Календарь ТСЖ: как убрать лишние контролы для сотрудников

Календарь в КанБан — сильный инструмент для планирования работ ТСЖ: заявки жителей встают блоками на сетку времени, а у боковой панели есть переключатель «Режим», фильтры «Чьи задачи показывать» и «Команда», список «Доска для новых задач», блок «Показывать доски» и настройка «Высота часа». Но чем больше у панели контролов, тем выше риск, что рядовой сотрудник в них запутается или случайно скроет нужные задачи.

В маленьком ТСЖ половина этих настроек попросту лишняя. Доска одна — значит, выбирать в списке «Доска для новых задач» нечего, а блок «Показывать доски» и вовсе появляется, только когда досок несколько. Заявки по командам не разносятся — значит, и фильтр «Команда» не нужен. Диспетчеру привычнее слово «Бригада», а не абстрактное «Команда». Каждый лишний или непонятный контрол — это лишний вопрос сотрудника и лишний шанс на ошибку.

Для этого в КанБан есть блок «Календарь» в разделе «Команды» (доступен администратору). В нём для каждого контрола боковой панели можно снять галочку — и он исчезнет у всех сотрудников — или вписать своё название, которое заменит стандартное. Панель календаря становится короче, чище и говорит на языке вашего ТСЖ. Разберём на примере ТСЖ «Northgate».

В чём проблема: панель календаря перегружена контролами

Боковая панель календаря универсальна и рассчитана на любую компанию, поэтому в ней до шести разделов: «Режим», «Высота часа», «Чьи задачи показывать», «Команда», «Доска для новых задач» и «Показывать доски». Для крупной управляющей компании с несколькими досками и командами это всё нужно. А для обычного ТСЖ — избыточно.

• Лишние контролы отвлекают. Если у ТСЖ одна доска заявок, список «Доска для новых задач» ничего полезного не даёт — выбирать в нём нечего, но он занимает место и вызывает вопросы «а это зачем».
• Ненужный фильтр «Команда». Он появляется в панели, как только у задач на календаре есть команды. Если разносить заявки по командам в вашем ТСЖ не принято, выбор команды бессмыслен — но сотрудник видит фильтр и пытается разобраться.
• Незнакомые формулировки. «Чьи задачи показывать» — понятно программисту, а диспетчеру и слесарю привычнее «Кто из бригады». Стандартные подписи не всегда ложатся на язык ЖКХ.
• Случайные сбои настроек. Сотрудник нечаянно переключает режим или скрывает часть досок, потом жалуется, что «календарь сломался», — хотя дело в случайно нажатом контроле.

В итоге инструмент, который должен упрощать планирование, встречает сотрудника набором кнопок, половину из которых в этом ТСЖ трогать не нужно.

Как решает раздел настроек «Календарь» в КанБан

КанБан позволяет администратору настроить боковую панель календаря на всю команду — в разделе «Команды» («Команды и доступы») есть блок «Календарь». Он перечисляет все шесть контролов панели, и для каждого доступны два действия: скрыть его у всех сотрудников или дать ему своё название. Настройка одна на всю компанию — задал администратор один раз, и все видят одинаково причёсанную панель.

• Скрыть контрол у всех. Снимите галочку рядом с разделом — и он исчезнет из боковой панели календаря у каждого сотрудника. Так убирают «Показывать доски» и «Доска для новых задач», если доска одна, или «Команда», если заявки не разносят по командам.
• Переименовать контрол. Впишите своё название в поле рядом — и оно заменит стандартную подпись. «Чьи задачи показывать» превращается в «Кто из бригады», «Доска для новых задач» — в «Куда завести заявку». Пустое поле означает стандартное название.
• Шесть управляемых разделов. Настраиваются «Режим», «Высота часа», «Чьи задачи показывать», «Команда», «Доска для новых задач» и «Показывать доски» — то есть вся боковая панель календаря целиком.
• Только для администратора. Блок «Календарь» виден в разделе «Команды» лишь администратору компании; рядовой сотрудник не может случайно перекроить панель для всех.
• Без риска. Пустая настройка означает «всё как по умолчанию» — панель показывает все контролы со стандартными подписями. Вернуть галочку или стереть своё название можно в любой момент.

Так администратор оставляет в календаре только то, что реально нужно этому ТСЖ, и называет контролы привычными словами — сотрудник видит короткую и понятную панель, а не универсальный набор кнопок.

Разбор на примере: ТСЖ «Northgate»

В ТСЖ «Northgate» одна доска — «Заявки жителей», а заявки по командам не разносят. Управляющая Галина Управова открывает раздел «Команды» и находит блок «Календарь». В нём перечислены все шесть контролов боковой панели, но половина из них в «Northgate» не нужна.

Галина снимает галочки с «Показывать доски» и «Доска для новых задач» — доска одна, выбирать нечего, лишний список только путал диспетчера Лидию. Убирает и «Команда»: раз заявки по командам не разносят, фильтр бессмыслен. Остаются три рабочих контрола — «Режим», «Высота часа» и «Чьи задачи показывать».

Дальше Галина причёсывает формулировки под язык ТСЖ. Контрол «Чьи задачи показывать» она переименовывает в «Кто из бригады» — так диспетчеру и слесарям понятнее, что фильтр про исполнителя. «Высоту часа» оставляет со стандартным названием. Настройка сохраняется автоматически, и теперь у Лидии и всех сотрудников боковая панель календаря короткая: три нужных контрола с привычными подписями. Никто больше не спрашивает, зачем в панели пустой список досок и что такое «Команда», и никто случайно не прячет заявки, переключив ненужный фильтр.

Что это даёт ТСЖ и управляющей компании

Настройка панели календаря на команду — небольшая, но заметная в ежедневной работе вещь:

• Чистая панель. Сотрудник видит только те контролы, что реально нужны в вашем ТСЖ, — без пустых списков досок и неиспользуемого фильтра команд.
• Понятные названия. Контролы подписаны языком ЖКХ («Кто из бригады» вместо «Чьи задачи показывать»), поэтому диспетчеру и мастерам не нужно объяснять, что каждая кнопка делает.
• Меньше случайных сбоев. Убрав ненужные переключатели, вы снижаете шанс, что сотрудник нечаянно скроет часть задач или сменит режим и решит, что «календарь сломался».
• Единый вид у всех. Настройка одна на компанию — панель выглядит одинаково у диспетчера, мастеров и правления, спорить о разных интерфейсах не о чем.
• Настраивает только администратор. Панель для всей команды меняет один ответственный человек, рядовой сотрудник её не перекроит.
• Обратимо и без риска. Любой контрол легко вернуть галочкой, а название — стереть; ошибиться настройкой невозможно, пустое значение всегда означает стандарт.