Учёт доходов и расходов кафе и ресторана: финансы — КанБан

В ресторане «Веранда» деньги ходят каждый день: гости расплачиваются за ужины и бизнес-ланчи, поставщики привозят мясо, овощи и напитки под накладные, в конце месяца — зарплата смене, аренда зала и коммуналка. Касса не пустует, столы бронируются, официант Олег закрывает чек за чеком. Но стоит управляющему спросить «сколько мы реально заработали в июне и куда ушли деньги?» — и внятного ответа нет. Цифры разбросаны по кассе, тетради закупок, чатам с поставщиками и голове бухгалтера.

Эта слепота стоит дорого. Прибыль считают «на глаз», и почти всегда завышенно — про списанные продукты, аренду, эквайринг и налоги вспоминают в последний момент. Не видно, какая статья съедает выручку: подорожали продукты, раздулся зарплатный фонд или кухня льёт себестоимость в мусорку. Не видно и главного показателя общепита — фудкоста, доли продуктов в выручке. А без цифр нельзя ни поднять цены в меню вовремя, ни ужать лишние закупки, ни понять, стоит ли брать ещё одного повара на кухню.

В КанБан для этого есть раздел «Финансы». Вы отмечаете доходы и расходы по статьям — зарплата, продукты, аренда, бар, — а система сама считает прибыль, строит помесячную диаграмму доходов и расходов, раскладывает деньги по категориям — «Откуда деньги» и «Куда уходят» — и позволяет собрать всё в диаграмме-конструкторе для отчёта собственнику. Разберём на примере ресторана «Веранда».

В чём проблема ресторана и кафе

Заведение зарабатывает не только вкусной кухней и полным залом, но и грамотным счётом. Проблема в том, что финансы кафе почти всегда ведутся обрывками, и целостной картины не складывается:

• Прибыль неизвестна. Выручку из кассы за смену видно, а сколько осталось после зарплат, закупки продуктов, аренды, эквайринга и налогов — считается редко и приблизительно. «Вроде в плюсе» — это не цифра.
• Расходы размазаны. Мясо оплачено с карты, овощи — наличкой на рынке, алкоголь — переводом поставщику, зарплата — в конце месяца. Всё в разных местах, и общей суммы трат никто не держит перед глазами.
• Фудкост считается на глаз. Главный показатель общепита — доля продуктов в выручке — либо не считается вовсе, либо «примерно 30%». А кухня тем временем может лить 40% в списания и порчу.
• Не видно, что съедает деньги. Выросли расходы — а на чём? На продуктах, на баре, на зарплатном фонде, на аренде? Без разбивки по статьям причину не найти.
• Нет динамики по месяцам. Сезон просел или заведение теряет гостей — по разрозненным записям тренд не увидеть. Спад замечают, когда уже кассовый разрыв и нечем платить за поставку.
• Отчёт собирается вручную. Чтобы показать цифры бухгалтеру или собственнику, кто-то вечерами сводит таблицу в Excel — долго и с ошибками.

Корень один: доходы и расходы нигде не сведены вместе и не разложены по статьям. Нужен единый учёт, где каждая операция привязана к категории, а прибыль, фудкост и тренды считаются сами.

Как решает КанБан

Раздел «Финансы» в КанБан — это простой учёт доходов и расходов заведения, который сам превращается в аналитику. Работа сводится к паре кнопок, а сводка собирается автоматически:

• Доход и расход в один клик. Две кнопки — зелёный «Доход» и красный «Расход». В окне указываете сумму, статью, дату и заметку (например, «выручка за смену 18.06» или «поставка мяса от ИП Смирнов»). Операция сразу попадает в учёт.
• Статьи доходов и расходов. Категории вроде «Кухня», «Бар», «Банкеты», «Доставка» для доходов и «Зарплата», «Продукты», «Аренда», «Коммуналка» для расходов. Новую статью можно завести прямо в окне операции.
• Сводка с прибылью. Вкладка «Сводка» показывает три крупные плитки: Доходы (зелёная), Расходы (красная) и Прибыль — разница между ними. Прибыль краснеет, если ушли в минус. Это моментальный пульс финансов заведения.
• Помесячные тренды. Столбчатая диаграмма «Помесячно» рисует доход и расход по каждому месяцу (за последние полгода) двумя столбиками — зелёным и красным. Сразу видно, растёте вы или проседаете к концу сезона.
• Разбивка по статьям. Две колонки — «Откуда деньги» и «Куда уходят» — раскладывают доходы и расходы по категориям с полосками долей. Видно, что бар Дениса приносит больше, чем казалось, а продукты съедают больше аренды.
• Лучшие клиенты. Отдельный блок «Лучшие клиенты» показывает, кто из постоянных гостей и корпоративных клиентов принёс больше всего оплат за период — на банкетах и по доставке.
• Диаграмма для отчёта. Вкладка «Диаграмма» открывает конструктор с готовыми источниками «Доходы/расходы по месяцам» и «По категориям»: выбираете тип диаграммы, формулу для разницы и процентов (в том числе для фудкоста) и сохраняете график для отчёта собственнику.

