Доска учеников языковой школы: от заявки до сертификата — КанБан

В языковой школе одновременно учатся десятки человек, и каждый ученик находится на своём этапе: один только оставил заявку на английский, другой сходил на пробный урок и думает, третий оплатил абонемент и ждёт группу, четвёртый доучивает второй месяц и вот-вот встанет вопрос продления. Пока учёт ведётся в журнале завуча, в тетрадках преподавателей и в переписке в мессенджере, ученики неизбежно выпадают из поля зрения.

Цена такой потери высокая. Человек пришёл на пробный урок, ему понравилось, но записать в группу забыли — через неделю он ушёл к конкурентам. Или наоборот: ученик давно бросил ходить, а его всё ещё числят «в работе» и держат под него место в группе. Завуч тратит день на звонки «а когда у меня следующее занятие?» и «сколько уроков осталось по абонементу?» вместо набора новой группы, а преподаватели дублируют друг друга в расписании и ставят занятия на один и тот же кабинет.

Канбан-доска в КанБан решает это визуально: каждый ученик — карточка, каждый этап обучения — колонка. Достаточно одного взгляда на экран, чтобы понять, где какой ученик, кто из преподавателей им занят и что тормозит его путь от заявки до окончания курса. Ниже разберём, как это устроено, на примере языковой школы «Лингва».

В чём проблема языковой школы

Поток учеников в языковой школе постоянно движется: одни оставляют заявки, другие ходят на пробные уроки, третьи оплачивают и учатся, четвёртые доучивают курс и решают, продлевать ли. А инструменты учёта статичны — бумажный журнал у завуча, тетрадь с посещаемостью у каждого преподавателя, договоры в папке. В итоге общей картины по школе нет ни у кого.

Типичные болевые точки, знакомые любой языковой школе:

• Нет общей картины по ученикам. Никто не видит разом, сколько человек на пробных уроках, сколько оплатили и ждут группу, сколько учатся, а сколько «зависли» и вот-вот отвалятся.
• Ученики застревают между этапами. Сходил на пробный урок, понравилось, а в группу не записали — человек ждёт, остывает и уходит к конкурентам.
• Посещаемость и остаток уроков — в тетради преподавателя. Сколько занятий по абонементу отходил ученик, сколько осталось, оплатил ли следующий месяц — знает только сам преподаватель, и то приблизительно.
• Расписание пересекается. Двое преподавателей ставят занятия на один кабинет или на одно время, а завуч узнаёт об этом по факту, когда группы столкнулись в дверях.
• Продления срываются. Абонемент у ученика заканчивается, а поговорить о продлении никто не успел — человек доучил месяц и не вернулся.
• Оплаты теряются из виду. Кто внёс за месяц, кто должен за пробный или за материалы — считают вручную по договорам и запискам.

Как решает КанБан

Канбан-доска — это визуальная карта всего пути ученика. Слева направо расположены колонки-этапы обучения, а внутри них — карточки учеников. Человек движется по доске ровно так же, как проходит обучение в реальности: от заявки до окончания курса и выдачи сертификата.

Что доска даёт из коробки:

• Колонки-этапы с цветом. Каждый этап обучения — отдельная колонка со своим цветом: «Заявка», «Пробный урок», «Оплата и договор», «Учится», «Продление». Цвет помогает считывать статус ученика на расстоянии.
• Перетаскивание карточек мышью. Ученик переезжает между этапами простым движением: сходил на пробный и оплатил — перетащили карточку в «Учится». Никаких форм и лишних кликов.
• Счётчик на каждой колонке. Над колонкой видно число учеников на этапе — сразу понятно, что в «Пробном уроке» скопилось 12 человек, которых пора распределять по группам, а «Продление» пустует и им никто не занимается.
• Встроенная колонка «Завершённые». В «Настройках доски» включается закреплённая колонка «Завершённые» в конце доски: перетащили в неё карточку выпускника — ученик завершён и убран с рабочей доски, но остаётся в истории для повторного набора и отзывов.

Каждая карточка — это полноценное досье ученика: тип «ученик», поля (ФИО, язык, уровень, номер договора, дата начала), назначенный преподаватель, чат для переписки и чек-лист по темам курса. Всё по человеку собрано в одном месте, а не разбросано по журналам и тетрадям.

