Договоры и акты уборки для клининговой компании — КанБан

В клининговой компании «ЧистоПро» уборка идёт как часы, а вот бумаги вечно отстают. Диспетчер Ирина Свежесть принимает заявку на генеральную уборку офиса, менеджер Анна Чистова обещает клиенту прислать договор «сегодня к вечеру» — и начинается знакомое: открыть прошлый договор с похожим клиентом, заменить название организации, адрес, площадь, сумму, дату, реквизиты. В спешке остаётся старый ИНН или чужая фамилия в реквизитах, а клиент это замечает первым.

После уборки история повторяется с актом выполненных работ. Клинеры Ольга Мойкина и Елена Блеск сделали работу, клиент доволен, но чтобы закрыть заявку и получить оплату по безналу, нужен подписанный акт. Его снова кто-то верстает вручную, путает объём работ, теряет в почте, а через месяц при сверке никто не может найти, по какому объекту какой акт подписан. Договоры и акты лежат вперемешку в общей папке, на разных компьютерах и в мессенджерах.

В КанБан документы клиента живут там же, где заявки на уборку. Есть раздел «Документы» с шаблонами договора и акта, а из карточки заявки документ генерируется одним нажатием: система сама подставляет адрес объекта, площадь, вид уборки, сумму, дату и подписантов из полей карточки и карточки клиента. Готовый файл сразу скачивается — его остаётся приложить к карточке заявки в блоке «Файлы» и отправить клиенту, а все документы по клиенту собираются в его карточке. Ниже разберём, как это устроено и как настроить на примере «ЧистоПро».

В чём проблема клининговой компании

Уборка — услуга простая и понятная, но по безналу без бумаг её не продать: клиенту-организации нужен договор до начала работ и акт после. Пока договоры и акты собираются вручную из старых файлов, документооборот становится тормозом, который держит и старт уборки, и оплату.

• Договор готовится вручную каждый раз. Менеджер открывает прошлый файл, правит название клиента, адрес объекта, площадь, вид уборки, периодичность, сумму — и обязательно где-то забывает поменять. Уборка ждёт подписанный договор.
• Акт теряется и тормозит оплату. Работа сделана, а безналичная оплата приходит только после подписанного акта выполненных работ. Пока акт верстают, отправляют и ищут — деньги висят в дебиторке.
• Ошибки в реквизитах. Чужой ИНН, старая сумма, вчерашняя дата, фамилия прошлого клиента в шапке — типовые «подарки» ручного копирования, из-за которых документ отправляют на переделку.
• Документы разбросаны. Договоры и акты лежат на разных компьютерах, в почте, в мессенджерах и общей папке без порядка. По объекту «БЦ на Ленина, 3-й этаж» найти актуальный договор — целый квест.
• Регулярные клиенты — регулярная боль. На абонемент (уборка офиса каждую неделю) акт нужен ежемесячно. Каждый месяц одно и то же вбивается заново, растёт риск ошибки и рассинхрона с фактическими выездами.

Отдельная бухгалтерская программа помогает лишь частично: она живёт в стороне от доски с заявками на уборку, поэтому связать «этот акт — по этому объекту и этой бригаде» без двойного ввода не получается.

Как решает КанБан

Документы в КанБан встроены в ту же систему, где вы ведёте заявки на уборку на доске и клиентов в CRM. Поэтому договор и акт собираются из данных, которые уже есть в карточке, — без второй программы и повторного ввода.

• Шаблоны договора и акта. В разделе «Документы» вы один раз загружаете свои шаблоны — договор на разовую уборку, договор на абонемент, акт выполненных работ. В шаблоне расставлены подстановки-плейсхолдеры: название клиента, адрес объекта, площадь, вид уборки, сумма, дата, реквизиты сторон, подписанты.
• Генерация из карточки заявки. В карточке уборки есть кнопка «Документ»: она открывает окно «Сгенерировать документ», где вы выбираете шаблон — и система подставляет данные из полей карточки (адрес, площадь, вид и дата уборки, сумма) и из карточки клиента (название, реквизиты). Готовый договор или акт создаётся за секунды и сразу скачивается.
• Данные берутся из полей, а не из головы. Адрес объекта, метраж, тип уборки, стоимость заполняются один раз при приёме заявки — и дальше сами попадают и в договор, и в акт. Опечатки и «забыл поменять сумму» исчезают.
• Документы под рукой у клиента. Готовый документ сразу скачивается; подписанный файл вы прикрепляете к карточке заявки в блоке «Файлы». Карточка привязана к клиенту, а в его карточке в разделе «Клиенты» собирается вся история заявок — договор и акты по объекту не теряются.
• Быстрый доступ. Шаблоны в разделе «Документы» разложены по папкам, а документы конкретного клиента находятся через раздел «Клиенты» — поиском по всей базе по имени, телефону или email. Не нужно лазить по почте и чужим компьютерам.
• Отправка клиенту. Готовый файл можно тут же отправить клиенту — из карточки или через встроенный мессенджер, не переключаясь на почту.

Шаблон с подстановками: документ собирается сам

Секрет быстрой генерации — в шаблоне. Вы берёте свой обычный договор или акт в привычном формате и один раз расставляете в нём плейсхолдеры — метки, вместо которых КанБан подставит данные конкретной заявки и клиента.

• Данные клиента. Название организации или ФИО, ИНН, адрес, телефон, контактное лицо — подтягиваются из карточки клиента в CRM. Завели клиента один раз — и его реквизиты сами встают во все документы.
• Данные объекта и уборки. Адрес объекта, площадь в квадратных метрах, вид уборки (генеральная, поддерживающая, после ремонта, мойка окон), периодичность, дата и время выезда — берутся из полей карточки заявки.
• Сумма и условия. Стоимость уборки, порядок оплаты, срок — подставляются из финансовых полей карточки, так что цифра в договоре и в акте совпадает с тем, о чём договорились.
• Подписанты и реквизиты компании. