Календарь занятий автошколы: расписание вождения — КанБан

В автошколе «Старт» расписание практики живёт в тетради у завуча Ольги и в головах инструкторов. Ученик звонит записаться на вождение, Ольга листает страницы, ищет свободное окно у Сергея, записывает карандашом — а через час выясняется, что Сергей уже пообещал этот час другому ученику по телефону. Итог: два человека приехали на один слот, машина одна, кто-то уезжает ни с чем и пишет плохой отзыв.

Вторая беда — неравномерная загрузка. У Сергея с утра до вечера всё расписано, а Андрей и Игорь полдня курят у ворот, потому что никто не видит их свободные окна разом. Ученики жалуются, что не могут «докрутить» часы к экзамену, инструкторы простаивают, учебные машины стоят без дела. А ещё ученики забывают о занятии, не приходят, и час вождения сгорает впустую.

В КанБан есть раздел «Календарь»: сетка недели и месяца, где каждое занятие — блок с учеником, инструктором и временем; занятия добавляются прямо в карточку ученика. Режим «Сотрудники» показывает окна всех инструкторов сразу, занятые часы стоят на сетке блоками, а инструктору приходят напоминания о занятии. Ниже разберём, как это устроено и как настроить на примере «Старта».

В чём проблема автошколы

Практическое вождение — самое узкое место любой автошколы: инструкторов и машин мало, а желающих поездить перед экзаменом много. Пока расписание держится на тетради и телефонных звонках, оно рассыпается на ровном месте.

• Накладки и двойная запись. Один и тот же час случайно обещают двум ученикам — кто-то приезжает зря. Машина одна, инструктор один, а записей две.
• Неравномерная загрузка инструкторов. У одного всё забито, у других окна простаивают, потому что нет общей картины: свободные слоты Сергея, Андрея и Игоря нигде не видны рядом.
• Ученики не могут записаться. Чтобы найти свободное окно, надо дозвониться завучу, а тот занят. Запись превращается в квест, часы к экзамену не набираются.
• Неявки и сгоревшие часы. Ученик забыл про занятие или проспал — час вождения пропал, инструктор простоял, а слот можно было отдать другому.
• Непонятно, кто сколько наездил. Сколько часов практики уже у ученика, сколько осталось до экзамена — считают вручную по тетради, с ошибками.

Отдельная «программа записи» проблему решает лишь частично: она живёт в стороне от учёта учеников и работы инструкторов, поэтому связать «этот ученик на этой машине с этим инструктором» без двойного ввода не выходит.

Как решает КанБан

Раздел «Календарь» встроен в ту же систему, где вы ведёте доску учеников и заявок, — поэтому расписание, инструкторы и ученики связаны напрямую, без второй программы и двойного ввода.

• Единая сетка недели и месяца. Все занятия видны разом на одной сетке: по горизонтали — дни, по вертикали — время. Крупным планом видно, где плотно, а где ещё есть свободные окна.
• Занятие как событие. Каждое вождение — событие с датой, временем начала и конца, учеником, инструктором и, при желании, учебной машиной. Открыл событие — видно всё об этом занятии.
• Свободные окна всех инструкторов. В режиме «Сотрудники» у каждого инструктора своя дорожка — сразу видно, у кого какое время занято, а какое свободно, и записать ученика к тому, у кого есть окно, дело пары кликов.
• Фильтр по инструктору. В панели «Чьи задачи показывать» можно оставить на календаре только занятия Сергея или только Андрея — удобно, когда инструктор хочет видеть свой день, а завуч — картину по конкретному человеку.
• Занятие связано с карточкой ученика. Событие в календаре привязано к карточке ученика на доске, так что вся история его занятий, документы и контакты — под рукой.
• Напоминания. В блоке «Напоминания» на карточке можно поставить сигнал заранее — он придёт всем ответственным по карточке (например, инструктору) в приложении или на почту, забытых слотов становится меньше.
• Цвет и метка. Занятия раскрашиваются по типу карточки, а на блоке видна аватарка инструктора, поэтому день читается с одного взгляда: где вождение, где теория, где экзамен и кто ведёт.

