладке «Сводка» крупными числами видно «Доходы», «Расходы» и «Прибыль» за период.
• Связь с заказом. В заметке к операции указываете номер заказа — подсказка так и предлагает: «напр. оплата заказа №12». А материалы, списанные со склада на карточку, попадают в расходы автоматически, уже с привязкой к этой карточке.
• Статьи доходов и расходов. Продажи, закупка товара, доставка, зарплата курьеров, эквайринг, возвраты — каждая операция в своей статье (новую заводите кнопкой «+ новая статья»), поэтому потом видно, на что уходит больше всего денег.
• Учёт оплат и наличных. Оплату картой на сайте, наличные у курьера, предоплату — каждую записываете доходом и помечаете заказ в заметке, так что наличные курьера потом легко сверить с операциями.
• Возвраты и отмены. Возврат заводите расходом по статье «Возврат» и в заметке привязываете к тому же заказу — общая прибыль сразу уменьшается, а выручка не завышается.
• Итоги за период и по статьям. «Сводка» сама собирает доход, расход и прибыль, показывает динамику «Помесячно» и разбивку «Откуда деньги» и «Куда уходят» по статьям — структура денег видна без ручного суммирования.
• Всё в одном месте с заказами. Финансы не в отдельной таблице, а рядом с доской: а на самой карточке заказа блок «Заказ и оплата» показывает сумму заказа и отметку оплаты.

Прибыль магазина: доход минус расходы по статьям

Знать выручку — половина дела. Настоящий вопрос — сколько магазин зарабатывает после всех расходов. В КанБан вы заносите в «Финансы» и доходы, и все траты, а раздел сам считает прибыль и показывает, куда уходят деньги.

• Доход от заказа. Оплату от клиента — картой, наличными или предоплатой — записываете кнопкой «Доход» по статье «Продажа», а в заметке указываете заказ. Так вся выручка собирается в одной ленте.
• Расходы по заказу. Закупочную цену товара, доставку, бензин и смену курьера, комиссию эквайринга заносите кнопкой «Расход» по своим статьям. Материалы, списанные со склада на карточку, попадают в расходы сами.
• Прибыль считается сама. В «Сводке» из доходов вычитаются расходы — крупными числами видно «Прибыль», а не только «на сколько продали».
• Видно, где теряется наценка. Разбивка «Куда уходят» по статьям показывает, что съедает прибыль — доставка, закупка или возвраты, — и такие перекосы можно перестать повторять.

Настроили учёт доходов и расходов один раз — и вместо «вроде продаём, а денег нет» вы видите прибыль магазина и структуру расходов.

Разбор на примере: Магазин «ТехноПро»

В «ТехноПро» менеджер заказов Алексей ведёт все заказы на доске, а деньги по ним фиксирует в разделе «Финансы». Кнопкой «+ новая статья» заводит статьи: «Продажа», «Закупка товара», «Доставка», «Зарплата курьеров», «Эквайринг» и «Возврат».

Утром приходит заказ на наушники за 6 900 ₽. Алексей заводит карточку заказа на доске, а в «Финансах» жмёт «Доход»: 6 900 ₽, статья «Продажа», в заметке — «оплата заказа на наушники». Тут же кнопкой «Расход» заносит закупку наушников 4 200 ₽ (статья «Закупка товара») и комиссию эквайринга. Кладовщик Ирина Складова собирает заказ, а курьер Пётр везёт его через город; доставку — бензин и смену Петра, 300 ₽ — Алексей относит расходом по статье «Доставка». Все операции он помечает этим заказом в заметке: доход 6 900 ₽, расходы 4 700 ₽ — разница по заказу 2 200 ₽.

После обеда Роман развозит ещё пять заказов и сдаёт наличные. Алексей сверяет сумму сданных денег с записанными доходами во вкладке «Операции» — всё сходится, недостачи нет. Один клиент вернул товар: Алексей жмёт «Расход» по статье «Возврат» на 3 400 ₽ и в заметке привязывает к тому же заказу — общая прибыль сразу уменьшается, а выручка магазина за день перестаёт быть завышенной.

В конце месяца Алексей открывает «Сводку»: «Доходы», «Расходы» и «Прибыль» крупными числами, а рядом — разбивка «Откуда деньги» и «Куда уходят» по статьям. Видно, что больше всего денег уходит на закупку товара и доставку, что возвратов было на 18 тысяч, а чистая прибыль магазина — вот эта конкретная цифра, а не «вроде что-то заработали». Владельцу есть с чем идти планировать закупку и маршруты курьеров.

Что это даёт магазину

Финансовый учёт внутри той же системы, где живут заказы, превращает «денежный туман» в понятную картину, где видно каждую выручку и каждый расход.

• Знаете реальную выручку. Оплаты картой, наличными и предоплатой собираются в одну цифру — сколько магазин продал за период, видно без выписок.
• Видите прибыль, а не только оборот. Расходы записаны по статьям, прибыль в «Сводке» считается сама — понятно, сколько остаётся после закупки, доставки и комиссий.
• Понимаете, куда уходят деньги. Разбивка «Куда уходят» по статьям показывает, что съедает больше всего — закупка, доставка или возвраты, — и где можно сэкономить.
• Возвраты не искажают картину. Возврат уменьшает прибыль и общую выручку — цифры честные, без завышения.
• Наличные под контролем. Суммы, сданные курьерами, сверяются с записанными доходами в «Операциях» — недостачу видно сразу.
• Решения на цифрах. Есть чистая прибыль и структура расходов — можно осознанно планировать закупку, цены и доставку, а не действовать вслепую.