Договор на обучение и сертификат в языковой школе — КанБан

В языковой школе «Лингва» каждый ученик начинается с двух бумаг: договор на обучение перед первым занятием и сертификат об окончании после последнего. Между ними — доплата за следующий модуль, допсоглашение при переходе в другую группу, справка для работодателя. Пока эти документы готовят вручную в Word, копируя прошлый договор и меняя ФИО «поверх», школа теряет и время, и лицо: то в договоре осталась фамилия прошлого ученика, то сумма не та, то сертификат обещали и забыли выдать.

Цена ручного документооборота в обучении высокая. Договор не подписан вовремя — а это основание для оплаты и защита при споре: ученик отходил месяц, бросил и требует деньги назад, а подписанного договора нет. Сертификат — это то, за чем часто и идут: студент готовит его для работодателя, вуза, визы, — а школа выдаёт справку «когда-нибудь», и репутация страдает. Реквизиты меняются, а шаблон у каждого администратора свой, найти прошлогодний договор ученика — квест по папкам и почте.

В КанБан документы школы закрывает связка шаблон в разделе «Документы» → карточка ученика → готовый файл: договор и сертификат формируются из карточки ученика одним действием — ФИО, курс, срок и сумма подставляются сами; готовый PDF скачивается за пару секунд, а все шаблоны школы хранятся в разделе «Документы» — в папках, с полями-подстановками. Ниже разбираем, как это устроено, на примере «Лингвы».

В чём проблема языковой школы

Договор и сертификат кажутся мелочью на фоне уроков, но именно на них школа спотыкается: документы готовят руками, по-разному и с опозданием, а хранят где придётся.

• Договор не готов к первому занятию. Ученик записался, пришёл — а договор ещё «делается». Занятие проходит без подписанного основания для оплаты, и при споре школе нечем себя защитить.
• Ошибки в подстановке. Новый договор делают копией прошлого: где-то осталась чужая фамилия, где-то старая сумма, где-то неверный курс или срок. Такой документ приходится переделывать, а иногда его и подписывают с ошибкой.
• Сертификаты забывают выдать. Курс закончился, а сертификат об окончании обещают «на неделе» — и он повисает. Ученик, которому документ нужен для работы или вуза, уходит недовольным.
• Реквизиты и шаблоны вразнобой. У каждого администратора свой файл-заготовка, реквизиты школы поменялись — а в старых шаблонах остались прежние. Единого актуального образца нет.
• Документы не найти. Прошлогодний договор ученика, его допсоглашение и сертификат разбросаны по папкам на диске, почте и мессенджерах — на поиск уходит полдня, а часть просто теряется.

Word и папки на общем диске проблему не решают: шаблон сам себя не заполнит данными ученика, готовый документ не привяжется к нужной карточке, а увидеть «у кого договор не подписан» или «кому пора выдать сертификат» без ручного обхода невозможно.

Как решает КанБан

Документы в КанБан не живут отдельной жизнью в Word — они рождаются из карточки ученика по шаблону, а сами шаблоны лежат в общем разделе «Документы». Данные для договора и сертификата уже есть в карточке, поэтому их не приходится вбивать заново.

• Шаблоны документов школы. Договор на обучение, договор-оферта, допсоглашение, сертификат об окончании, справка об обучении — каждый загружается один раз как шаблон с постоянным текстом (включая реквизиты школы) и полями-подстановками: ФИО ученика, курс и уровень, срок обучения, стоимость.
• Генерация из карточки. В карточке ученика есть кнопка «Документ»: администратор открывает список шаблонов, выбирает «Договор на обучение» — ФИО, курс, сумма и даты подставляются из полей карточки, и готовый PDF сразу скачивается.
• Единый раздел «Документы». Все шаблоны школы собраны в отдельном разделе — с папками, названием, типом файла и числом полей-подстановок. Отсюда видно и правится вся бумажная сторона школы разом.
• Всё привязано к ученику. Данные для документа берутся из карточки ученика, поэтому любой договор или сертификат можно сгенерировать заново в пару кликов, найдя ученика в базе, — искать старый файл по папкам не нужно.
• Актуальные реквизиты в одном месте. Реквизиты школы и юридические формулировки хранятся в шаблоне централизованно. Поменялись — правится один шаблон, и все новые документы формируются уже с верными данными, а не с копией прошлогодней заготовки.
• Прикрепление сканов. Подписанный бумажный договор или скан с подписью ученика загружается в блок «Файлы» карточки ученика — оригинал и скан лежат рядом с учеником, а не в почте.

Шаблон с автоподстановкой: договор заполняется сам

Сила документооборота в КанБан — в том, что шаблон подтягивает данные из карточки ученика, а не заставляет вбивать их вручную. Настроили образец один раз — и каждый следующий договор собирается из уже введённых полей.

