Клиент записывается онлайн сам: запись в стоматологию — КанБан

В стоматологии «Дентал+» запись держится на телефоне и администраторе. Пациент хочет попасть к терапевту — он звонит, Анна поднимает трубку, сверяется с графиком врача, предлагает время, записывает в журнал. Пока звонков немного, схема работает. Но стоит пойти потоку — линия занята, пациент не дозвонился, а вечером и в выходной регистратура вообще не отвечает. Каждый несостоявшийся звонок — это несделанная запись и пустое кресло у врача.

Проблема не в том, что пациенты не хотят лечиться, а в том, что записаться можно только через живого человека в рабочие часы. Кто-то вспоминает о зубе поздно вечером, кто-то не любит звонить, кто-то просто не дозвонился с третьей попытки и ушёл в соседнюю клинику, где запись оформляется в пару кликов. Администратор при этом весь день работает «телефонной станцией»: принимает звонки, диктует свободные окна, вручную вносит записи — вместо того чтобы заниматься пациентами в холле.

В КанБан эту цепочку закрывает самозапись: у клиники есть публичная страница записи (ссылка или QR-код), где пациент сам выбирает услугу, врача и свободное окно из реального графика, оставляет телефон и подтверждает время. Запись сразу падает в единый календарь клиники, привязывается к пациенту, а администратор при желании подтверждает её одним нажатием. Разберём по шагам на примере «Дентал+».

В чём проблема записи в стоматологии

Пока единственный способ записаться — дозвониться до администратора, клиника теряет пациентов ещё на входе, даже не узнав об этом. Записаться хотели многие, а получилось у тех, кто дозвонился в рабочие часы.

• Запись только по телефону и только днём. Вечером, ночью и в выходной регистратура не отвечает — а именно тогда у людей есть время подумать о лечении. Заявка просто не рождается.
• Занятая линия и потерянные пациенты. В час пик Анна не может говорить с пятью пациентами разом. Кто не дозвонился со второй попытки — уходит в клинику, где запись оформляется онлайн.
• Пациент не знает свободных окон. Он вынужден спрашивать «а когда можно к терапевту?» и подстраиваться под то, что продиктует администратор, вместо того чтобы выбрать удобное время сам.
• Администратор — живой календарь. Весь день уходит на приём звонков, сверку графиков врачей и ручную запись в журнал. На пациентов в холле времени не остаётся.
• Ошибки ручного ввода. Записал не к тому врачу, перепутал время, не туда занёс телефон — и пациент приходит, когда врач занят или в выходной.

Отдельный «сервис онлайн-записи» проблему решает лишь частично: он живёт в стороне от системы, где ведутся сами приёмы, поэтому записи приходится переносить в рабочий календарь руками — снова двойной ввод и снова ошибки.

Как решает КанБан

В КанБан самозапись — это модуль «Запись и заявки от клиентов». Вы включаете его в настройках компании и выбираете, как именно пациент выбирает время. Для клиники подходит режим «Услуги и сотрудники»: пациент сам проходит цепочку услуга → врач → свободное окно, и записаться мимо графика уже нельзя.

• Публичная страница записи. У модуля есть отдельная ссылка для пациентов. Её кладут на сайт клиники, в профиль соцсети, в SMS-подпись или печатают как QR-код на ресепшене и в холле. Пациент открывает страницу и записывается сам, без звонка и без установки приложения.
• Выбор услуги и врача. Пациент выбирает услугу (осмотр, лечение кариеса, чистка, консультация ортодонта, имплантация), затем врача, который её оказывает. У каждой услуги задана длительность — поэтому окно на приём подбирается автоматически, ровно под её продолжительность.
• Только реально свободные окна. Онлайн-запись показывает лишь те окна, что открыты по графику выбранного врача и ещё не заняты. Записаться в выходной, на обед или на занятое время невозможно — накладки исключены на входе.
• Пациент подтверждает время сам. Он видит свободные слоты, выбирает удобный, оставляет имя и телефон и подтверждает запись. Никакой переписки «а можно на 15:00?» — время фиксируется в момент выбора.
• Ручное подтверждение клиникой (по желанию). Можно включить режим, когда каждая новая самозапись сначала ждёт, пока администратор нажмёт «Подтвердить». Тогда пациент бронирует, а клиника оставляет за собой финальное слово.
• Запись сразу в календаре и в CRM. Самозапись падает в единый «Календарь» клиники как событие врача и привязывается к карточке пациента в разделе «Клиенты» по телефону. Двойного ввода нет: то, что пациент выбрал сам, уже готовая запись.
• Напоминания обеим сторонам. Пациенту — пуш о приёме заранее (например, за сутки и за час), врачу и администратору — своё напоминание. Записался пациент сам — а забыть о приёме уже сложно.

Публичная страница и QR: пациент записывается без звонка

Сердце самозаписи — публичная страница записи. Это отдельный адрес, который не требует ни логина, ни установки приложения: пациент открывает ссылку и сразу проходит запись. Именно она превращает клинику из «дозвонитесь в рабочие часы» в «запишитесь когда угодно».

