Напоминания об уроках и оплате в языковой школе — КанБан

В языковой школе всё держится на расписании и на оплате. У Анны в 18:00 индивидуальный английский, у группы Марии по вторникам немецкий, кому-то нужно напомнить про пробный урок, а завучу — не забыть, что у половины учеников абонемент заканчивается на этой неделе и пора выставить счёт на продление. Пока все эти «не забыть» живут в голове завуча и на стикерах у стойки администратора, часть из них неизбежно теряется.

А потерянное напоминание — это прямые деньги и репутация школы. Ученик, которому не написали накануне, забыл про занятие и не пришёл — окно преподавателя сгорело. Группа отзанималась месяц, а завуч спохватилась про оплату только в конце — деньги пришлось выбивать задним числом, а кто-то и вовсе отсеялся. Пробный урок, после которого никто не перезвонил, так и не превратился в договор.

В КанБан про сроки не нужно помнить наизусть. У каждого ученика-карточки есть блок «Напоминания»: сигнал за сутки, за час или ровно в момент срока — либо на любое своё точное время, например на дату окончания абонемента. Напоминание придёт всем ответственным преподавателям — в приложении или на почту, по вашему выбору. Разберём на примере языковой школы «Лингва».

В чём проблема языковой школы

Работа школы — это поток уроков и оплат, у каждого из которых своё время и свои «сделать заранее». Держать всё это в памяти нереально, и как только учеников становится больше десятка, начинаются сбои:

• Ученик забыл про урок. Накануне занятия его нужно предупредить, но администратор закрутился, сообщение не ушло, ученик не пришёл — окно преподавателя простаивает, а деньги за индивидуальное занятие потеряны.
• Абонемент кончился незаметно. Группа отзанималась восемь уроков из восьми, а счёт на продление никто не выставил вовремя. Месяц прошёл без оплаты, деньги приходится собирать задним числом.
• Преподаватель не подготовился. К индивидуальному уроку нужно проверить домашнее задание и подобрать материалы. Если вспомнил об этом в последний момент — занятие проходит скомканно.
• Пробный урок без продолжения. После бесплатного занятия нужно перезвонить и предложить абонемент. Такую отложенную задачу проще всего потерять — а это несостоявшийся ученик.
• Держится на одном человеке. Все «не забыть» знает только завуч Елена. Заболела, ушла в отпуск, уволилась — и вместе с ней ушла половина договорённостей по урокам и оплатам.

Итог: школа теряет учеников и деньги не потому, что плохо учит, а потому что вовремя не вспомнила — а вспомнить должен был живой человек, у которого таких «вспомнить» десятки в день.

Как решает КанБан: напоминания по карточке ученика

В КанБан у каждого ученика есть встроенный блок «Напоминания». Это будильник, привязанный к конкретной карточке: настроили один раз — и система сама подаст сигнал в нужный момент, никому не придётся держать срок в голове.

Напоминание можно поставить двумя способами:

• От срока урока. Если у карточки указаны дата и время занятия, доступны быстрые кнопки: «За сутки», «За час» и «В момент срока». Один клик — и напоминание встанет ровно за 24 часа, за 60 минут до урока или точно в его время.
• Точное время. Нужен сигнал в произвольный момент, не привязанный к уроку, — например, на дату окончания абонемента? Выберите любую дату и время в поле «Точное время» и нажмите «Добавить». Так удобно ставить напоминания о продлении оплаты и об обзвоне после пробного урока.

Напоминание получат все ответственные по карточке — то есть все преподаватели и сотрудники, назначенные на ученика или группу. Не нужно рассылать сигнал каждому вручную: указали в карточке преподавателя и завуча — оба получат оповещение. Если ответственных на карточке нет, напоминание придёт тому, кто его создал.

Куда придёт — выбираете вы. В блоке есть переключатель канала:

• «В приложении» — напоминание падает в колокольчик уведомлений и всплывает у сотрудника прямо в КанБан.
• «Email» — письмо о напоминании уходит на почту ответственным. Удобно, если преподаватель не всегда сидит в приложении.

Выбранный канал запоминается между карточками — не придётся переставлять его каждый раз. Уже созданные напоминания видны списком тут же под кнопками, с датой, временем и каналом; лишнее удаляется крестиком, а сработавшее помечается галочкой.

