Учёт оплат в клинике: доход по приёмам и услугам — КанБан

В стоматологии «Дентал+» деньги ходят каждый день: пациенты оплачивают консультации, лечение кариеса, чистку, брекеты и имплантацию. Часть платит на кассе картой, часть — наличными администратору Анне, кто-то вносит предоплату за длинный план лечения и потом доплачивает по этапам. Касса вроде не пустует, кресла заняты с утра до вечера. Но стоит владелице клиники спросить «сколько мы реально заработали в июне и кто из врачей принёс этот доход?» — и внятного ответа нет. Оплаты разбросаны по кассовой ленте, тетради Анны, чекам и памяти.

Эта слепота стоит дорого. Выручку по клинике ещё как-то видно из кассы, а вот доход по приёмам и услугам — почти никогда. Непонятно, что приносит основные деньги: терапия, ортодонтия или имплантация. Непонятно, кто из врачей — Игорь Зубов, Марина Белова или Пётр Имплантов — загружен и прибылен, а кто простаивает. Предоплаты и рассрочки по длинным планам теряются: пациент внёс аванс за брекеты, лечится полгода, а сколько он уже заплатил и сколько должен — считают на бумажке. Без этих цифр нельзя ни поднять цену вовремя, ни рассчитать врачам процент честно, ни понять, окупается ли новое кресло.

В КанБан для этого есть раздел «Финансы». Оплату пациента отмечают кнопкой «Доход» — с суммой, статьёй услуги, датой и заметкой, — а система сама сводит доход по статьям услуг, считает прибыль, строит помесячные тренды и раскладывает деньги по колонкам «Откуда деньги» и «Куда уходят». Выработку врачей за месяц отдельно собирает вкладка «Зарплата». Разберём на примере стоматологии «Дентал+».

В чём проблема стоматологии

Стоматология зарабатывает не только руками врачей, но и точным счётом. Проблема в том, что учёт оплат в клинике почти всегда ведётся обрывками, и целостной картины дохода не складывается:

• Не видно дохода по услугам. Из кассы видно общую выручку, а что именно её дало — терапия, гигиена, ортодонтия или имплантация — не разложено. Непонятно, на чём клиника реально зарабатывает, а что делается почти в ноль.
• Не видно выработки врачей. Кто из врачей принёс больше денег за месяц — Игорь Зубов, Марина Белова или Пётр Имплантов, — считается вручную по записям, а значит, редко и неточно. Рассчитать честный процент врачу не с чего.
• Предоплаты и рассрочки теряются. Пациент внёс аванс за длинный план — брекеты или All-on-4 — и доплачивает по этапам. Сколько уже оплачено и сколько осталось — держат в голове и на бумажке, и долги «зависают».
• Оплаты не привязаны к приёму. Деньги пришли, но за какой визит и какого пациента — не зафиксировано. Свести доход с расписанием и понять среднюю сумму приёма невозможно.
• Прибыль на глаз. Про зарплату врачей и ассистентов, аренду, материалы и лабораторию (коронки, каппы) вспоминают в последний момент, поэтому «прибыль» почти всегда завышена.
• Отчёт вручную. Чтобы показать цифры бухгалтеру или совладельцу, кто-то вечерами сводит таблицу в Excel — долго и с ошибками.

Корень один: оплаты нигде не сведены вместе и не привязаны ни к услуге, ни к врачу, ни к приёму. Нужен единый учёт, где каждый платёж относится к категории и специалисту, а доход, прибыль и тренды считаются сами.

Как решает КанБан

Раздел «Финансы» в КанБан — это простой учёт оплат и расходов, который сам превращается в аналитику клиники. Работа сводится к паре кнопок, а сводка собирается автоматически:

• Оплата в один клик. Две кнопки — зелёный «Доход» и красный «Расход». В окне указываете сумму, статью, дату и заметку (например, «оплата приёма, лечение кариеса» или «аренда помещения»). Оплата сразу попадает в учёт.
• Статьи услуг. Категории доходов под клинику — «Терапия», «Гигиена», «Ортодонтия», «Имплантация», «Консультация», — и статьи расходов «Зарплата», «Материалы», «Аренда», «Лаборатория». Новую статью заводят прямо в окне операции, у каждой свой цвет. По ним строится вся разбивка дохода.
• Сводка с прибылью. Вкладка «Сводка» показывает три крупные плитки: Доходы (зелёная), Расходы (красная) и Прибыль — разница между ними. Прибыль краснеет, если ушли в минус. Это моментальный пульс финансов клиники.
• Разбивка по услугам. Две колонки — «Откуда деньги» и «Куда уходят» — раскладывают доходы и расходы по категориям с полосками долей. Видно, что имплантация приносит больше терапии, а лаборатория съедает заметную часть расходов.
• Помесячные тренды. Столбчатая диаграмма «Помесячно» рисует доход и расход по каждому месяцу двумя столбиками — зелёным и красным. Сразу видно, растёт клиника или проседает.
• Лучшие клиенты. Блок «Лучшие клиенты» показывает, кто из пациентов принёс больше всего оплат за период, — на них держится основная выручка.
• Диаграмма для отчёта. Вкладка «Диаграмма» открывает конструктор с готовыми источниками «Доходы/расходы по месяцам» и «По категориям»: выбираете тип диаграммы, формулу для разницы и процентов и сохраняете график для отчёта.

