Сумма сделки на карточке: выручка по заказ-наряду — КанБан

В автосервисе «МоторА» машины едут потоком: за смену — замена масла, диагностика, переборка суппорта, кузовной ремонт. Каждый заказ-наряд приносит деньги, но сумма конкретного заказа нигде не закреплена. Она живёт в распечатке, в кассовом чеке и в голове мастера-приёмщика Романа. Спросишь через неделю «сколько принёс тот BMW с заменой сцепления?» — и никто уже не вспомнит.

Пока сумма не привязана к карточке, теряется главное — выручка в разрезе каждого заказа. Не видно, какой средний чек по сервису, какие услуги приносят деньги, а какие — только занимают подъёмник. Не видно, кто из мастеров делает выручку, а кто возится с копеечными заказами весь день. В итоге директор Ирина управляет сервисом вслепую: общая касса есть, а из чего она складывается — загадка.

В КанБан для этого есть простое, но ключевое поле — «Сумма сделки» прямо на карточке заказ-наряда. Мастер вносит стоимость заказа, и она сразу видна на плитке карточки на доске. А чтобы свести выручку, оплату по заказу проводят доходом — и раздел «Финансы» собирает доход по заказам, помесячную динамику, выработку по сотрудникам и диаграммы. Ниже разберём, как это устроено и как настроить на примере «МоторА».

В чём проблема автосервиса

Автосервис зарабатывает заказ-нарядами, но пока сумма каждого заказа не зафиксирована на карточке, вся выручка остаётся «одной кучей» в кассе — и разложить её по заказам, услугам и людям невозможно.

• Сумма заказа нигде не закреплена. Стоимость ремонта известна на приёмке и в чеке, но к самому заказу-наряду не привязана. Через неделю уже не скажешь, во сколько обошёлся тот или иной ремонт.
• Средний чек — на глаз. Сколько в среднем приносит один заказ — 3 000 или 12 000 рублей? Без суммы на каждой карточке эту цифру не посчитать, а значит, и планировать выручку не по чему.
• Не видно, что приносит деньги. Диагностика, кузов, слесарка, замена масла — какая услуга даёт основную выручку, а какая занимает пост и людей ради копеек, непонятно.
• Выработка мастеров — загадка. Кто из слесарей делает выручку, а кто весь день на одном мелком заказе — не видно. Премировать и загружать людей приходится по ощущению.
• Дорогой заказ теряется в потоке. Ремонт на 300 000 выглядит на доске так же, как замена лампочки. Без суммы на карточке его не отличить и не проконтролировать.
• Отчёт по выручке — вручную. Чтобы свести, сколько наработали за месяц и по каким заказам, кто-то вечером переписывает наряды в таблицу.

Корень один: у денег нет привязки к конкретному заказу-наряду. Пока сумма не стоит на карточке, выручку нельзя ни разложить, ни сравнить, ни спрогнозировать.

Как решает КанБан

В карточке заказ-наряда есть отдельное денежное поле «Сумма сделки». Мастер вносит туда стоимость заказа — и она сразу видна на карточке и на её плитке на доске, как быстрый ориентир суммы заказа.

• Сумма живёт на карточке. Стоимость заказа закреплена прямо в заказ-наряде и всегда под рукой: открыл карточку — видишь, во сколько обошёлся ремонт. Она не потеряется в чеках и распечатках.
• Видно прямо на доске. Заполненная сумма сделки сразу показывается на плитке карточки — так дорогие заказы выделяются в общем потоке, ещё до того, как открыть карточку.
• Выручка сводится в «Финансах». Оплату по заказу проводят доходом, и раздел «Финансы» показывает доход, расход и прибыль, а также помесячную динамику — без ручного сведения.
• Разбивка по статьям. Доходы раскладываются по статьям — «Откуда деньги» и «По категориям» в разделе «Финансы»: видно, какие работы приносят деньги, а какие только занимают подъёмник.
• Выработка по сотрудникам. За каждым заказом закреплён исполнитель, а вкладка «Зарплата» в «Финансах» показывает выработку за месяц: «Проведено», «Выручка услуг» и расчёт зарплаты — видно, кто из слесарей делает кассу.
• Оплата со ссылкой на заказ. Доход по заказу проводят прямо в блоке «Деньги» на карточке — операция привязывается к заказу и клиенту и попадает в раздел «Финансы» (вкладка «Операции») со ссылкой обратно на карточку.
• Аналитика и диаграммы. Во вкладке «Диаграмма» раздела «Финансы» из доходов и расходов строится конструктор диаграмм: доходы/расходы по месяцам и по категориям — готовый график для отчёта.

