Календарь броней и банкетов для ресторана — КанБан

В ресторане и кафе на выходных идёт настоящая гонка: с утра детский день рождения на 15 персон в малом зале, в обед бизнес-ланч с брони на 8 человек, вечером свадебный банкет на 50 гостей на веранде, а между ними — обычные брони столиков «на 19:00, четверо». Пока это расписание живёт в бумажном журнале броней, в переписке с гостями и «в голове» администратора, накладки неизбежны: два банкета поставили на один зал, брони столов пересеклись с закрытым мероприятием, а кухня узнаёт про 50 гостей за час до подачи.

Каждая такая ошибка бьёт по деньгам и репутации. Гость, которому пришлось ждать «освобождения стола», больше не вернётся; банкет, о котором шеф-повар узнал слишком поздно, срывает подачу; пустой вечер, который администратор не успел заполнить бронями, — это недозаработанная смена всей команды. А когда залов несколько и у каждого своя вместимость и график, удержать всю картину в голове физически невозможно.

Календарь в КанБан показывает все брони, банкеты и мероприятия на одной сетке времени. Каждое событие — блок на нужном часу, который перетаскивается мышью; режим «Сотрудники» раскладывает день по людям, а фильтр «Чьи задачи показывать» оставляет на экране события одного человека. Один взгляд — и видно, где свободное окно под банкет, а где зал уже занят. Ниже разберём, как это устроено, на примере ресторана «Веранда».

В чём проблема ресторана и кафе

Бронь стола или банкет — это не просто «имя и время». У события есть длительность, конкретный зал с вместимостью, число гостей, ответственный сотрудник и своё место в общем расписании дня. Как только таких событий становится больше десяти, а залов — несколько, ручной учёт начинает сыпаться.

• Двойные брони и накладки. Администратор и хостес ставят два банкета на один зал или бронь столика на время закрытого мероприятия — выясняется это уже когда гости на пороге.
• Не видно длительности. Бронь стола на ужин — это два часа, свадебный банкет — пять-шесть. В строчке журнала эта разница не читается, и следующее событие ставят слишком рано.
• Пустые окна. Между банкетами и бронями остаются «дыры» по часу-два, которые никто не отслеживает, — зал простаивает, ресторан недозарабатывает в самый ходовой вечер.
• Кухня и бар не в курсе. Шеф-повар и бармен узнают про большой банкет в последний момент — нет времени на закупку продуктов и подготовку.
• Нет картины по залу и по человеку. Чтобы понять, свободна ли веранда в субботу вечером или сколько банкетов у официанта, приходится вручную выбирать нужное из общего списка.
• Смены и график в отдельном файле. Кто из команды сегодня работает, а кто выходной — эта информация живёт отдельно от расписания броней.

В итоге администратор тратит день не на гостей, а на то, чтобы «свести» расписание, обзвонить кухню и погасить накладки по залам.

Как решает КанБан

Календарь в КанБан — это сетка времени, на которой каждая бронь, банкет и мероприятие стоят блоком на своём часе. Планировать событие здесь так же просто, как двигать карточку на доске.

• События на сетке времени. Каждая бронь и банкет со сроком показывается блоком точно на нужном интервале. Высота блока — это длительность: короткая бронь стола занимает узкую полосу, свадебный банкет на весь вечер — длинную. Пустые окна между событиями видны сразу.
• Планирование мышью. Перетащите блок вверх-вниз — измените время, влево-вправо — перенесите на другой день, потяните за край — измените длительность. Клик по свободному часу создаёт новое событие прямо там.
• Четыре режима. «Календарь» — общая сетка по дням; «Сотрудники» — день, разложенный по людям (у каждого своя дорожка, удобно смотреть загрузку хостес, официантов, шефа); «Проекты и задачи» — длинные, многодневные дела вроде подготовки крупного мероприятия; «Повторяющиеся» — регулярные события (например, живая музыка по пятницам).
• Фильтр «Чьи задачи показывать». Нажмите на аватар сотрудника — на календаре останутся только его события, остальные приглушатся. Так администратор мгновенно видит, чем занят конкретный официант или бармен.
• Доска для новых задач. В боковой панели выбирается доска, на которую попадают события, созданные прямо в календаре, — не нужно каждый раз указывать её вручную.
• Высота часа. Кнопками «−», «+» и «Вместить» регулируется масштаб сетки: уместить весь рабочий день ресторана на экран без прокрутки или, наоборот, растянуть часы, чтобы точнее ставить короткие брони.

