Финансы фитнес-студии: абонементы, зарплата тренеров — КанБан

В фитнес-студии «Энергия» деньги ходят каждый день: клиенты покупают абонементы на месяц и на полгода, берут разовые тренировки и персоналки, продлевают залы, платят за групповые занятия по йоге и кроссфиту. Администратор Марина Админова пробивает оплаты, тренеры Дмитрий Сильнов, Анна Йогова и Игорь Кроссов ведут группы и персональные тренировки. Касса не пустует, расписание забито. Но стоит владельцу спросить «сколько мы реально заработали в июне и сколько из этого забрали тренеры, аренда и налоги?» — и внятного ответа нет. Цифры разбросаны по кассе, тетради продаж абонементов, чатам и голове бухгалтера.

Эта слепота стоит дорого. Прибыль считают «на глаз», и почти всегда завышенно — про зарплату тренеров, аренду зала, коммуналку, эквайринг и налоги вспоминают в последний момент. Выручку по абонементам путают с деньгами месяца: клиент заплатил за полгода вперёд, касса радуется, а по факту эти деньги «размазаны» на шесть месяцев работы студии. Зарплата тренеров обычно завязана на процент от проведённых занятий или на ставку за тренировку — и её каждый месяц пересчитывают вручную по тетради, сверяя, кто сколько групп и персоналок отвёл. А без цифр нельзя ни поднять цену абонемента вовремя, ни понять, какой тренер и какое направление приносят студии деньги, ни решить, тянет ли студия ещё один зал.

В КанБан для этого есть раздел «Финансы». Вы отмечаете доходы и расходы по статьям — «Абонементы», «Разовые», «Персональные» для выручки и «Зарплата тренеров», «Аренда», «Коммуналка», «Реклама» для трат, — а система сама считает прибыль, строит помесячную диаграмму доходов и расходов, раскладывает деньги по категориям «откуда пришли» и «куда ушли» и позволяет выгрузить всё в диаграмму-конструктор для отчёта собственнику. Разберём на примере студии «Энергия».

В чём проблема фитнес-студии

Студия зарабатывает не только сильными тренерами и полным расписанием, но и грамотным счётом. Проблема в том, что финансы фитнес-клуба почти всегда ведутся обрывками, и целостной картины не складывается:

• Прибыль неизвестна. Выручку за день у стойки видно, а сколько осталось после зарплаты тренеров, аренды зала, коммуналки, эквайринга и налогов — считается редко и приблизительно. «Вроде в плюсе» — это не цифра.
• Выручка по абонементам искажает картину. Клиент купил годовой абонемент — касса показала крупную сумму разом, хотя отрабатывать её студия будет весь год. Из-за этого доход месяца то взлетает, то проваливается, и понять реальную динамику невозможно.
• Зарплата тренеров считается вручную. Дмитрий, Анна и Игорь получают процент от проведённых занятий или ставку за тренировку. Каждый месяц кто-то садится с тетрадью расписания и пересчитывает, кто сколько групп и персоналок отвёл, — долго и с ошибками.
• Не видно, что приносит деньги. Абонементы, разовые, персоналки, групповые направления — что из этого реально кормит студию? Без разбивки по статьям и тренерам не понять, какое направление тянуть, а какое закрывать.
• Расходы размазаны. Аренда — переводом собственнику помещения, коммуналка — с карты, реклама в соцсетях — ещё откуда-то, зарплата — в конце месяца. Всё в разных местах, общей суммы трат никто не держит перед глазами.
• Нет динамики по месяцам. Лето просело, январский набор откатился — по разрозненным записям тренд не увидеть. Спад замечают, когда уже нечем платить за аренду.

Корень один: доходы и расходы нигде не сведены вместе и не разложены по статьям. Нужен единый учёт, где каждая оплата привязана к категории и тренеру, а прибыль, зарплатный фонд и тренды считаются сами.

Как решает КанБан

Раздел «Финансы» в КанБан — это простой учёт доходов и расходов студии, который сам превращается в аналитику. Работа сводится к паре кнопок, а сводка собирается автоматически:

• Доход и расход в один клик. Две кнопки — зелёный «Доход» и красный «Расход». В окне указываете сумму, статью, дату и заметку (например, «абонемент на месяц, Соколова» или «зарплата Дмитрия за июнь»). Операция сразу попадает в учёт.
• Статьи доходов и расходов. Категории вроде «Абонементы», «Разовые», «Персональные», «Групповые» для доходов и «Зарплата тренеров», «Аренда», «Коммуналка», «Реклама», «Инвентарь» для расходов. Новую статью можно завести прямо в окне операции, у каждой — свой цвет.
• Привязка к тренеру и клиенту. Оплату можно связать с сотрудником (тренером) и клиентом из CRM — так видно, сколько выручки принёс каждый тренер и кто из клиентов платит больше всех, а зарплатный фонд по каждому тренеру считается по его занятиям, а не по памяти.
• Сводка с прибылью. На экране «Финансы» вверху — три крупные плитки: доходы (зелёная), расходы (красная) и прибыль — разница между ними. Прибыль краснеет, если ушли в минус. Это моментальный пульс финансов студии.
• Помесячные тренды. Столбчатая диаграмма «Доходы/расходы по месяцам» рисует доход и расход по каждому месяцу (за последние полгода) двумя столбиками — зелёным и красным. Сразу видно летний спад и январский набор.
• Разбивка по статьям. Две колонки — «Откуда деньги» и «Куда уходят» — раскладывают доходы и расходы по категориям с полосками долей. Видно, что персоналки Игоря приносят больше, чем казалось, а зарплата тренеров — главная статья расхода.
• Диаграмма и экспорт. Конструктор «Диаграмма» открывается с готовыми источниками «Доходы/расходы по месяцам» и «По категориям»: выбираете тип диаграммы (например, «Круговая»), при необходимости — формулу «a − b = C» для разницы, и сохраняете график для отчёта собственнику.

