Финансы языковой школы: оплаты за обучение и зарплаты — КанБан

В языковой школе «Лингва» деньги приходят каждый день и с разных сторон: кто-то оплачивает месячный абонемент на групповые занятия английским, кто-то берёт пакет из десяти индивидуальных уроков немецкого, кто-то вносит предоплату за интенсив перед экзаменом, а разовые ученики платят за отдельное занятие. Часть переводят на карту, часть отдают наличными на ресепшене, кто-то платит частями. Группы Анны Инглиш, Марии Дойч и Павла Франсе заполнены, расписание плотное. Но стоит завучу Елене Завучевой спросить «сколько мы заработали в июне и кто из учеников ещё не оплатил новый месяц?» — внятного ответа нет. Оплаты разбросаны по переписке, тетради на ресепшене и памяти.

Эта слепота стоит дорого. Общую выручку ещё видно по банковской выписке, а вот кто оплатил обучение, а кто должен, почти никогда. Абонементы «протухают» незамеченными: ученик отходил месяц и пропал, а напомнить об оплате никто не успел. Зарплату преподавателям на проценте от групп считают вручную по спискам — долго и со спорами. А про аренду класса, рекламу в интернете и налоги вспоминают в последний момент, поэтому «прибыль» почти всегда завышена.

В КанБан для этого есть раздел «Финансы». Оплату отмечают кнопкой «Доход» — с суммой, статьёй («Групповые занятия», «Индивидуальные уроки», «Интенсив»), датой и заметкой, — а тот же «Доход» на карточке ученика закрепляет платёж за ним. Система сама сводит доход по направлениям, вычитает зарплату, аренду и рекламу, считает прибыль и строит помесячные тренды, а выработку преподавателей и их зарплату по ставке и проценту сводит отдельная вкладка «Зарплата». Разберём на примере школы «Лингва».

В чём проблема языковой школы

Языковая школа зарабатывает на потоке учеников и стабильности оплат, но учёт этих денег почти всегда ведётся обрывками, и целостной картины не складывается:

• Не видно, кто оплатил, а кто должен. Ученики платят за абонементы в разные дни, продлевают по-разному, кто-то задерживает. Кто уже внёс деньги за новый месяц, а кто ходит «в долг» — держат в голове и в тетради на ресепшене, поэтому долги копятся незаметно.
• Абонементы «протухают». Оплатили месяц групповых, отходили, а продлить забыли — и ученик тихо отваливается. Без учёта окончания абонемента напомнить об оплате вовремя некому.
• Не видно дохода по направлениям. Что приносит основные деньги — групповой английский, индивидуальные уроки или интенсивы перед экзаменами — не разложено. Непонятно, какое направление тянет школу, а какое идёт почти в ноль.
• Зарплата преподавателей вручную. Анна Инглиш, Мария Дойч и Павел Франсе работают на ставке за занятие плюс процент от группы. Сколько кому начислить — считают по спискам групп и посещаемости, а значит, редко, долго и со спорами.
• Расходы всплывают внезапно. Аренда классов, реклама в интернете, учебники, налоги — про них вспоминают в последний момент, поэтому реальная прибыль оказывается сильно ниже той, что «в кассе».
• Отчёт вручную. Чтобы показать цифры собственнику или бухгалтеру, кто-то вечерами сводит таблицу в Excel — долго и с ошибками.

Корень один: оплаты нигде не сведены вместе и не привязаны ни к направлению, ни к преподавателю, ни к ученику. Нужен единый учёт, где каждый платёж относится к статье и специалисту, а доход, задолженности, прибыль и тренды считаются сами.