От срока или точное время: напоминания об уроке и об оплате

Два способа поставить напоминание закрывают ровно две задачи школы — не забыть про урок и не забыть про оплату, — и хорошо понимать, когда какой удобнее.

• От срока урока — когда сигнал нужен относительно самого занятия. Кнопки «За сутки» и «За час» отсчитываются от даты и времени урока автоматически: перенесли занятие — просто пересоздайте напоминание от нового срока. «За сутки» удобно, чтобы предупредить ученика накануне, «За час» — чтобы преподаватель проверил домашку и подготовил материалы, «В момент срока» — как сигнал «пора начинать урок».
• Точное время — когда момент не связан со временем урока. Это как раз про оплату: «выставить счёт на продление к пятнице», «у группы кончается абонемент 30-го — напомнить», «перезвонить после пробного урока» — здесь вы сами указываете конкретную дату и время.

Кнопки «От срока» появляются в карточке только тогда, когда у урока задан срок. Если даты и времени ещё нет — доступно «Точное время», и его всегда достаточно для любого напоминания, в том числе об оплате.

Разбор на примере: Языковая школа «Лингва»

В школе «Лингва» завуч Елена Завучева ведёт доску «Ученики», где каждая карточка — это ученик или группа: «Анна В. · Английский, инд.», «Группа В2 · Немецкий, вт/чт» и так далее. На карточки назначены преподаватели: Анна Инглиш ведёт английский, Мария Дойч — немецкий, Павел Франсе — французский. Раньше все «не забыть» жили у Елены на стикерах, теперь — в напоминаниях по карточкам.

Напоминание об уроке. У ученика Дмитрия завтра индивидуальный английский в 18:00. Елена открывает карточку, ответственной по ней стоит Анна Инглиш, в блоке «Напоминания» оставляет канал «В приложении» и нажимает «За сутки». За 24 часа до урока и Елене, и Анне придёт сигнал — написать Дмитрию и подтвердить занятие. Ни одного «а я забыла предупредить».

Подготовка преподавателя. На том же уроке Елена ставит второе напоминание — «За час»: за 60 минут до занятия Анна Инглиш получит оповещение, успеет проверить домашнее задание Дмитрия и подобрать материалы, и урок пройдёт по плану, а не скомканно.

Напоминание о продлении оплаты. У группы В2 (немецкий, преподаватель Мария Дойч) абонемент на 8 занятий заканчивается 30-го числа. Елена в поле «Точное время» ставит напоминание на 27-е, канал — «Email». За три дня до конца абонемента ей на почту придёт письмо: выставить группе счёт на продление на 12 800 ₽. Месяц занятий больше не проходит без оплаты.

Пробный урок. Новая ученица пришла на бесплатный французский к Павлу Франсе. Елена создаёт карточку «Ольга · пробный, франц.» и ставит напоминание на точное время — на следующий день в 12:00: перезвонить и предложить абонемент. Пробный урок не остаётся без продолжения, а превращается в договор.

Что это даёт языковой школе

Когда сроки уроков и оплат больше не держатся в голове, а живут в самих карточках, школа получает конкретную выгоду:

• Меньше пропущенных уроков. Напоминание «за сутки» превращается в сообщение-подтверждение — ученик помнит про занятие, окна преподавателей не пустуют.
• Абонементы продлеваются вовремя. Напоминание на дату окончания оплаты приходит заранее — счёт на продление выставляется до, а не после, и месяц занятий не проходит бесплатно.
• Преподаватели готовы к уроку. Сигнал «за час» даёт время проверить домашку и подобрать материалы — занятия проходят по плану.
• Пробные уроки не теряются. Отложенное напоминание «перезвонить после пробного» фиксируется в карточке, а не на стикере, — больше учеников доходят до договора.
• Не завязано на одном человеке. Напоминание получают все ответственные по карточке — отпуск или больничный завуча больше не рушит договорённости.
• Там, где удобно. Сигнал приходит в приложение или на почту — по выбору, так что мимо сотрудника он не пройдёт.

Итог: меньше пропущенных уроков и просроченных оплат, подготовленные преподаватели и завуч, который управляет школой, а не судорожно вспоминает, кому напомнить про урок и у кого кончается абонемент.