Планирование занятий: календарь уроков и групп

Главная головная боль языковой школы — не колонки, а расписание. Занятия нужно распределить между преподавателями и кабинетами так, чтобы никто не пересёкся, а ученик знал, когда ему приходить. Для этого в КанБан есть отдельный раздел «Календарь».

• Занятия видны сеткой. Календарь показывает неделю или месяц: каждый урок — событие с группой (или учеником), преподавателем, кабинетом и временем. Двойная запись на один слот или кабинет сразу видна.
• Расписание по преподавателям. Можно смотреть календарь целиком или отфильтровать по конкретному преподавателю — Анна Инглиш ведёт свою сетку английского, Мария Дойч свою по немецкому, Павел Франсе по французскому, а завуч видит всех сразу.
• Пробный урок как событие. Запись новичка на пробное занятие ставится в календарь на конкретное время к нужному преподавателю — видно, у кого есть свободный слот, а кто уже загружен.
• Напоминания ученику и преподавателю. К уроку задаётся напоминание, чтобы ученик не забыл про занятие, а преподаватель — про пробный урок новичка. Меньше «неявок» и пустых окон в расписании.

Календарь и доска связаны: урок в календаре — это тот же ученик, что стоит карточкой на доске. Планируете расписание в одном месте, а прогресс по этапам видите в другом — без двойного ввода.

Разбор на примере: Языковая школа «Лингва»

Посмотрим, как доска работает в языковой школе «Лингва». Завуч Елена Завучева ведёт набор на все языки, а занятия закреплены за тремя преподавателями — Анной Инглиш (английский), Марией Дойч (немецкий) и Павлом Франсе (французский).

Приходит заявка с сайта на английский. Елена заводит карточку в колонке «Заявка»: тип «ученик», ФИО, телефон, язык «Английский», желаемый уровень. Она записывает ученика на пробный урок к Анне Инглиш событием в календаре на четверг, 18:00, и перетаскивает карточку в «Пробный урок». Пробный прошёл, ученику понравилось — он оплачивает первый месяц и подписывает договор. Елена переносит карточку в «Оплата и договор», записывает номер договора в поле карточки и сумму оплаты.

Дальше карточка едет в «Учится». Анна Инглиш ведёт группу английского из 8 человек, у Марии Дойч в немецкой группе 6, у Павла Франсе во французской — 5. В календаре видно, что на среду 19:00 свободен только кабинет №2 у Павла — значит, новую группу Елена поставит туда, а не создаст пересечение с занятием Анны. По ходу курса преподаватель отмечает пройденные темы и посещаемость в чек-листе карточки: из 24 уроков абонемента отходил 20 — пора говорить о продлении.

Когда до конца абонемента остаётся 4 урока, карточка ученика переезжает в «Продление». Елена открывает эту колонку и сразу видит: 5 учеников заканчивают месяц на этой неделе — им нужно позвонить и предложить следующий уровень. Трое продлевают — их карточки возвращаются в «Учится», один берёт паузу, один окончил курс и получил сертификат — его карточку Елена перетаскивает в колонку «Завершённые». Елена спокойно начинает набор новой группы, зная, что ни один ученик и ни одна оплата не потерялись.

Что это даёт языковой школе

Одна доска заменяет журнал завуча, тетради преподавателей и десяток вопросов «а что с моим обучением?». Результат виден уже с первого набора:

• Ни один ученик не теряется. Все на доске, каждый на своём этапе — забыть человека между пробным уроком и группой физически негде.
• Завуч экономит время. Статус любого ученика и остаток уроков по абонементу видны на экране, не нужно звонить преподавателям и рыться в договорах.
• Расписание без пересечений. Календарь показывает загрузку преподавателей и кабинетов — двойных записей на один слот больше нет.
• Продления не срываются. Этап «Продление» показывает, у кого заканчивается абонемент, — с учеником успевают поговорить заранее, а не после того, как он пропал.
• Видно узкое место. Если ученики копятся в «Пробном уроке», значит их не успевают распределять по группам или не хватает преподавателей — это заметно по счётчику колонки.
• Вся история ученика в одном месте. Договор, уровень, пройденные темы, посещаемость и переписка хранятся в карточке — не нужно поднимать бумаги задним числом.