Как решает КанБан

Раздел «Финансы» в КанБан — это простой учёт оплат и расходов, который сам превращается в аналитику школы. Работа сводится к паре кнопок, а сводка собирается автоматически:

• Оплата в один клик. Две кнопки — зелёный «Доход» и красный «Расход». В окне указываете сумму, статью, дату и заметку (например, «оплата абонемента, английский, группа B1» или «аренда класса»). Тот же «Доход» есть и на карточке ученика — так платёж закрепляется за ним и сразу попадает в учёт.
• Статьи под школу. Категории доходов — «Групповые занятия», «Индивидуальные уроки», «Интенсив», «Разовое занятие», «Пробный урок»; статьи расходов — «Зарплата преподавателей», «Аренда», «Реклама», «Учебные материалы», «Налоги». Новую статью заводят прямо в окне операции, у каждой свой цвет. По ним строится вся разбивка дохода.
• Сводка с прибылью. Вкладка «Сводка» показывает три крупные плитки: Доходы (зелёная), Расходы (красная) и Прибыль — разница между ними. Прибыль краснеет, если ушли в минус. Это моментальный пульс финансов школы.
• Разбивка по направлениям. Две колонки — «Откуда деньги» и «Куда уходят» — раскладывают доходы и расходы по статьям с полосками долей. Видно, что групповые дают основную выручку, а аренда и реклама съедают заметную часть расходов.
• Помесячные тренды. Столбчатая диаграмма «Помесячно» рисует доход и расход по каждому месяцу двумя столбиками — зелёным и красным. Сразу видно, растёт школа или проседает после сезона.
• Лучшие клиенты. Одноимённый блок показывает, кто принёс больше всего оплат за период (для школы это ученики) — например, те, кто ходит на индивидуальные и интенсивы; он собирает оплаты, заведённые на карточках учеников.
• Диаграмма для отчёта. Вкладка «Диаграмма» открывает конструктор с готовыми источниками «Доходы/расходы по месяцам» и «По категориям»: выбираете тип диаграммы (столбцы, линия, область, круговая), при желании включаете формулу «a − b = C» для остатка и процентов и сохраняете график кнопкой «Сохранить» для отчёта собственнику.

Ничего не нужно вести в отдельной таблице: каждая оплата отмечается один раз, а доход по направлениям, прибыль и тренды пересчитываются сами.

Зарплата преподавателей и аренда: расходы под контролем

Главный вопрос собственника школы — не только «сколько заработали всего», но и «сколько из этого уйдёт на преподавателей и содержание». Преподаватели почти всегда работают на ставке за занятие плюс процент от группы, а поверх — аренда, реклама и налоги. Всё это нужно видеть в одном месте, иначе прибыль оказывается миражом.

• Выработка преподавателей — на вкладке «Зарплата». Она доступна завучу и управляющему и сводит выработку каждого преподавателя за месяц: сколько занятий проведено («Проведено»), какая выручка по их услугам получилась («Выручка услуг») и сколько причитается по ставке «За визит, ₽» плюс «% от услуг». Считаются завершённые записи занятий с назначенным преподавателем — по факту, а не по памяти.
• Ставки — прямо в таблице. Ставку за занятие и процент для каждого преподавателя вписывают прямо в строке таблицы и сохраняют кнопкой «Сохранить ставки». Зарплата в последней колонке пересчитывается сама: визиты × ставка + процент от выручки.
• Честный расчёт вместо споров. Начисление идёт из фактически проведённых занятий и цен их услуг, а не из прикидок на память, — поэтому спорить не о чем.
• Постоянные расходы не забываются. Аренду классов, рекламу в интернете, учебники и налоги вносят своими статьями расхода кнопкой «Расход» — можно заводить эти записи в начале каждого месяца, чтобы прибыль сразу учитывала реальную нагрузку, а не «кассу до вычетов».

Так «сколько заработала школа» превращается в «сколько осталось после преподавателей и аренды», а зарплата по ставке и проценту считается сама, из проведённых занятий.

