Календарь заявок ТСЖ: планирование работ на сетке времени

В ТСЖ и управляющей компании работа идёт по часам: в 9:00 осмотр кровли, к 11:00 подрядчик едет менять стояк, в обед — плановая проверка узла учёта, а между этим сыплются срочные заявки жителей. Пока задачи лежат просто списком, у них есть дата, но нет места во времени: непонятно, что на кого наслаивается, у кого из техников свободен день, а какая заявка вот-вот просрочится.

Обычно диспетчер удерживает всё это расписание в голове или в бумажном журнале. Отсюда классические сбои ЖКХ: два подрядчика приезжают в один час, житель ждёт мастера, который в это время на другом объекте, а про плановую работу вспоминают, когда срок уже прошёл. Список задач такую картину не показывает — нужна сетка времени.

В КанБан для этого есть Календарь: любая задача со сроком становится блоком на сетке дней и часов, который можно двигать и растягивать мышью, как событие в ежедневнике. Есть четыре режима просмотра, фильтр «Чьи задачи показывать», доска для быстрого создания новых заявок и настройка высоты часа. Разберём на примере ТСЖ «Northgate».

В чём проблема планирования работ в ТСЖ

Заявки и регламентные работы в ТСЖ живут во времени, а не просто в списке. У каждой есть час выезда, длительность, исполнитель — и всё это должно уложиться в рабочий день без накладок. Список задач этого не показывает, поэтому планирование держится на памяти диспетчера.

• Не видно наложений. В плоском списке заявка на 10:00 и заявка на 10:30 выглядят одинаково — что они пересекаются по времени и исполнителю, становится ясно только когда мастер уже разрывается между двумя адресами.
• Непонятна загрузка людей. У кого из техников день свободен, а кто расписан до вечера — по списку не определить, поэтому новую заявку вешают наугад.
• Плановое теряется среди срочного. Дата у регламентной работы есть, но без сетки времени она не бросается в глаза и легко уезжает за срок.
• Расписание на одном человеке. Реальный график знает только диспетчер. Заболел, ушёл в отпуск — и планирование встаёт, а правление не видит, чем занята команда.

В итоге дни собираются вручную и всё равно с накладками, а любой вопрос «что у нас на завтра и кто свободен» упирается в диспетчера.

Как решает Календарь КанБан

В Календаре КанБан каждая задача со сроком (и каждый пункт чек-листа со сроком) превращается в блок на сетке дней и часов. Блок можно перетащить на другое время или день и растянуть за край, меняя длительность, — как событие в ежедневнике. Сетка ограничена рабочими часами компании, российские праздники подсвечены, а текущее время отмечено бегущей линией.

• Четыре режима под разные вопросы. «Календарь» — задачи в пределах дня на сетке часов; «Сотрудники» — загрузка команды по строкам-людям на выбранный день; «Проекты и задачи» — длинные, многодневные работы лентой; «Повторяющиеся» — регламентные серии.
• Фильтр «Чьи задачи показывать». Нажмите на аватар сотрудника — останутся только его задачи (плюс ничейные), «Все» сбрасывает. Выбор запоминается в вашем профиле и следует за вами на любом устройстве.
• Мини-календарь для навигации. Дни с задачами помечены; клик по дню перематывает сетку к нему, кнопка «Сегодня» возвращает к текущему дню и подсвечивает его колонку.
• Доска для новых задач. Выберите доску в боковой панели — и клик по пустому слоту сразу создаёт часовую заявку на это время и открывает её карточку. Ничего не нужно вводить заранее.
• Фильтры по доскам и командам. Показывайте задачи только нужных досок, а если включён модуль команд — фильтруйте по команде (например, только сантехники).
• Высота часа. Кнопки − / + и «Вместить» меняют масштаб сетки: сжать весь рабочий день на один экран без прокрутки или, наоборот, приблизить утро по минутам.
• Обновление в реальном времени. Когда коллега ставит заявке срок или двигает её, блок появляется и переезжает на вашем календаре сам, без перезагрузки страницы.

Так расписание ТСЖ перестаёт быть списком с датами и становится наглядной картиной дня, где сразу видно накладки, свободные окна и загрузку каждого сотрудника.

Разбор на примере: ТСЖ «Northgate»

В ТСЖ «Northgate» день диспетчера Лидии начинается с Календаря. Рабочие часы дома заданы с 9:00 до 18:00, поэтому сетка показывает ровно рабочий день, а праздники подсвечены красным — Лидия не поставит выезд на 4 ноября.

Утром приходит заявка «течёт стояк, кв. 47». Лидия кликает по свободному слоту на 10:00 в календаре — КанБан сразу создаёт часовую заявку и открывает её карточку, где она дописывает детали и назначает сантехника. Видит, что на 10:30 у того же мастера уже стоит другая заявка, — просто перетаскивает новый блок на 12:00, в свободное окно. Чтобы проверить, не перегружен ли день у техника, она переключается в режим «Сотрудники»: там каждая строка — человек, и видно, что у сантехника плотное утро, а у электрика день полупустой.

Когда управляющий спрашивает, чем занята бригада во вторник, Лидия нажимает на аватар нужного сотрудника в фильтре «Чьи задачи показывать» — на сетке остаются только его выезды. Длинные работы вроде «ремонт кровли на неделю» она смотрит в режиме «Проекты и задачи», чтобы они не растягивались уродливыми полосами через весь календарь, а регламент — снятие показаний, ТО лифтов — держит в режиме «Повторяющиеся». Доска для новых задач у неё выбрана заранее, так что любое обращение заводится в один клик прямо с календаря.

Настройка разделов календаря на команду

Чтобы не перегружать сотрудников лишними контролами, боковую панель Календаря можно настроить на команду: в разделе «Команды» есть блок настроек «Календарь» (доступен администратору). Для каждого раздела панели — «Режим», «Высота часа», «Чьи задачи показывать», «Команда», «Доска для новых задач», «Показывать доски» — можно:

• скрыть его у всех — снимите галочку, и раздел исчезнет из панели у всех сотрудников (например, спрятать «Показывать доски», если доска одна);
• переименовать — впишите своё название, и оно заменит стандартное (скажем, «Чьи задачи показывать» → «Кто из бригады»).

Так в «Northgate» управляющий оставил диспетчеру и правлению только нужные фильтры и назвал их привычными для ТСЖ словами — панель стала короче и понятнее.

Что это даёт ТСЖ и управляющей компании

Календарь превращает расписание работ из головы диспетчера в наглядную и общую картину:

• Ноль накладок. Наложения по времени и исполнителю видно сразу — два подрядчика не приедут в один час, а житель не будет ждать занятого мастера.
• Понятная загрузка команды. Режим «Сотрудники» показывает, у кого день расписан, а у кого есть окно, — новую заявку ставят туда, где реально свободно.
• Плановое не срывается. Регламентные работы стоят на сетке рядом с заявками жителей и не теряются за срок.
• Быстрый приём. Клик по слоту — и заявка на это время уже создана: не нужно отдельно заводить карточку и вручную проставлять время.
• Расписание не зависит от человека. График живёт в системе; отпуск или болезнь диспетчера не обнуляют планирование, а правление в любой момент видит, чем занята команда.
• Меньше вопросов «что на завтра». Управляющий и правление сами смотрят день или конкретного сотрудника, не дёргая диспетчера.