Финансы клининговой компании: выручка, зарплата, расходы — КанБан

В клининговой компании «ЧистоПро» день идёт по адресам: диспетчер Ирина Свежесть с утра раскидывает заявки, менеджер Анна Чистова договаривается с клиентами, а Ольга Мойкина, Елена Блеск и Виктор Пылесосов на своих выездах моют квартиры после ремонта, офисы и подъезды. Клиенты платят кто наличными на месте, кто переводом, кто по счёту за месяц. Деньги ходят каждый день — но стоит спросить «сколько мы заработали в июне и куда ушла выручка?», и внятного ответа нет. Оплаты разбросаны по картам клинеров, чатам, тетради Ирины и голове Анны.

Эта слепота стоит дорого. Прибыль считают «на глаз» и почти всегда завышенно: про химию, мешки, бензин на разъезды между объектами, аренду склада инвентаря и зарплату бригаде вспоминают в последний момент. Не видно, какой выезд принёс деньги, а какой — сплошной убыток: за уборку после ремонта на другом конце города Виктор потратил полбака бензина и три флакона средства, а взяли за неё столько же, сколько за обычную квартиру рядом. И главное — непонятно, сколько платить клинерам: по выездам, по часам или процент от заказа, если сами заказы нигде толком не посчитаны.

В КанБан для этого есть раздел «Финансы». Вы отмечаете доходы и расходы по статьям — «Уборка квартир», «Офисы», «Химия», «Зарплата», «Бензин», — а система сама считает прибыль, строит помесячную диаграмму доходов и расходов, раскладывает деньги по категориям «Откуда деньги» и «Куда уходят» и выгружает всё в диаграмму-конструктор для отчёта. Разберём на примере «ЧистоПро».

В чём проблема клининговой компании

Клининг зарабатывает не только чистыми объектами и довольными клиентами, но и точным счётом на выездах. Проблема в том, что финансы клининговой компании почти всегда ведутся обрывками, и целостной картины не складывается:

• Прибыль неизвестна. Сколько бригады привезли за смену — примерно видно, а сколько осталось после зарплаты клинерам, химии, бензина, аренды склада и налогов — считается редко и приблизительно. «Вроде в плюсе» — это не цифра.
• Выручка размазана по выездам. За одну уборку клиент заплатил наличными Ольге, за другую перевёл на карту Анне, за офис пришёл счёт на месяц. Всё в разных местах, и общей суммы по выездам никто не держит перед глазами.
• Себестоимость выезда не считается. Мойка после ремонта за городом съедает бензин, лишнюю химию и целый день бригады, а берут за неё как за рядовую квартиру. Какой заказ прибыльный, а какой в минус — неизвестно.
• Зарплату не на что опереть. Платить клинеру по выездам, по часам или процент от заказа — непонятно, если сами заказы и суммы нигде не сведены. Расчёт зарплаты превращается в спор и прикидки.
• Расходы на химию и расходники теряются. Средства, мешки, перчатки, салфетки закупаются частями с разных карт — общей суммы трат на расходники нет, перерасход не поймать.
• Нет динамики по месяцам. Сезон просел после новогодних генеральных уборок или пошёл в рост — по разрозненным записям тренд не увидеть. Спад замечают, когда уже нечем платить бригаде.

Корень один: доходы и расходы нигде не сведены вместе и не разложены по статьям. Нужен единый учёт, где каждая оплата и каждая трата привязаны к категории, а прибыль, себестоимость выезда и тренды считаются сами.

Как решает КанБан

Раздел «Финансы» в КанБан — это простой учёт доходов и расходов компании, который сам превращается в аналитику. Работа сводится к паре кнопок, а сводка собирается автоматически:

• Доход и расход в один клик. Две кнопки — зелёный «Доход» и красный «Расход». В окне указываете сумму, статью, дату и заметку (например, «уборка квартиры, ул. Ленина 12» или «закупка химии, Профхим»). Операция сразу попадает в учёт.
• Статьи доходов и расходов. Категории вроде «Уборка квартир», «Уборка после ремонта», «Офисы», «Подъезды» для доходов и «Зарплата», «Химия», «Бензин», «Аренда склада», «Инвентарь» для расходов. Новую статью можно завести прямо в окне операции полем «+ новая статья».
• Сводка с прибылью. Вкладка «Сводка» показывает три крупные плитки: Доходы (зелёная), Расходы (красная) и Прибыль — разница между ними. Прибыль краснеет, если ушли в минус. Это моментальный пульс финансов компании.
• Помесячные тренды. Столбчатая диаграмма «Помесячно» рисует доход и расход по каждому месяцу (за последние полгода) двумя столбиками — зелёным и красным. Сразу видно, растёте вы или проседаете к межсезонью.
• Разбивка по статьям. Две колонки — «Откуда деньги» и «Куда уходят» — раскладывают доходы и расходы по категориям с полосками долей. Видно, что уборки после ремонта приносят больше, чем казалось, а зарплата и бензин съедают львиную долю.
• Лучшие клиенты. Отдельный блок показывает, кто из клиентов принёс больше всего оплат за период — постоянные офисы на абонементе и корпоративные заказчики.
• Диаграмма для отчёта. Вкладка «Диаграмма» открывает конструктор с готовыми источниками «Доходы/расходы по месяцам» и «По категориям»: выбираете тип диаграммы, применяете формулу «a − b = C» для разницы и процента и сохраняете график для отчёта собственнику.