Главное — вносить сумму прямо в заказ-наряд и проводить оплату доходом. Дальше выручка, помесячная динамика, выработка и диаграммы собираются в разделе «Финансы».

Выручка, выработка и диаграммы в разделе «Финансы»

Сумма на карточке отвечает на вопрос «сколько стоит этот заказ», а сведённую картину выручки даёт раздел «Финансы» — без единой дополнительной таблицы.

• Доход и прибыль. Раздел «Финансы» сводит доходы, расходы и прибыль по заказам и показывает помесячную динамику — видно, растёт выручка или проседает, и когда поток сместился к мелким заказам.
• Выработка по сотрудникам. Вкладка «Зарплата» показывает выработку за месяц: сколько заказов «Проведено», «Выручка услуг» и расчёт зарплаты по ставкам — видно, кто из мастеров делает кассу.
• Разбивка по статьям. Доходы раскладываются по статьям («Откуда деньги» / «По категориям») — и вы точно знаете, на чём сервис реально зарабатывает.
• Динамика по месяцам. Доходы и расходы сворачиваются в помесячный тренд: растёт выручка или проседает — видно раньше, чем это ударит по кассе.

Всё это — в разделе «Финансы»: проведите оплату по заказу доходом, и сводка, выработка по сотрудникам и диаграммы соберутся сами, без сведения таблиц по вечерам.

Разбор на примере: Автосервис «МоторА»

В «МоторА» директор Ирина попросила приёмщика Романа вносить сумму сделки в каждый заказ-наряд — она сразу видна на плитке карточки. Дальше учёт идёт по ходу смены:

• Замена масла, слесарь Юрий. Роман заводит заказ-наряд, ставит тип «ТО», исполнитель — Юрий, в «Сумму сделки» — 3 200 ₽. Мелкий заказ, но теперь он посчитан.
• Диагностика подвески, диагност Олег. Тип «Диагностика», сумма — 2 500 ₽. Раньше это «копеечное подключение сканера» нигде не отражалось — теперь видно, что таких заказов за смену десяток.
• Переборка суппортов, слесарь Юрий. Тип «Слесарка», сумма — 18 400 ₽. На плитке карточки крупная сумма сразу выделяет заказ на доске.
• Покраска крыла, маляр Денис. Тип «Кузов», сумма — 26 000 ₽. Дорогой заказ — Ирина держит его на контроле.

В конце месяца Ирина смотрит раздел «Финансы». Сводка показывает доход и прибыль, помесячная динамика — ровный поток, а вкладка «Зарплата» — выработку по сотрудникам: Юрий сделал кассу на объёме заказов, а Денис — на паре крупных кузовных. Разбивка доходов по статьям открывает глаза: диагностика Олега в сумме принесла больше, чем казалось — мелких заказов много, и в итоге это заметная строка выручки. Средний чек по сервису выходит около 6 800 ₽, но по кузову у Дениса он в разы выше, чем по слесарке.

Почти ничего не пришлось считать вручную. Роман вносил сумму сделки в каждый заказ-наряд и проводил оплату доходом, а раздел «Финансы» свёл доход, помесячную динамику, выработку по сотрудникам и диаграммы — и Ирина впервые увидела, из чего складывается касса сервиса.

Что это даёт автосервису

Когда у каждого заказ-наряда есть сумма прямо на карточке, выручка перестаёт быть «одной кучей в кассе» и раскладывается на понятные цифры, которыми можно управлять.

• Выручка по каждому заказу. Видно, сколько принёс любой заказ-наряд — сейчас и через месяц, без раскопок в чеках.
• Доход и прибыль — на виду. Раздел «Финансы» показывает доход, расход и прибыль по заказам и помесячную динамику — подсказывает, когда поток сместился к мелочи.
• Понятно, на чём зарабатываете. Разбивка доходов по статьям показывает, какие работы дают выручку, а какие только занимают посты.
• Видна выработка мастеров. Вкладка «Зарплата» сводит выработку по сотрудникам — есть на чём строить премии и загрузку людей.
• Дорогие заказы на виду. Сумма на плитке выделяет крупные заказ-наряды в потоке — их не потерять и легко контролировать.
• Отчёт по выручке — сам. Диаграммы доходов/расходов по месяцам и по статьям строятся во вкладке «Диаграмма», без сведения таблиц по вечерам.

Итог — директор видит не только «сколько в кассе», но и из чего эта касса собралась: какие заказы, услуги и мастера её делают, — и управляет сервисом по цифрам, а не по ощущениям.