Договор и смета на мебель за минуту: генерация документов в КанБан

Мебель на заказ — это всегда пачка бумаг на каждое изделие. На старте нужен договор и смета с размерами, материалом и ценой. В цех уходит наряд с составом заказа. На отгрузке клиент подписывает акт приёмки. И всё это по одному и тому же клиенту и одному и тому же заказу — но заново, вручную, в отдельном файле Word.

Снабженец Оксана открывает прошлый договор, копирует его, стирает старые данные, вбивает нового клиента, сумму, дату — и обязательно где-то ошибается: перепутала цену из сметы и из договора, оставила чужое ФИО в реквизитах, поставила старую дату. Каждый такой документ — это полчаса работы и риск отдать клиенту бумагу с чужими данными. А документов на один заказ — три-четыре.

В КанБан документы формируются сами. Вы один раз загружаете свой шаблон договора, сметы, наряда или акта в формате Word, PDF или Excel, отмечаете в нём, куда подставлять поля клиента и карточки заказа, — и дальше конструктор Игорь или Оксана получают готовый документ из карточки одним нажатием. Ниже — как это устроено и как настроить на примере компании Мебельное производство «ДубЪ».

В чём проблема: договор и смета набиваются вручную по каждому заказу

Документы на мебельном производстве живут отдельно от заказа. Данные заказа — в одной системе или в голове менеджера, а договор — в файле Word на чьём-то рабочем столе. Их приходится сводить руками, и это порождает знакомые беды:

• Двойной ввод одних и тех же данных. Имя клиента, телефон, адрес, изделие, материал, размеры и сумму Оксана вбивает сначала в карточку заказа, а потом ещё раз — в договор, в смету, в наряд и в акт. Одно и то же по четыре раза.
• Ошибки от копирования. Новый договор делают из старого. Осталась чужая фамилия в шапке, старая цена в одном из пунктов, прошлогодняя дата — и клиент получает документ с чужими реквизитами.
• Расхождение сметы и договора. В смете сумма одна, в договоре — другая, потому что цену меняли, а во втором файле забыли. Потом спор с клиентом на отгрузке.
• Долго. На аккуратный комплект бумаг по одному заказу уходит полчаса-час. При десятках заказов в месяц это отдельная ставка «на документы».
• ФИО в неправильном падеже. «Договор с Ивановым Иваном» — а в шапке остаётся «Иванов Иван Иванович» в именительном. Мелочь, но выглядит неаккуратно в юридическом документе.

Пока заказ и его документы существуют порознь, ошибки и потерянное время неизбежны — их порождает сам ручной перенос данных.

Как решает КанБан: шаблон Word или PDF с авто-подстановкой полей

В КанБан есть раздел «Документы». Вы загружаете туда свои готовые шаблоны — договор, смету, наряд, акт, счёт — в том виде, в каком они у вас уже есть: файлом Word, PDF или Excel. Система принимает документ и даёт разметить в нём поля, которые должны заполняться из данных заказа.

• Поля клиента. Имя, телефон, e-mail и любые ваши дополнительные поля клиента (адрес, реквизиты) подставляются из карточки клиента.
• Поля карточки заказа. Название заказа и все кастомные поля карточки — изделие, материал, размеры, сумма заказа — берутся прямо из открытой карточки.
• Дата. Сегодняшнее число подставляется автоматически — договор всегда с актуальной датой.
• Падеж ФИО. Для договоров имя клиента можно подставить в нужном падеже (родительный, дательный и т. д.) — «в лице Иванова Ивана Ивановича» получится само.

Разметка зависит от формата. В Word проще всего расставить метки прямо в тексте — значение встанет в строку и перенесётся, как обычный набранный текст. В PDF поля ставятся визуально — вы указываете точку на странице, куда лечь значению. Настройка делается один раз на шаблон.

Дальше формировать документы можно как из карточки конкретного заказа, так и из карточки клиента. Готовый файл отдаётся в PDF, а Word-шаблоны при желании можно скачать и в DOCX — чтобы доправить вручную в Word. По одному заказу так собирается весь пакет документов — договор, смета, наряд, акт — из одних и тех же данных карточки.

Разбор на примере: Мебельное производство «ДубЪ»

В «ДубЪ» на каждый заказ идёт стандартный комплект: договор, смета, наряд в цех и акт приёмки. Раньше их набивала снабженец Оксана вручную из шаблонов в Word. Теперь эти четыре шаблона загружены в раздел «Документы» КанБан и размечены полями один раз.

Возьмём реальный заказ с доски — карточку «Мария П. · прямая кухня». В карточке заведены поля заказа: Изделие — «Кухня, Прямая», Материал — «МДФ», Сумма заказа — 210000. К карточке привязан клиент Мария П. с телефоном и адресом.

Когда заказ переходит в статус «Проект», конструктор Игорь открывает карточку, нажимает кнопку «Документ» и в панели «Сгенерировать документ» выбирает шаблон «Договор на изготовление мебели». КанБан подставляет в шаблон:

• ФИО и реквизиты клиента Марии П. — в шапку и в блок «Заказчик» (в договоре — в нужном падеже);
• изделие «Кухня, Прямая» и материал «МДФ» — в предмет договора;
• сумму 210000 — в раздел «Стоимость»;
• сегодняшнюю дату — в шапку.

Через секунду готовый договор скачивается в PDF. Тем же движением из той же карточки Игорь формирует смету и наряд в цех — данные одни, шаблоны разные. На отгрузке Оксана из этой же карточки печатает акт приёмки. Ни одного символа вручную — весь пакет документов вышел из данных карточки заказа.

А чтобы документ увидел клиент в своём кабинете, его формируют кнопкой «Счёт / договор клиенту» в блоке «Заказ и оплата» карточки — это доступно администратору или управляющему, так документооборот остаётся под контролем, а не расползается по личным папкам сотрудников.

Что это даёт производству

Связка «заказ → документ» убирает ручной перенос данных и его цену:

• Минута вместо получаса. Договор, смета, наряд и акт формируются из карточки нажатием кнопки, а не набиваются заново по каждому заказу.
• Нет чужих реквизитов и старых цен. Документ собирается из актуальных полей карточки, поэтому в него физически не попадёт фамилия прошлого клиента или устаревшая сумма.
• Смета и договор совпадают. И то, и другое берёт цену из одного поля карточки — расхождений между документами больше нет.
• Свои шаблоны, без переверстки. Загружаете те договоры и сметы, что уже используете, в Word, PDF или Excel — оформление и реквизиты остаются вашими.
• Аккуратные юридические формулировки. ФИО клиента подставляется в правильном падеже, дата — всегда сегодняшняя.
• Документы у клиента под рукой. Кнопкой «Счёт / договор клиенту» в блоке «Заказ и оплата» документ формируется сразу видимым клиенту — он увидит его в своём кабинете, не запрашивая по почте.

Снабженец Оксана перестаёт быть «человеком-документооборотом» и занимается закупками, а комплект бумаг по каждому заказу выходит одинаково аккуратным и без ошибок.