Ничего не нужно вести в отдельной таблице: каждая оплата отмечается один раз, а прибыль, тренды и разбивка по статьям и тренерам пересчитываются сами.

Зарплата тренеров: процент от занятий без ручного пересчёта

Главная особенность финансов фитнеса — переменная зарплата тренеров. Тренер получает процент от выручки за проведённые занятия либо фиксированную ставку за тренировку, поэтому его зарплата каждый месяц разная и напрямую зависит от того, сколько групп и персоналок он отвёл. Считать это по тетради — та же рутина, что и вести финансы на бумаге. В КанБан для этого есть блок «Зарплата» прямо в разделе «Финансы»:

• Каждая оплата — за сотрудником. Когда Марина пробивает абонемент или персоналку, она указывает сотрудника (тренера), который ведёт клиента. Так выручка разложена по Дмитрию, Анне и Игорю — блок «Зарплата» показывает по каждому «Выручку услуг» и сколько занятий «Проведено».
• Ставка процентом. Тренеру задаёте ставку «% от услуг» — например, 40% от выручки за персоналки, — и зарплата считается сама от его выручки, без сверки расписания вручную. Ставки запоминаются (появляется «Ставки сохранены»).
• Ставка за занятие. Если тренер на фиксированной ставке, выбираете «За визит, ₽»: сумма умножается на число проведённых занятий («Проведено»), а не берётся из памяти администратора.
• Честный расчёт для обеих сторон. Тренер видит, за что ему платят, а владелец — сколько каждый тренер приносит студии и сколько из этого забирает. Споры «я провёл больше» исчезают: всё в цифрах.

Настроили один раз, кто под каким процентом или ставкой работает, — и зарплата собирается из привязанных оплат в блоке «Зарплата», а не из тетради с расписанием.

Разбор на примере: Фитнес-студия «Энергия»

Администратор Марина Админова завела в «Финансах» статьи под студию: доходы — «Абонементы», «Разовые», «Персональные», «Групповые»; расходы — «Зарплата тренеров», «Аренда», «Коммуналка», «Реклама», «Инвентарь». Дальше учёт идёт по ходу работы. Клиентка Соколова купила абонемент на месяц — Марина нажимает «Доход», сумма, статья «Абонементы», заметка «месяц, Соколова». Персональная тренировка у Игоря Кроссова прошла отдельной строкой по статье «Персональные» с привязкой к Игорю. Групповая йога Анны Йоговой — по статье «Групповые» за Анной. Пришёл платёж за аренду зала — «Расход», статья «Аренда», заметка «июнь».

В конце месяца Марина смотрит сводку в разделе «Финансы». Плитки показывают: доходы 640 000 ₽, расходы 430 000 ₽, прибыль 210 000 ₽ зелёным. Разбивка «Куда уходят» объясняет структуру: «Зарплата тренеров» — самая длинная полоса, за ней «Аренда», следом «Коммуналка» и «Реклама». А блок «Откуда деньги» открывает глаза: персональные тренировки дали почти треть выручки — заметно больше, чем казалось «пары персоналок в неделю», а абонементы держат основную массу.

Дальше Марина считает зарплату тренеров в блоке «Зарплата». По привязке оплат видна «Выручка услуг» каждого: у Дмитрия Сильнова 120 000 ₽ с групп и персоналок, у Анны Йоговой 95 000 ₽ с йоги и групповых, у Игоря Кроссова 140 000 ₽ с персоналок. У каждого стоит ставка «% от услуг» — и зарплата считается сама, без пересчёта расписания по тетради; начисление уходит расходом по статье «Зарплата тренеров». Помесячная диаграмма подтверждает тренд: зелёные столбцы доходов просели в июне — начался летний отток, красные столбцы расходов держатся. Марина открывает конструктор «Диаграмма», строит по источнику «По категориям» круговую диаграмму расходов — доля статьи «Зарплата тренеров» видна на ней сразу: фонд оплаты труда — 55%. Многовато для лета: значит, при спаде набора пора либо докрутить загрузку тренеров, либо пересмотреть проценты. График Марина сохраняет для владельца — весь финансовый отчёт за месяц готов без единой таблицы в Excel.

Что это даёт фитнес-студии

Когда доходы и расходы сведены в одном месте и разложены по статьям и тренерам, управление деньгами студии меняется по существу:

• Прибыль — точная цифра. Не «вроде в плюсе», а конкретная сумма после зарплаты тренеров, аренды и всех трат, которая пересчитывается сама после каждой оплаты.
• Зарплата тренеров без тетради. Выручка каждого тренера видна по привязанным оплатам — умножил на процент или взял число занятий, и начисление готово, без ручного пересчёта расписания и споров «я провёл больше».
• Выручка по абонементам под контролем. Продажи абонементов, разовых и персоналок разложены по статьям — видно, что реально кормит студию и как меняется структура выручки.
• Видно, что приносит и что съедает деньги. Разбивка по статьям показывает, какое направление и какой тренер дают выручку и куда уходит зарплатный фонд, аренда и реклама.
• Динамика перед глазами. Помесячная диаграмма показывает летний спад или январский набор раньше, чем он превратится в кассовый разрыв.
• Отчёт за минуты. Диаграмма-конструктор и экспорт заменяют вечера сведения таблиц: график прибыли и доли зарплаты тренеров для бухгалтера или владельца готов сразу.

Итог — владелец ведёт студию по цифрам за минуту в день, видит прибыль, зарплату тренеров и структуру выручки честно и находит, где студия теряет деньги, пока это ещё можно исправить.