Напоминания о записях в салоне красоты: не забыть про клиента

В салоне красоты и косметологической клинике всё держится на времени. Клиентка записана на мелирование на 11:00, кому-то нужно перезвонить накануне и подтвердить визит, колористу — заранее развести краску под сложный цвет, а администратору — не забыть про предзапись постоянного клиента, который просил напомнить о повторной процедуре через месяц. Пока все эти «не забыть» живут в голове администратора и на липких стикерах у стойки, часть из них неизбежно теряется.

А потерянное напоминание — это прямые деньги. Клиент, которому не перезвонили и не подтвердили запись, просто не пришёл, и окно мастера сгорело. Колорист узнал о трёхчасовом окрашивании только когда клиентка уже села в кресло, — и весь график поехал. Срок акции или заказ материалов прошёл незамеченным. Каждый такой промах бьёт по выручке и по репутации салона.

В КанБан про сроки не нужно помнить наизусть. У каждой записи-карточки есть блок «Напоминания»: можно поставить сигнал за сутки, за час или ровно в момент срока — либо на точное свое время. Напоминание придёт всем ответственным по записи — в приложении или на почту, по вашему выбору. Разберём на примере студии красоты «Lumière».

В чём проблема салона красоты

Работа салона — это поток записей, у каждой из которых есть своё время и свои «сделать заранее». Держать всё это в памяти нереально, и как только записей становится больше десятка, начинаются сбои:

• Забыли подтвердить визит. Клиенту нужно перезвонить накануне — но администратор закрутился, звонок не состоялся, клиент не пришёл, окно мастера простаивает.
• Мастер не подготовился заранее. Сложное окрашивание требует, чтобы колорист развёл краску и подобрал состав до прихода клиента. Если он вспомнил об этом в последний момент — визит затягивается, следующие записи сдвигаются.
• «Напомните мне через месяц». Постоянная клиентка просит записать её на повторную процедуру и напомнить. Такую отложенную задачу проще всего потерять — а это упущенный повторный визит.
• Сроки мимо кассы. Заказать расходники до конца недели, продлить акцию, оформить документы — дела без жёсткой привязки к клиенту теряются первыми.
• Держится на одном человеке. Все «не забыть» знает только администратор Марина. Ушла на обед, заболела, уволилась — и вместе с ней ушла половина договорённостей.

Итог: салон теряет клиентов и деньги не потому, что плохо работает, а потому что вовремя не вспомнил — а вспомнить должен был живой человек, у которого таких «вспомнить» десятки в день.

Как решает КанБан: напоминания по карточке записи

В КанБан у каждой записи клиента есть встроенный блок «Напоминания». Это будильник, привязанный к конкретной карточке: настроили один раз — и система сама подаст сигнал в нужный момент, никому не придётся держать срок в голове.

Напоминание можно поставить двумя способами:

• От срока записи. Если у карточки указаны дата и время визита, доступны быстрые кнопки: «За сутки», «За час» и «В момент срока». Один клик — и напоминание встанет ровно за 24 часа, за 60 минут до визита или точно в его время.
• Точное время. Нужен сигнал в произвольный момент — не привязанный к сроку визита? Выберите любую дату и время в поле «Точное время» и нажмите «Добавить». Так удобно ставить отложенные напоминания вроде «перезвонить постоянной клиентке через месяц».

Напоминание получат все ответственные по записи — то есть все мастера и сотрудники, назначенные на карточку. Не нужно рассылать сигнал каждому вручную: указали в записи стилиста и администратора — оба и получат оповещение. Если ответственных на карточке нет, напоминание придёт тому, кто его создал.

Куда придёт — выбираете вы. В блоке есть переключатель канала:

• «В приложении» — напоминание падает в колокольчик уведомлений и всплывает у сотрудника прямо в КанБан.
• «Email» — письмо о напоминании уходит на почту ответственным. Удобно, если сотрудник не всегда сидит в приложении.

Выбранный канал запоминается между карточками — не придётся переставлять его каждый раз. Уже созданные напоминания видны списком тут же под кнопками, с датой, временем и каналом; лишнее удаляется крестиком, а сработавшее помечается галочкой.

От срока или точное время: две логики напоминаний

Два способа поставить напоминание закрывают разные ситуации салона, и хорошо понимать, когда какой удобнее.

• От срока визита — когда сигнал нужен относительно самого приёма. Кнопки «За сутки» и «За час» отсчитываются от даты и времени записи автоматически: перенесли визит — просто пересоздайте напоминание от нового срока. «За сутки» удобно для звонка-подтверждения накануне, «За час» — чтобы мастер успел подготовиться, «В момент срока» — как сигнал «пора начинать».
• Точное время — когда момент не связан со временем визита. Отложенная задача «напомнить постоянной клиентке о повторной процедуре», «заказать краску к четвергу», «продлить акцию до конца месяца» — здесь вы сами указываете конкретные дату и время.

Кнопки «От срока» появляются в карточке только тогда, когда у записи задан срок визита. Если даты и времени ещё нет — доступно «Точное время», и его всегда достаточно для любого напоминания.

Разбор на примере: Студия красоты «Lumière»

В студии «Lumière» администратор Марина ведёт доску «Записи», где каждая карточка — это визит клиента: «Анна В. · Мелирование», «Ирина К. · Маникюр» и так далее. Раньше все «не забыть» жили у Марины на стикерах, теперь — в напоминаниях по карточкам.

Подтверждение визита. Анна записалась на мелирование на завтра, на 11:00. Марина открывает её карточку, в блоке «Напоминания» оставляет канал «В приложении» и нажимает «За сутки». За 24 часа до визита ей придёт сигнал — перезвонить Анне и подтвердить запись. Ни одного «а я забыла позвонить».

Подготовка мастера. На карточке Анны ответственными указаны Марина и колористка Ольга. Марина ставит второе напоминание — «За час»: за 60 минут до визита оба получат оповещение. Ольга успеет развести краску и подобрать состав под холодный блонд, и клиентка не будет ждать.

Отложенная задача. Постоянная клиентка Ирина просит записать её на повторную процедуру через месяц. Марина создаёт карточку и в поле «Точное время» ставит дату через четыре недели — в назначенный день напоминание само всплывёт, и Марина перезвонит Ирине. Повторный визит не потерян.

Не только про клиентов. Нужно заказать расходники до пятницы — Марина заводит карточку-задачу и ставит напоминание на email на четверг. Даже если в этот день она будет занята с гостями, письмо не даст забыть про заказ.

Что это даёт салону

Когда сроки записей больше не держатся в голове, а живут в самих карточках, салон получает конкретную выгоду:

• Меньше неявок. Напоминание «за сутки» превращается в звонок-подтверждение — клиент помнит про визит, окна мастеров не пустуют.
• Мастера готовы заранее. Сигнал «за час» даёт колористу время развести краску и подобрать состав — визиты не затягиваются, график не едет.
• Ничего не забыто. Отложенные задачи и повторные визиты фиксируются в напоминаниях, а не на стикерах, которые теряются.
• Не завязано на одном человеке. Напоминание получают все ответственные по записи — уход администратора на обед или в отпуск больше не рушит договорённости.
• Там, где удобно. Сигнал приходит в приложение или на почту — по выбору, так что мимо сотрудника он не пройдёт.
• Экономия внимания. Марина не держит десятки «не забыть» в голове — система сама напомнит в нужный момент, и можно спокойно заниматься гостями.

Итог: меньше пропущенных сроков и неявок, подготовленные мастера и администратор, который управляет салоном, а не судорожно вспоминает, кому и когда он обещал перезвонить.