Разбор на примере: Языковая школа «Лингва»

Завуч Елена Завучева завела в «Финансах» статьи под школу: доходы — «Групповые занятия», «Индивидуальные уроки», «Интенсив», «Разовое занятие», «Пробный урок»; расходы — «Зарплата преподавателей», «Аренда», «Реклама», «Учебные материалы», «Налоги». Дальше учёт идёт по ходу оплат. Ученик группы английского B1 у Анны Инглиш оплатил месячный абонемент — Елена нажимает «Доход»: сумма 8 000 ₽, статья «Групповые занятия», дата и заметка «абонемент, английский B1, Анна Инглиш, июль». Ученик взял пакет из десяти индивидуальных уроков немецкого у Марии Дойч — «Доход», 22 000 ₽, статья «Индивидуальные уроки». Чтобы платёж закрепился за конкретным учеником, тот же «Доход» с суммой можно завести прямо на его карточке. Пришёл счёт за аренду классов — «Расход», статья «Аренда».

С длинными абонементами и пакетами удобно вести предоплату. Ученик Павла Франсе записался на интенсив французского перед экзаменом за 30 000 ₽ и вносит частями: аванс 15 000 ₽ Елена проводит «Доходом» со статьёй «Интенсив» и заметкой «предоплата за интенсив, Павел Франсе, этап 1», а остаток ученик доплачивает по ходу курса — каждый платёж проводят той же статьёй с заметкой о следующем этапе, и по этим записям в «Операциях» видно, сколько уже внесено и сколько осталось. Тем, у кого абонемент заканчивается, Елена напоминает об оплате заранее — и группа не теряет учеников.

В конце месяца собственник открывает вкладку «Сводка». Плитки показывают: доходы 940 000 ₽, расходы 610 000 ₽, прибыль 330 000 ₽ зелёным. Разбивка «Откуда деньги» открывает картину: «Групповые занятия» — самая длинная полоса, «Индивидуальные уроки» и «Интенсив» идут следом, а «Пробный урок» почти ничего не даёт в деньгах, зато приводит новых учеников. Колонка «Куда уходят» показывает, что после зарплатного фонда преподавателей аренда классов и реклама в интернете съедают заметную долю.

Помесячная диаграмма «Помесячно» подтверждает тренд: зелёные столбцы доходов растут перед началом учебного сезона и проседают летом. Собственник переходит во вкладку «Диаграмма», по источнику «По категориям» строит круговую диаграмму дохода по направлениям и сохраняет график кнопкой «Сохранить». А во вкладке «Зарплата» видит выработку Анны Инглиш, Марии Дойч и Павла Франсе по проведённым занятиям и начисляет ставку с процентом по факту — финансовый отчёт и расчёт зарплат за месяц готовы без единой таблицы в Excel.

Что это даёт языковой школе

Когда оплаты сведены в одном месте и привязаны к направлению, преподавателю и ученику, управление школой меняется по существу:

• Видно, кто оплатил, а кто должен. По карточкам и истории оплат ясно, кто уже внёс деньги за новый месяц, а по заметкам — кому пора продлевать абонемент; напомнить об оплате можно вовремя, и ученики не отваливаются молча.
• Виден доход по направлениям. Не общая касса, а разбивка: сколько принесли групповые, индивидуальные, интенсивы и разовые уроки, — понятно, на чём школа реально зарабатывает.
• Зарплата преподавателей — по факту. Во вкладке «Зарплата» выработка Анны, Марии и Павла считается из проведённых занятий, а ставка с процентом — автоматически, без споров и ручных списков.
• Расходы не всплывают внезапно. Аренда, реклама, учебники и налоги учтены статьями, поэтому прибыль — честная цифра после всех трат, а не «касса до вычетов».
• Прибыль — точная сумма. Не «вроде в плюсе», а конкретное число, которое пересчитывается само после каждой оплаты и расхода.
• Отчёт за минуты. Конструктор диаграмм с сохранением графиков заменяет вечера сведения таблиц: график для собственника или бухгалтера готов сразу.

Итог — школа управляется по цифрам за минуту в день: видно, кто заплатил и кто должен, доход по направлениям и преподавателям, честная прибыль после аренды и зарплат, — и понятно, где школа теряет деньги, пока это ещё можно исправить.