Учёт доходов и расходов автосервиса: финансы в КанБан

В автосервисе «МоторА» деньги ходят каждый день: клиенты платят за диагностику и ремонт, поставщики выставляют счета на запчасти, в конце месяца — зарплата слесарям и аренда бокса. Касса вроде не пустует, заказ-наряды закрываются один за другим. Но стоит директору спросить «сколько мы реально заработали в июне и куда ушли деньги?» — и внятного ответа нет. Цифры разбросаны по тетради, кассе, чатам с поставщиками и голове бухгалтера.

Эта слепота стоит дорого. Прибыль считается «на глаз» и почти всегда завышена — про расходники, аренду и налоги вспоминают в последний момент. Не видно, какая статья съедает выручку: материалы подорожали или зарплатный фонд раздулся. Не видно, растёт бизнес или проседает от месяца к месяцу. А без этого нельзя ни поднять цены вовремя, ни ужать лишние траты, ни понять, стоит ли брать ещё одного мастера.

В КанБан для этого есть раздел «Финансы». Вы отмечаете доходы и расходы по статьям — зарплата, материалы, аренда, — а система сама считает прибыль, строит помесячную диаграмму доходов и расходов, раскладывает деньги по категориям «Откуда деньги» и «Куда уходят» и позволяет выгрузить всё в диаграмму-конструктор для отчёта. Разберём на примере автосервиса «МоторА».

В чём проблема автосервиса

Автосервис зарабатывает не только работой мастеров, но и грамотным счётом. Проблема в том, что финансы СТО почти всегда ведутся обрывками, и целостной картины не складывается:

• Прибыль неизвестна. Выручку из кассы видно, а сколько осталось после зарплат, материалов, аренды и налогов — считается редко и приблизительно. «Вроде в плюсе» — это не цифра.
• Расходы размазаны. Запчасти оплачиваются с карты, аренда — переводом, зарплата — наличкой в конце месяца. Всё в разных местах, и общей суммы трат никто не держит перед глазами.
• Не видно, что съедает деньги. Выросли расходы — а на чём? На материалах, на зарплатном фонде, на аренде? Без разбивки по статьям причину не найти.
• Нет динамики по месяцам. Стало лучше или хуже, чем в прошлом месяце, — по разрозненным записям тренд не увидеть. А значит, спад замечают, когда уже кассовый разрыв.
• Отчёт собирается вручную. Чтобы показать цифры бухгалтеру или совладельцу, кто-то вечерами сводит таблицу в Excel — долго и с ошибками.

Корень один: доходы и расходы нигде не сведены вместе и не разложены по статьям. Нужен единый учёт, где каждая операция привязана к категории, а прибыль и тренды считаются сами.

Как решает КанБан

Раздел «Финансы» в КанБан — это простой учёт доходов и расходов, который сам превращается в аналитику. Работа сводится к паре кнопок, а сводка собирается автоматически:

• Доход и расход в один клик. Две кнопки — зелёный «Доход» и красный «Расход». В окне указываете сумму, статью, дату и заметку (например, «оплата заказа №12» или «аренда цеха»). Операция сразу попадает в учёт.
• Статьи доходов и расходов. Категории вроде «Ремонт», «Диагностика», «Запчасти» для доходов и «Зарплата», «Материалы», «Аренда» для расходов. Новую статью можно завести прямо в окне операции, у каждой — свой цвет.
• Сводка с прибылью. Вкладка «Сводка» показывает три крупные плитки: Доходы (зелёная), Расходы (красная) и Прибыль — разница между ними. Прибыль краснеет, если ушли в минус. Это моментальный пульс финансов сервиса.
• Помесячные тренды. Столбчатая диаграмма «Помесячно» рисует доход и расход по каждому месяцу (за последние полгода) двумя столбиками — зелёным и красным. Сразу видно, растёте вы или проседаете.
• Разбивка по статьям. Две колонки — «Откуда деньги» и «Куда уходят» — раскладывают доходы и расходы по категориям с полосками долей. Видно, что диагностика приносит больше ремонта, а материалы съедают больше аренды.
• Лучшие клиенты. Отдельный блок показывает, кто из клиентов принёс больше всего оплат за период.
• Диаграмма и экспорт. Вкладка «Диаграмма» открывает конструктор с готовыми источниками «Доходы/расходы по месяцам» и «По категориям»: выбираете тип диаграммы, формулу для разницы и процентов и сохраняете график для отчёта.