• Поля-подстановки в тексте. В шаблоне договора там, где стоят ФИО, курс, срок и сумма, вставляются метки полей карточки. При формировании метки заменяются реальными значениями конкретного ученика — фамилия, «Английский A1», «с 1 сентября по 31 мая», «48 000 ₽».
• Ничего не перепутается. Данные берутся из одной карточки, поэтому чужая фамилия из прошлого договора или неверная сумма в новый документ не попадут — подстановка исключает ручную ошибку копирования.
• Реквизиты — в самом шаблоне. Название, ИНН, адрес и банковские реквизиты школы вписаны в постоянный текст шаблона, а не переписываются в каждом договоре. Сменились реквизиты — поправили шаблон в одном месте.
• Сертификат по той же логике. Шаблон сертификата подставляет ФИО ученика, название курса и уровень, срок обучения и дату окончания — остаётся распечатать на бланке и подписать.
• Разные шаблоны под ситуацию. Полный договор, оферта для онлайн-оплаты, допсоглашение о смене группы, сертификат, справка об обучении — каждый со своим текстом, но с той же автоподстановкой из карточки.

В итоге администратор не «делает договор», а выбирает шаблон и нажимает кнопку: рутина по перебиванию ФИО и сумм уходит, а документы становятся единообразными по всей школе.

Разбор на примере: Языковая школа «Лингва»

В «Лингве» документы ведёт завуч Елена Завучева, а курсы — Анна Инглиш (английский), Мария Дойч (немецкий) и Павел Франсе (французский). Раньше договоры и сертификаты делали копиями в Word; теперь в разделе «Документы» загружены пять шаблонов: «Договор на обучение», «Договор-оферта», «Допсоглашение», «Сертификат об окончании» и «Справка об обучении», каждый с подстановкой из карточки ученика.

Новый ученик. Записывается студент на «Английский A1, вечерняя» к Анне, стоимость курса — 48 000 ₽, срок с 1 сентября по 31 мая. Елена открывает карточку ученика, нажимает кнопку «Документ» и выбирает шаблон «Договор на обучение». ФИО, курс, срок и сумма подставляются сами, реквизиты школы — из постоянного текста шаблона, и готовый PDF сразу скачивается. Ученик подписывает договор до первого занятия, а подписанный скан Елена прикрепляет к его карточке в блок «Файлы». На всё уходит пара минут вместо получаса возни с Word.

Контроль по доске. Пока договор не подписан, карточка нового ученика стоит в колонке оформления на доске. В начале сентября Елена видит в ней трёх учеников без прикреплённого скана договора и напоминает преподавателям взять подпись на ближайшем занятии — карточка уходит дальше, только когда основание для оплаты подписано. Ни один ученик не начинает курс без договора.

Сертификаты в конце года. В мае группа Анны из 8 человек заканчивает A1. Елена по каждому ученику кнопкой «Документ» генерирует «Сертификат об окончании» — ФИО, курс «Английский, уровень A1», даты обучения подставляются из карточки. Восемь сертификатов готовы за десять минут и распечатаны на бланках. Студент, которому сертификат нужен для работодателя, получает его в день последнего занятия, а не «когда-нибудь».

Копия за минуту. Через полгода бывший ученик просит копию договора для налогового вычета. Елена находит его карточку в базе, открывает блок «Файлы» — там лежат подписанные сканы договора и допсоглашения; а сам договор или сертификат она может сгенерировать из карточки заново одной кнопкой. Ни звонков «поищи на диске», ни копания в почте.

Что это даёт языковой школе

Документы, которые рождаются из карточки ученика и хранятся в одном разделе, превращают вечную бумажную рутину в пару кликов — и закрывают юридические и репутационные дыры.

• Договор готов к первому занятию. Формирование из карточки занимает минуту — ученик подписывает основание для оплаты вовремя, и школа защищена при любом споре.
• Без ошибок в документах. ФИО, курс и суммы подставляются из карточки, а не копируются — чужих фамилий и неверных сумм в договорах больше нет.
• Сертификаты выдаются вовремя. Шаблон формирует сертификат за секунды по каждому ученику группы — документ готов к последнему занятию, а не «на неделе».
• Единые актуальные шаблоны. Реквизиты и формулировки живут в одном месте — сменились, поправили шаблон, и вся школа выдаёт документы по свежему образцу.
• Всё под рукой у ученика. Подписанные сканы лежат в блоке «Файлы» карточки ученика, а любой договор или сертификат генерируется из неё заново одной кнопкой — не нужно искать файлы по папкам и почте.
• Видно, кто ещё не оформлен. Пока договор не подписан, карточка ученика стоит в колонке оформления на доске — новичков без подписи видно на доске, а не обходом.