Рабочие часы ресторана задают границы сетки, российские праздники подсвечиваются, а линия текущего времени показывает, что происходит прямо сейчас. Все брони и банкеты — на одном экране, без блокнотов и переписок.

Банкет как событие с командой и деталями

Банкет — это не строчка в журнале, а событие с десятком деталей: число гостей, меню, депозит, оформление зала, кто из команды на подаче. В КанБан банкет живёт карточкой, которая одновременно стоит блоком на календаре и хранит всё, что нужно кухне и залу.

• Всё в одной карточке. Дата и время, зал, число персон, контакт гостя, согласованное меню, сумма депозита и пожелания — заказчик один раз всё зафиксировал, и вся команда видит одинаковую картину.
• Ответственные и напоминания. На банкет назначаются исполнители — хостес встречает, официанты на подаче, шеф на кухне, бармен на баре. Напоминание за день придёт уведомлением заранее, чтобы никто не забыл про закупку и подготовку.
• Чек-лист подготовки. Расставить столы, согласовать финальное меню, заказать торт, оформить зал шарами, проверить депозит — пункты с галочками не дадут забыть ни одной мелочи перед мероприятием.
• Длительность видна на сетке. Банкет на пять часов занимает на календаре ровно пять часов — следующее событие в этом зале уже не поставишь внахлёст.

Настроили один раз тип карточки «Банкет» с нужными полями и чек-листом — и каждое новое мероприятие заводится за минуту, а вся команда сразу знает, что готовить и во сколько.

Разбор на примере: Ресторан «Веранда»

Пятница, ресторан «Веранда». Хостес Ирина открывает календарь и сразу видит выходные по сетке: в субботу на веранде с 17:00 стоит свадебный банкет на 50 персон длиной пять часов, в малом зале в 14:00 — детский день рождения на 15 гостей, между ними — россыпь обычных броней столиков на вечер.

Звонит гость — хочет корпоратив на 20 человек в субботу вечером. Ирина смотрит на календарь: веранда занята свадьбой, но малый зал после детского праздника освобождается к 17:00. Она кликает по свободному окну прямо на сетке — создаётся событие, и Ирина заполняет карточку банкета: 20 персон, малый зал, контакт заказчика, депозит, пожелания по меню. Никаких сверок с журналом — свободное окно она увидела глазами.

Дальше в дело вступает команда. Шеф-повар Марко открывает карточку свадебного банкета, видит согласованное меню на 50 персон и за день до события ставит закупку — напоминание пришло заранее. Официант Олег в режиме «Сотрудники» видит свою дорожку на субботу: детский праздник в 14:00 и корпоратив в 17:00 — накладки нет, между ними есть время. Бармен Денис по чек-листу банкета готовит welcome-зону и проверяет запас напитков под 50 гостей.

Гость свадьбы просит начать на час позже. Ирина находит блок банкета на веранде и перетаскивает его с 17:00 на 18:00 — время обновилось, и сразу видно, что накладки с соседними бронями нет. Чтобы проверить загрузку Олега на день, она нажимает на его аватар в фильтре «Чьи задачи показывать» — на календаре остаются только его события. А поскольку блок пятичасового банкета занимает на сетке ровно пять часов, следующую бронь на веранду Ирина не поставит раньше 23:00.

Что это даёт ресторану

Календарь превращает разрозненные брони и банкеты в наглядное расписание, которым удобно управлять всей командой:

• Нет двойных броней. Все события на одной сетке — свободные и занятые залы видно сразу, накладки по времени и залам уходят.
• Виден каждый пустой час. Дыры в расписании заметны с первого взгляда, их проще заполнить бронью или банкетом — ходовой вечер отрабатывается полнее.
• Реалистичное планирование. Высота блока = длительность события, поэтому следующую бронь не поставят внахлёст на пятичасовой банкет.
• Кухня и бар готовы заранее. Шеф-повар и бармен видят банкеты и меню в карточке, напоминания приходят за день — есть время на закупку и подготовку.
• Загрузка по людям и залам за секунду. Режим «Сотрудники» и фильтр «Чьи задачи показывать» показывают, чем занят любой официант или хостес, без перебора общего списка.
• Перенос события — одно движение. Гость попросил другое время — блок перетаскивается мышью, ничего не нужно переписывать и обзванивать команду вручную.