Ничего не нужно вести в отдельной таблице: каждая операция отмечается один раз, а прибыль, тренды и разбивка по статьям пересчитываются сами.

Автоматические операции: касса, склад и заказ-наряды

Часть операций в «Финансах» появляется без ручного ввода — деньги привязаны к работе автосервиса, а не заводятся отдельно:

• Оплаты по заказ-нарядам. Операция дохода может ссылаться на конкретную карточку-заказ и клиента: в логе операций видно, к какому заказ-наряду относится платёж, и по ссылке можно провалиться прямо в карточку на доске.
• Списания со склада. Когда со склада запчастей уходит деталь на ремонт, КанБан автоматически записывает расход и помечает его значком «из склада». Такие авто-операции нельзя удалить вручную — они отражают реальное движение материалов, а не ручную правку.
• Зарплата по выработке. Отдельная вкладка «Зарплата» (доступна администратору и управляющему) считает выработку мастеров за месяц: сколько записей проведено, какая выручка по услугам, и по ставкам «за визит + процент от услуг» выводит сумму к выплате. Ставки правятся прямо в таблице.

Так финансы остаются честными: доходы приходят от закрытых заказов, расходы на материалы — со склада, а зарплата считается по фактической работе. Директор видит не догадки, а связанную с реальными заказами картину.

Разбор на примере: Автосервис «МоторА»

Мастер-приёмщик Роман завёл в «Финансах» статьи под сервис: доходы — «Ремонт», «Диагностика», «Кузов»; расходы — «Зарплата», «Материалы», «Аренда». Дальше учёт идёт по ходу работы. Клиент оплатил заказ-наряд на замену сцепления — Роман нажимает «Доход», сумма, статья «Ремонт», заметка «заказ №148». Пришёл счёт за аренду бокса — «Расход», статья «Аренда». Списание масла и фильтров со склада на ремонт записалось само со значком «из склада».

В конце месяца директор Ирина открывает вкладку «Сводка». Плитки показывают: доходы 940 000 ₽, расходы 610 000 ₽, прибыль 330 000 ₽ зелёным. Разбивка «Куда уходят» объясняет структуру: «Зарплата» — самая длинная полоса, «Материалы» подорожали и обогнали «Аренду». А блок «Откуда деньги» открывает глаза: диагностика Олега дала больше, чем казалось «копеечным подключением сканера».

Помесячная диаграмма подтверждает тренд: зелёные столбцы доходов растут третий месяц подряд, но красные столбцы расходов подтягиваются следом — пора смотреть на материалы. Ирина переходит во вкладку «Диаграмма», строит по источнику «По категориям» круговую диаграмму расходов, применяет формулу для доли зарплатного фонда и сохраняет график для совладельца — весь финансовый отчёт за месяц готов без единой таблицы в Excel.

Что это даёт автосервису

Когда доходы и расходы сведены в одном месте и разложены по статьям, управление деньгами меняется по существу:

• Прибыль — точная цифра. Не «вроде в плюсе», а конкретная сумма после всех расходов, которая пересчитывается сама после каждой операции.
• Видно, что съедает выручку. Разбивка по статьям показывает, растёт ли зарплатный фонд, дорожают ли материалы или тянет вниз аренда, — и куда можно ужать траты.
• Динамика перед глазами. Помесячная диаграмма показывает рост или спад раньше, чем он превратится в кассовый разрыв.
• Понятно, на чём зарабатываете. Блок «Откуда деньги» и лучшие клиенты подсказывают, какие работы и заказчики приносят основную выручку.
• Отчёт за минуты. Диаграмма-конструктор и экспорт заменяют вечера сведения таблиц: график для бухгалтера или совладельца готов сразу.
• Меньше ручного ввода. Списания со склада и связь операций с заказ-нарядами и клиентами уменьшают ручную работу и ошибки.

Итог — директор управляет автосервисом по цифрам за минуту в день, видит прибыль и структуру расходов честно и находит, где сервис теряет деньги, пока это ещё можно исправить.