Доска обучения курсантов автошколы: от записи до экзамена — КанБан

В автошколе одновременно учатся несколько групп, и каждый курсант находится на своём этапе: один только записался и внёс предоплату, другой сдаёт внутренний зачёт по теории, третий откатал половину часов вождения, четвёртый уже ждёт даты экзамена в ГИБДД. Пока учёт ведётся в журнале завуча, в тетрадках инструкторов и в переписке в мессенджере, курсанты неизбежно выпадают из поля зрения.

Цена такой потери высокая. Курсант прошёл теорию, но к инструктору его так и не записали — часы вождения не откатаны, группа уходит на экзамен без него. Или наоборот: человек полгода назад бросил обучение, а его всё ещё числят «в работе». Завуч тратит день на телефонные звонки «а сколько мне осталось занятий?» вместо набора новой группы, а инструкторы дублируют друг друга в расписании и приезжают на площадку к одному и тому же времени.

Канбан-доска в КанБан решает это визуально: каждый курсант — карточка, каждый этап обучения — колонка. Достаточно одного взгляда на экран, чтобы понять, где какой курсант, кто из инструкторов им занят и что тормозит его путь к экзамену. Ниже разберём, как это устроено, на примере автошколы «Старт».

В чём проблема автошколы

Поток курсантов в автошколе постоянно движется: одни записываются, другие досдают вождение, третьи выпускаются. А инструменты учёта статичны — бумажный журнал у завуча, тетрадь с часами у каждого инструктора, договоры в папке. В итоге общей картины по группе нет ни у кого.

Типичные болевые точки, знакомые любой автошколе:

• Нет общей картины по курсантам. Никто не видит разом, сколько человек на теории, сколько катает вождение, сколько готовы к экзамену, а сколько «зависли» и вот-вот отвалятся.
• Курсанты застревают между этапами. Теорию отучил, а к инструктору не записали — человек ждёт неделями, теряет мотивацию и уходит с претензией «я деньги отдал, а меня не учат».
• Часы вождения — в тетради инструктора. Сколько занятий откатано, сколько осталось, оплачены ли дополнительные — знает только сам инструктор, и то приблизительно.
• Расписание пересекается. Двое инструкторов записывают курсантов на одно и то же время на площадку или на учебную машину, а завуч узнаёт об этом по факту.
• Экзамен срывается. Группа идёт в ГИБДД, а у части курсантов не закрыты часы или не собраны документы — выясняется это накануне.
• Оплаты теряются из виду. Кто внёс предоплату, кто должен за дополнительные занятия — считают вручную по договорам.

Как решает КанБан

Канбан-доска — это визуальная карта всего пути курсанта. Слева направо расположены колонки-этапы обучения, а внутри них — карточки курсантов. Человек движется по доске ровно так же, как проходит обучение в реальности: от записи до выдачи свидетельства.

Что доска даёт из коробки:

• Колонки-этапы с цветом. Каждый этап обучения — отдельная колонка со своим цветом: «Заявка», «Оплата и договор», «Теория», «Вождение», «Готов к экзамену». Цвет помогает считывать статус курсанта на расстоянии.
• Перетаскивание карточек мышью. Курсант переезжает между этапами простым движением: закрыл теорию — перетащили карточку в «Вождение». Никаких форм и лишних кликов.
• Счётчик на каждой колонке. Над колонкой видно число курсантов на этапе — сразу понятно, что в «Вождении» скопилось 20 человек на трёх инструкторов, а «Готов к экзамену» пустует.
• Колонка «Завершённые». В «Настройках доски» включается закреплённая колонка «Завершённые» в конце доски: перетащите в неё карточку сдавшего курсанта — он завершится и уйдёт с рабочей доски в историю. Выпускники не захламляют доску, но остаются под рукой.

Каждая карточка — это полноценное досье курсанта: тип «курсант», поля (ФИО, категория, номер договора, дата начала), назначенный инструктор, чат для переписки и чек-лист по занятиям. Всё по человеку собрано в одном месте, а не разбросано по журналам и тетрадям.