Запись на вождение к нужному инструктору

Главная задача календаря автошколы — быстро посадить ученика в свободное окно к конкретному инструктору, не создав накладки. В КанБан это делается прямо на сетке.

• Клик по свободному времени. Завуч кликает на пустую ячейку нужного дня и часа — открывается новое занятие с уже подставленными датой и временем. Остаётся выбрать ученика и инструктора.
• Выбор инструктора. В занятии есть поле «Инструктор» — выбираете Сергея, Андрея или Игоря. Так сразу видно, чьё это занятие, и оно попадает в его расписание.
• Занятые слоты на виду. Уже записанные часы отображаются на сетке блоками, поэтому свободное окно видно глазами — двойной записи на один час не случится.
• Перенос перетаскиванием. Если ученик просит перенести занятие, событие перетаскивается на другое время или день прямо мышкой — расписание пересобирается за секунды.
• Фильтр по инструктору. Чтобы найти окно у Андрея, завуч в панели «Чьи задачи показывать» выбирает его — на календаре останутся только занятия Андрея, и сразу видно, куда посадить ученика.

Настроили один раз, и запись на вождение перестаёт быть перекличкой по телефону: свободные окна видны, накладки исключены, а перенос — это одно перетаскивание.

Разбор на примере: Автошкола «Старт»

В «Старте» завуч Ольга завела в разделе «Календарь» расписание практики на неделю. Три инструктора — Сергей, Андрей и Игорь — каждый со своей учебной машиной. Чтобы видеть каждого отдельно, Ольга включает режим «Сотрудники» — у Сергея, Андрея и Игоря своя дорожка, и загрузка каждого видна с одного взгляда.

Утром звонит ученик и просит записаться на вождение в четверг после обеда. Ольга открывает четверг и видит: у Сергея всё занято до вечера, а у Андрея свободно окно с 15:00 до 16:00. Она кликает на этот час в дорожке Андрея — создаётся занятие, уже назначенное на Андрея, — выбирает ученика из клиентской базы, а в блоке «Напоминания» ставит сигнал за 2 часа.

К среде видно, что у Сергея на неделю 22 занятия, а у Игоря всего 9 — загрузка перекошена. Ольга открывает переполненный день Сергея и парой перетаскиваний переносит два вождения на свободные окна Игоря. Теперь у всех троих примерно поровну, машины не простаивают, а ученики не ждут неделю ради часа практики.

В четверг напоминание приходит ответственному инструктору — он готов к занятию, а завуч успевает напомнить ученику, и час не сгорает. А когда другой ученик просит перенести занятие с пятницы на понедельник, Ольга просто перетаскивает его событие на новый день. Вся история занятий ученика при этом остаётся привязана к его карточке — видно, сколько часов он уже наездил и сколько осталось до экзамена.

Что это даёт автошколе

Календарь занятий внутри той же системы, где живут ученики и заявки, превращает расписание практики из тетради с накладками в понятный, живой инструмент.

• Никаких двойных записей. Занятые часы видны на сетке — двух учеников на один слот и одну машину больше не посадить.
• Ровная загрузка инструкторов. Свободные окна Сергея, Андрея и Игоря видны рядом, поэтому нагрузка распределяется поровну, а машины не простаивают.
• Быстрая запись и перенос. Посадить ученика в свободное окно — пара кликов, перенести занятие — одно перетаскивание. Завуч не листает тетрадь.
• Меньше неявок. Напоминания приходят ответственным по карточке заранее — инструктор готов к занятию, а завуч успевает напомнить ученику, часы вождения не сгорают впустую.
• Прозрачные часы. Занятия привязаны к карточке ученика, поэтому видно, сколько практики он уже набрал и сколько осталось до экзамена.
• Расписание с одного взгляда. Цвета по типу, аватарки инструкторов и режим «Сотрудники» показывают день целиком за секунду — и завучу, и каждому инструктору.