• Одна ссылка на всё. В настройках модуля вы берёте ссылку публичной страницы кнопкой «Копировать ссылку» — это адрес записи «Дентал+». Её же КанБан отдаёт QR-кодом: распечатали, повесили у стойки и в холле — пациент навёл камеру и записался, не отходя от кресла ожидания.
• Куда её ставить. Кнопка «Записаться» на сайте клиники, ссылка в шапке профиля соцсети, в подписи к SMS и письмам, в отзывах на картах. Везде, где пациент вспоминает о клинике, он в один тап попадает на запись.
• Понятный сценарий для пациента. Услуга → врач → день → свободное окно → имя и телефон → подтвердить. Никаких лишних полей: пациент видит только реальные окна и выбирает удобное сам.
• Работает круглосуточно. Страница не зависит от того, на месте ли администратор. Пациент записывается вечером и в выходной, а Анна утром видит новые записи уже в календаре.
• Срочная запись «с порога» — тоже здесь. Пациента, пришедшего без записи, администратор заводит прямо на экране «Запись / расписание» (окно «Запись клиента») — тот же поток, но со стороны клиники.

В итоге запись перестаёт упираться в пропускную способность телефонной линии: сколько бы пациентов ни захотело записаться одновременно, каждый делает это сам, а клиника получает готовые записи в календарь.

Разбор на примере: Стоматология «Дентал+»

В «Дентал+» приём ведут терапевт Игорь Зубов, ортодонт Марина Белова, хирург-имплантолог Пётр Имплантов и гигиенист Ольга Чистова, а всем потоком записей управляет администратор Анна. Директор включил модуль «Запись и заявки от клиентов» в режиме «Услуги и сотрудники» и создал публичную страницу записи.

Как это устроено у них:

• Услуги заведены по врачам. «Лечение кариеса» и «осмотр терапевта» — у Игоря Зубова, «консультация и брекеты» — у Марины Беловой, «имплантация» — у Петра Имплантова, «профессиональная чистка» — у Ольги Чистовой. У каждой услуги проставлена длительность: осмотр — 30 минут, чистка — 60, консультация ортодонта — 45. Под неё и подбирается окно.
• График врачей задан на неделю. Через рабочий график врачей и «Часы для записи клиентов» заданы дни и часы приёма. Онлайн-запись открывает пациенту только окна внутри графика: свободные помечены «Свободно», занятые — «Занято».
• Пациент записывается сам. Вечером в пятницу пациент открывает ссылку из профиля клиники, выбирает «Профессиональная чистка · Ольга Чистова», видит свободные окна на следующей неделе, берёт вторник 11:00, оставляет имя и телефон и подтверждает. Запись мгновенно появляется в календаре «Дентал+».
• Анна подтверждает и держит контроль. В «Дентал+» включено ручное подтверждение: утром Анна видит новую запись со статусом «Ждёт подтверждения» и нажимает «Подтвердить». Пациент получает пуш, что запись подтверждена. В календаре Анна фильтрует по врачу (Все / Игорь Зубов / Марина Белова / Пётр Имплантов / Ольга Чистова) и сразу видит, чей это приём.
• Запись привязана к пациенту. Ключ привязки в «Дентал+» — телефон: указанный при самозаписи номер сам прикрепляет карточку-приём к пациенту в разделе «Клиенты», и его история визитов пополняется без ручного связывания.

Результат за первый месяц: из примерно 320 приёмов около 140 пациенты оформили сами через публичную страницу — почти половина записей прошла без единого звонка администратору. Больше всего самозаписей — вечером и в выходные, когда раньше регистратура молчала. Анна перестала быть «телефонной станцией» и занялась пациентами в холле, а Игорь Зубов и Ольга Чистова видят заполненный график заранее.

Что это даёт стоматологии

Когда пациент записывается сам и сам подтверждает время, клиника перестаёт терять записи на телефонной линии, а администратор — тонуть в звонках. Выгода видна и в загрузке врачей, и в нервах регистратуры.

• Запись идёт 24/7 без администратора. Пациент бронирует окно вечером и в выходной — запись не теряется, Анна видит её утром уже в календаре.
• Больше записей с того же потока. Кто не любит или не смог дозвониться, теперь записывается сам — клиника не отдаёт этих пациентов конкурентам.
• Нет накладок и записи мимо графика. Пациент выбирает только реально свободные окна врача — двойные записи и приёмы в выходной исключены на входе.
• Разгруженная регистратура. Половина записей приходит без звонка, Анна не диктует окна по телефону и занимается пациентами в клинике.
• Готовая запись без двойного ввода. Самозапись сразу ложится в календарь и привязывается к карточке пациента — переносить из «сервиса записи» вручную не нужно.
• Меньше неявок. Автонапоминания пациенту за сутки и за час снижают число «не пришёл», а врач заранее видит заполненный день.

В сумме клиника собирает больше записей меньшими силами: пациенту удобно записаться в любой момент, врач видит расписание заранее, а администратор наконец перестаёт работать живым автоответчиком.