Ничего не нужно вести в отдельной таблице: каждая операция отмечается один раз, а прибыль, тренды и разбивка по статьям пересчитываются сами.

Фудкост и себестоимость: связь с закупками и складом

Для ресторана мало знать прибыль в рублях — важна доля продуктов в выручке, фудкост. Именно он показывает, зарабатывает кухня или проедает выручку. В КанБан этот счёт держится без отдельной программы, потому что закупки и списания связаны с финансами:

• Продукты — отдельная статья расходов. Все поставки мяса, рыбы, овощей, бакалеи и напитков заносятся по статьям «Продукты» и «Бар». В разбивке «Куда уходят» их доля видна сразу — это и есть фудкост в деньгах.
• Списания со склада. Когда со склада продуктов уходит сырьё в производство или списывается порча, КанБан автоматически записывает расход и помечает его значком «из склада». Такие авто-операции нельзя удалить вручную — они отражают реальное движение продуктов, а не ручную правку.
• Фудкост в проценте. Во вкладке «Диаграмма» по источнику «По категориям» можно применить формулу и получить долю статьи «Продукты» в выручке — тот самый фудкост в процентах. Норма общепита — держать его в районе 25-35%; если полоса поползла вверх, кухня начала лить деньги.
• Разделение кухни и бара. Доходы «Кухня» и «Бар» и расходы «Продукты» и «Бар» ведутся отдельно, так что видно наценку по каждому направлению: бар обычно даёт большую маржу, чем горячий цех.

Так финансы остаются честными: выручка приходит от закрытых чеков, себестоимость продуктов — со склада и из закупок, а фудкост считается по факту, а не «примерно 30%».

Разбор на примере: Ресторан «Веранда»

Управляющая — хостес Ирина — завела в «Финансах» статьи под заведение: доходы — «Кухня», «Бар», «Банкеты», «Доставка»; расходы — «Зарплата», «Продукты», «Бар», «Аренда», «Коммуналка». Дальше учёт идёт по ходу работы. Закрылась смена — Олег сдаёт кассу, Ирина нажимает «Доход», сумма выручки по залу, статья «Кухня», заметка «смена 18.06». Бар Дениса за вечер прошёл отдельной строкой по статье «Бар». Пришла поставка мяса и овощей для Марко — «Расход», статья «Продукты», заметка «ИП Смирнов». Списание испорченной зелени со склада записалось само со значком «из склада».

В конце месяца Ирина открывает вкладку «Сводка». Плитки показывают: доходы 2 100 000 ₽, расходы 1 620 000 ₽, прибыль 480 000 ₽ зелёным. Разбивка «Куда уходят» объясняет структуру: «Продукты» — самая длинная полоса, за ней «Зарплата», следом «Аренда». А блок «Откуда деньги» открывает глаза: бар Дениса дал почти четверть выручки — заметно больше, чем казалось «пары коктейлей за вечер», а банкеты по выходным вытянули весь месяц.

Помесячная диаграмма подтверждает тренд: зелёные столбцы доходов растут третий месяц с открытием летней веранды, но красные столбцы расходов подтягиваются следом — продукты подорожали. Ирина переходит во вкладку «Диаграмма», строит по источнику «По категориям» круговую диаграмму расходов, применяет формулу для доли статьи «Продукты» в выручке и получает фудкост — 34%. Многовато: значит, у Марко на кухне растут списания, пора смотреть закупки и порционирование. График фудкоста Ирина сохраняет для собственника — весь финансовый отчёт за месяц готов без единой таблицы в Excel.

Что это даёт ресторану и кафе

Когда доходы и расходы сведены в одном месте и разложены по статьям, управление деньгами заведения меняется по существу:

• Прибыль — точная цифра. Не «вроде в плюсе», а конкретная сумма после всех расходов, которая пересчитывается сама после каждой операции.
• Фудкост под контролем. Доля продуктов в выручке считается по факту — видно, когда кухня начинает лить себестоимость, и пора править закупки, порции или цены в меню.
• Видно, что съедает выручку. Разбивка по статьям показывает, растёт ли зарплатный фонд, дорожают ли продукты или тянет вниз аренда, — и куда можно ужать траты.
• Динамика перед глазами. Помесячная диаграмма показывает сезонный спад или рост раньше, чем он превратится в кассовый разрыв.
• Понятно, на чём зарабатываете. Блок «Откуда деньги» и «Лучшие клиенты» подсказывают, что приносит выручку — зал, бар, банкеты или доставка.
• Отчёт за минуты. Диаграмма-конструктор заменяет вечера сведения таблиц: график прибыли и фудкоста для бухгалтера или собственника готов сразу.

Итог — управляющий ведёт ресторан по цифрам за минуту в день, видит прибыль, фудкост и структуру расходов честно и находит, где заведение теряет деньги, пока это ещё можно исправить.