Ничего не нужно вести в отдельной таблице: каждая оплата отмечается один раз, а доход по услугам, прибыль и тренды пересчитываются сами.

Доход по врачам: выработка и честный процент

Главный вопрос собственника клиники — не только «сколько заработали всего», но и «кто это заработал». В стоматологии почти всегда работают на проценте, поэтому доход нужно видеть в разрезе врачей — иначе расчёт зарплаты превращается в спор.

• Врач назначен на приём. В записи приёма назначен врач — Игорь Зубов, Марина Белова, Пётр Имплантов или гигиенист Ольга Чистова, — а у услуги задана цена. Проведённый приём этого врача идёт в его выработку, а не в общий котёл.
• Выработка за месяц. Отдельная вкладка «Зарплата» (доступна администратору и управляющему) сводит выработку врачей: сколько приёмов проведено, какая выручка по услугам получилась и сколько причитается по ставке «за визит + процент от услуг». Ставки правятся прямо в таблице.
• Честный расчёт вместо споров. Процент терапевта, ортодонта и гигиениста считается по фактически проведённым приёмам, а не по памяти. Врач видит, за что ему начислено, — конфликтов на зарплате становится меньше.
• Кто загружен, кто простаивает. Сравнив выработку врачей во вкладке «Зарплата», владелица клиники видит, что Пётр Имплантов при меньшем числе приёмов даёт основную выручку, а кресло гигиениста стоит недозагруженным, — и перераспределяет запись.

Так «сколько заработала клиника» превращается в «сколько заработал каждый врач», а зарплата на проценте считается сама, из проведённых приёмов.

Разбор на примере: Стоматология «Дентал+»

Администратор Анна завела в «Финансах» статьи под клинику: доходы — «Консультация», «Терапия», «Гигиена», «Ортодонтия», «Имплантация»; расходы — «Зарплата», «Материалы», «Аренда», «Лаборатория». Дальше учёт идёт по ходу приёмов. Пациент оплатил лечение двух зубов у Игоря Зубова — Анна в «Финансах» нажимает «Доход»: сумма 14 000 ₽, статья «Терапия», заметка «оплата приёма, Игорь Зубов». Ольга Чистова провела профессиональную чистку — «Доход», 6 500 ₽, статья «Гигиена». Пришёл счёт из зуботехнической лаборатории за коронки — «Расход», статья «Лаборатория».

С длинными планами удобно вести предоплату. Пациентка Марины Беловой поставила брекеты за 120 000 ₽ в рассрочку: аванс 40 000 ₽ Анна проводит доходом со статьёй «Ортодонтия» и заметкой «предоплата за брекеты, этап 1», а остаток она доплачивает частями по мере визитов — каждый платёж с той же статьёй и заметкой «этап 2», «этап 3», и по заметкам видно, сколько уже внесено.

В конце месяца владелица клиники открывает вкладку «Сводка». Плитки показывают: доходы 1 480 000 ₽, расходы 910 000 ₽, прибыль 570 000 ₽ зелёным. Разбивка «Откуда деньги» открывает глаза: «Имплантация» — самая длинная полоса; «Терапия» и «Ортодонтия» идут следом, а «Консультация» почти ничего не даёт в деньгах, зато приводит пациентов на лечение. Колонка «Куда уходят» показывает, что после зарплатного фонда именно «Лаборатория» съедает больше, чем аренда.

Помесячная диаграмма подтверждает тренд: зелёные столбцы доходов растут третий месяц подряд. Владелица переходит во вкладку «Диаграмма», строит по источнику «По категориям» круговую диаграмму дохода по услугам, применяет формулу для доли имплантации и сохраняет график для совладельца. А во вкладке «Зарплата» она видит выработку каждого врача и начисляет процент по факту — финансовый отчёт и расчёт зарплат за месяц готовы без единой таблицы в Excel.

Что это даёт стоматологии

Когда оплаты разложены по статьям услуг, а выработка врачей считается по проведённым приёмам, управление клиникой меняется по существу:

• Виден доход по услугам. Не общая касса, а разбивка: сколько принесли терапия, гигиена, ортодонтия и имплантация, — понятно, на чём клиника реально зарабатывает.
• Виден доход по врачам. Кто из специалистов даёт основную выручку и кто недозагружен, — видно из выработки, а процент считается по фактически проведённым приёмам без споров.
• Прибыль — точная цифра. Не «вроде в плюсе», а конкретная сумма после зарплат, материалов, аренды и лаборатории, которая пересчитывается сама после каждой оплаты.
• Предоплаты под контролем. По длинным планам видно, сколько пациент уже внёс и сколько должен, — авансы и рассрочки не «зависают».
• Динамика перед глазами. Помесячная диаграмма показывает рост или спад раньше, чем он превратится в кассовый разрыв.
• Отчёт за минуты. Диаграмма-конструктор заменяет вечера сведения таблиц: график для бухгалтера или совладельца готов сразу.

Итог — собственник управляет клиникой по цифрам за минуту в день, видит доход по услугам и врачам честно, считает зарплату по факту и находит, где клиника теряет деньги, пока это ещё можно исправить.