Как клиент оставляет заявку онлайн в автосервис — КанБан

В автосервисе Автосервис «МоторА» заявки прилетают отовсюду: кто-то звонит, кто-то пишет в WhatsApp, кто-то оставляет сообщение на сайте, а кто-то ловит мастера-приёмщика Романа прямо у ворот. Пока всё это живёт в разных местах — в телефоне, в переписке, на стикере у монитора — часть обращений просто теряется. Клиент оставил заявку вечером, а утром про неё никто не вспомнил: машина не записана, человеку не перезвонили, и он уехал в соседний сервис.

Вторая беда — двойной ввод. Даже если заявку заметили, кто-то должен вручную переписать имя, телефон, марку машины и суть проблемы в свою систему или в тетрадь. На это уходит время, в номерах и госномерах появляются ошибки, а половина деталей из разговора теряется по дороге. В итоге клиент на приёмке пересказывает всё заново, как будто и не оставлял заявку.

В КанБан клиент оставляет заявку онлайн — через публичную форму (ссылка или QR-код), а система сама создаёт из неё карточку в первой колонке доски: с именем, телефоном, машиной и описанием. Ничего не переписывается руками, ни одно обращение не теряется, а мастер-приёмщик видит новую заявку сразу и просто берёт её в работу. Ниже разберём, как это устроено и как настроить на примере «МоторА».

В чём проблема автосервиса

Заявок много, а единой точки, куда они все стекаются, нет. Пока обращения разбросаны по звонкам, мессенджерам и запискам, часть из них неизбежно проваливается, а остальные приходится вручную переносить в работу.

• Заявки в пяти местах сразу. Звонок, WhatsApp, сообщение на сайте, разговор у ворот — всё в разных каналах, единого списка нет, и что-то обязательно забывается.
• Обращения теряются. Клиент оставил заявку вечером или в выходной — а мастер увидел её только через два дня, когда человек уже уехал в другой сервис.
• Двойной ввод и ошибки. Имя, телефон, госномер, суть проблемы кто-то переписывает вручную — долго, и в цифрах легко ошибиться.
• Клиент рассказывает всё заново. Детали из первого разговора не сохранились, и на приёмке человек по второму разу диктует, что у него стучит и когда.
• Не видно, сколько заявок пришло. Сколько обращений было за неделю, сколько дошло до ремонта, а сколько потеряли — посчитать не по чему.

Форма обратной связи на сайте эту проблему не закрывает: письмо с заявкой падает в общую почту и живёт отдельно от доски, где вы реально ведёте машины. Связать «человек оставил заявку» и «машина в работе» без ручного переноса всё равно не выходит.

Как решает КанБан

В КанБан заявка, которую клиент оставляет онлайн, попадает не в почту и не в чат, а прямо на доску — новой карточкой в первую колонку. Приём заявок и работа с машинами живут в одной системе, поэтому переносить ничего не нужно.

• Публичная форма заявки. У доски есть публичная ссылка на форму: клиент открывает её, входит по email (код из письма, без пароля), заполняет поля и нажимает «Отправить». Форму можно повесить на сайт, в соцсети или отдать QR-кодом.
• Заявка сразу становится карточкой. Отправленная форма создаёт карточку в первой колонке (напр. «Новые заявки») — с именем клиента, телефоном, машиной и описанием проблемы. Мастер видит её на доске в ту же секунду.
• Свои поля под автосервис. В форме вы задаёте те поля, что важны именно вам: марка и модель, госномер, пробег, желаемая дата, суть обращения. Всё это сразу лежит в карточке, а не в тексте письма.
• Клиент попадает в базу. По телефону из заявки клиент заводится в разделе «Клиенты» (CRM) или подтягивается существующий — с историей обращений и машин.
• Ничего не теряется. Заявка пришла ночью или в выходной — она уже на доске и ждёт в колонке «Новые». Утром Роман просто разбирает список сверху вниз.
• Видно поток заявок. Счётчик над первой колонкой показывает, сколько новых обращений накопилось, а по мере обработки карточки уходят дальше по этапам — воронка от заявки до выдачи машины на виду.