Ничего не нужно вести в отдельной таблице: каждая операция отмечается один раз, а прибыль, тренды и разбивка по статьям пересчитываются сами.

Выручка по выездам и зарплата клинеров: связь с карточками заявок

Для клининга мало знать общую прибыль — важно видеть деньги по каждому выезду и понимать, сколько заработал каждый клинер. В КанБан для этого есть связка с карточками заявок и отдельная вкладка «Зарплата»:

• Заказ и оплата в карточке. У карточки заявки есть блок «Заказ и оплата»: позиции заказа с суммой, кнопка «Отметить оплату» и «Счёт / договор клиенту». А выручку по выезду вы проводите кнопкой «Доход» с нужной статьёй («Уборка квартир», «Офисы») — она сразу попадает в сводку.
• Ответственный клинер на карточке. В блоке «Роли и напоминания» назначен исполнитель — Ольга, Елена или Виктор. По завершённым выездам вкладка «Зарплата» сама сводит выработку каждого клинера — сколько выездов провёл и на какую выручку.
• Расчёт и выплаты по зарплате. Во вкладке «Зарплата» по каждому сотруднику видны «Проведено», «Выручка услуг» и расчёт: визиты × ставку «За визит, ₽» плюс «% от услуг». А сами выплаты вы проводите расходом по статье «Зарплата» — в разбивке «Куда уходят» её доля видна сразу.
• Себестоимость выезда. Расходы на бензин и химию по дальнему выезду заносятся своими статьями с заметкой об адресе — и становится видно, что мойка после ремонта за городом принесла меньше, чем съела, а рядовая квартира рядом дала чистую прибыль.

Так финансы остаются честными: выручку вы проводите по каждому выезду, зарплата считается от реальных выездов клинеров во вкладке «Зарплата», а прибыль по направлениям — по факту, а не «примерно».

Разбор на примере: Клининговая компания «ЧистоПро»

Менеджер Анна Чистова завела в «Финансах» статьи под компанию: доходы — «Уборка квартир», «Уборка после ремонта», «Офисы», «Подъезды»; расходы — «Зарплата», «Химия», «Бензин», «Аренда склада», «Инвентарь». Дальше учёт идёт по ходу работы. Ольга Мойкина закрыла уборку квартиры на ул. Ленина за 4 500 ₽ — Ирина Свежесть нажимает «Доход», статья «Уборка квартир», заметка «Ленина 12, Мойкина». Виктор Пылесосов отработал мойку после ремонта за городом на 12 000 ₽ — «Доход», статья «Уборка после ремонта», заметка «Виктор, Заречье». Пришла закупка средств — «Расход», статья «Химия», заметка «Профхим, 6 800 ₽». Бензин на разъезды бригад за неделю прошёл отдельной строкой по статье «Бензин».

В конце месяца Анна открывает вкладку «Сводка». Плитки показывают: доходы 640 000 ₽, расходы 470 000 ₽, прибыль 170 000 ₽ зелёным. Разбивка «Куда уходят» объясняет структуру: «Зарплата» — самая длинная полоса, за ней «Химия», следом «Бензин» и «Аренда склада». А блок «Откуда деньги» открывает глаза: уборки после ремонта дали почти треть выручки при том, что их было всего несколько за месяц, — направление явно недооценивали, а рядовые квартиры делают объём, но с меньшей маржой.

Дальше Анна открывает вкладку «Зарплата». По каждому сотруднику видны «Проведено» и «Выручка услуг»: Елена Блеск за месяц отработала выездов на 210 000 ₽, Ольга — на 180 000 ₽, Виктор вытянул дорогие уборки после ремонта. Анна ставит «% от услуг» — 40%, в норме — и «За визит, ₽», а зарплата по каждому считается сама. Помесячная диаграмма в «Сводке» подтверждает тренд: зелёные столбцы доходов растут после сезона генеральных уборок, но красные подтягиваются следом — химия и бензин подорожали. Наконец Анна переходит во вкладку «Диаграмма», по источнику «Доходы/расходы по месяцам» строит график прибыли и формулой «a − b = C» выводит рентабельность, затем сохраняет его для собственника — весь финансовый отчёт за месяц готов без единой таблицы в Excel.

Что это даёт клининговой компании

Когда доходы и расходы сведены в одном месте и разложены по статьям, управление деньгами клининговой компании меняется по существу:

• Прибыль — точная цифра. Не «вроде в плюсе», а конкретная сумма после зарплаты, химии, бензина и аренды, которая пересчитывается сама после каждой операции.
• Выручка по выездам под контролем. Каждая закрытая заявка с суммой попадает в учёт по своей статье — видно, какое направление (квартиры, офисы, уборки после ремонта) приносит больше денег.
• Зарплата считается от факта. Вкладка «Зарплата» сводит по каждому клинеру проведённые выезды и выручку и считает выплату по ставке и проценту — по цифрам, а не на спор.
• Видно, что съедает выручку. Разбивка по статьям показывает долю зарплатного фонда, химии и бензина — и куда можно ужать траты без потери качества.
• Динамика перед глазами. Помесячная диаграмма показывает сезонный спад или рост раньше, чем он превратится в нехватку денег на зарплату бригаде.
• Отчёт за минуты. Вкладка «Диаграмма» и сохранение графиков заменяют вечера сведения таблиц: график прибыли для собственника готов сразу.

Итог — руководитель ведёт клининг по цифрам за минуту в день, видит прибыль, себестоимость выездов и структуру расходов честно и находит, где компания теряет деньги, пока это ещё можно исправить.