Планирование занятий: календарь вождения и экзамена

Главная головная боль автошколы — не колонки, а расписание. Часы вождения нужно распределить между инструкторами и учебными машинами так, чтобы никто не пересёкся, а курсант знал, когда ему приезжать. Для этого в КанБан есть отдельный раздел «Календарь».

• Занятия видны сеткой. Календарь показывает неделю или месяц: каждое занятие вождения — событие с курсантом, инструктором и временем. Двойная запись на один слот сразу видна.
• Расписание по инструкторам. Можно смотреть календарь целиком или отфильтровать по конкретному инструктору — Сергей ведёт свою сетку, Андрей и Игорь свои, а завуч видит всех сразу.
• Дата экзамена как событие. День сдачи в ГИБДД ставится в календарь на всю группу — и к нему привязана вся подготовка. Видно, кто из курсантов успевает закрыть часы до этой даты, а кто нет.
• Напоминание о занятии. К карточке занятия задаётся напоминание о сроке — инструктор заранее видит ближайший слот и не пропустит занятие. Меньше пустых поездок на площадку.

Календарь и доска связаны: занятие в календаре — это тот же курсант, что стоит карточкой на доске. Планируете расписание в одном месте, а прогресс по этапам видите в другом — без двойного ввода.

Разбор на примере: Автошкола «Старт»

Посмотрим, как доска работает в автошколе «Старт». Завуч Ольга ведёт набор группы категории «B», а вождение закреплено за тремя инструкторами — Сергеем, Андреем и Игорем.

Приходит заявка с сайта. Ольга заводит карточку в колонке «Заявка»: тип «курсант», ФИО, телефон, категория «B». Курсант вносит предоплату и подписывает договор — Ольга перетаскивает карточку в «Оплата и договор» и записывает номер договора в поле карточки. Дальше — в «Теория»: курсант ходит на занятия и в конце сдаёт внутренний зачёт, пункты которого Ольга отмечает в чек-листе карточки.

Как только теория закрыта, карточка едет в «Вождение». Ольга назначает инструктором Сергея и в разделе «Календарь» ставит первое занятие на вторник, 10:00, с напоминанием. У Сергея в группе 8 курсантов, у Андрея и Игоря — по 7, и в календаре видно, что на среду 14:00 свободен только Игорь — значит, нового курсанта завуч запишет к нему, а не создаст пересечение. По ходу занятий инструктор отмечает откатанные часы в чек-листе: 30 часов вождения закрыты — курсант готов.

Когда часы у курсанта закрыты, его карточка переезжает в «Готов к экзамену». Ольга ставит дату экзамена в ГИБДД на всю группу событием в календаре. Накануне она открывает колонку «Готов к экзамену» и сразу видит: 9 курсантов готовы, а двое ещё в «Вождении» — им нужно доездить 2 занятия, иначе они не идут с группой. После сдачи Ольга перетаскивает карточки в колонку «Завершённые» — и спокойно начинает набор следующей группы.

Что это даёт автошколе

Одна доска заменяет журнал завуча, тетради инструкторов и десяток вопросов «а что с моим обучением?». Результат виден уже с первой группы:

• Ни один курсант не теряется. Все на доске, каждый на своём этапе — забыть человека между теорией и вождением физически негде.
• Завуч экономит время. Статус любого курсанта и остаток занятий видны на экране, не нужно звонить инструкторам и рыться в договорах.
• Расписание без пересечений. Календарь показывает загрузку инструкторов и машин — двойных записей на один слот больше нет.
• Группа доходит до экзамена в полном составе. Перед сдачей сразу видно, у кого не закрыты часы, — проблему решают заранее, а не накануне ГИБДД.
• Видно узкое место. Если курсанты копятся в «Вождении», значит не хватает инструкторов или машин — это заметно по счётчику колонки.
• Вся история курсанта в одном месте. Договор, зачёт по теории, откатанные часы и переписка хранятся в карточке — не нужно поднимать бумаги задним числом.