Публичная форма: клиент заполняет только то, что нужно

Заявка полезна ровно настолько, насколько понятно, что в ней написано. Поэтому публичную форму собирают из тех же полей карточки, что вы настраиваете под свой автосервис, — клиент видит понятные подписи, а вы получаете структурированные данные.

• Только нужные поля. В настройках типа карточки задаёте поля, которые нужны автосервису: имя, телефон, марка и модель, госномер, пробег, желаемая дата и время, описание проблемы, — из них и собирается форма заявки. Лишнее клиента не отвлекает.
• Обязательные и подсказки. Телефон и суть обращения делаете обязательными, а к полям добавляете подсказки («напишите, что беспокоит: стук, шум, ошибка на панели») — заявки приходят заполненными, а не в одну строку.
• Данные ложатся по местам. Клиент ввёл госномер в поле «Госномер», а не в общий текст — и в карточке он уже отдельным полем, по которому можно искать и фильтровать.
• Ссылка и QR. Форму открываете публичной ссылкой или QR-кодом: код на визитке, на ресепшене, в подписи в мессенджере — клиент наводит камеру и оставляет заявку за минуту.

Настроили поля формы один раз — и каждая онлайн-заявка приходит аккуратной карточкой, готовой к работе, без ручной расшифровки «что клиент имел в виду».

Разбор на примере: Автосервис «МоторА»

Директор Ирина настроила в «МоторА» публичную форму заявки: имя, телефон (обязательный), марка и модель, госномер, пробег, желаемая дата и поле «Что беспокоит» с подсказкой. Ссылку на форму повесили на сайт и в шапку соцсетей, а QR-код распечатали и наклеили на стойке приёмки и на визитках. Первая колонка доски называется «Новые заявки».

Вечером в пятницу клиент Сергей заходит на сайт, открывает форму и оставляет заявку: «Toyota Camry, госномер, пробег 120 000, стучит подвеска на кочках, хочу в субботу утром». Он нажимает «Отправить» — и в колонке «Новые заявки» тут же появляется карточка с его именем, телефоном, машиной и описанием. Сергей по номеру телефона автоматически заводится в разделе «Клиенты».

В субботу утром Роман открывает доску: над колонкой «Новые заявки» счётчик показывает 4 карточки, накопившиеся за вечер и ночь. Он берёт заявку Сергея, звонит, подтверждает время и перетаскивает карточку в колонку «Записан». Диагност Олег принимает машину, дальше по этапам подключаются слесарь Юрий и, если нужна покраска, маляр Денис — и всё это по той же карточке, что родилась из онлайн-заявки, без единого повторного ввода.

За неделю через форму пришло 28 заявок, и ни одна не потерялась в переписке: 22 доехали до ремонта, 6 отвалились на созвоне. Раньше Ирина не знала даже, сколько обращений было, — теперь поток заявок и конверсия в ремонт видны прямо на доске.

Что это даёт автосервису

Когда клиент оставляет заявку онлайн и она сама падает карточкой на доску, приёмка перестаёт быть узким горлышком: ни одно обращение не теряется, а мастер работает со списком, а не с памятью.

• Ни одной потерянной заявки. Онлайн-обращения из формы собираются в одной колонке — вечером, ночью и в выходные они ждут в «Новых», а не в пяти разных чатах.
• Ноль двойного ввода. Имя, телефон, машина и проблема попадают в карточку прямо из формы — переписывать вручную нечего, ошибок в номерах нет.
• Клиент не повторяется. Всё, что он указал в заявке, уже в карточке — на приёмке не нужно диктовать заново.
• Заявка сразу в работе. Из первой колонки карточка перетаскивается по этапам — от «Новой заявки» до выдачи машины, по ней же работает вся команда.
• Клиенты копятся в базе. Каждая заявка заводит или дополняет карточку клиента в CRM — с телефоном и историей обращений.
• Видно поток и конверсию. Сколько заявок пришло, сколько дошло до ремонта — считается по доске, а не на глаз.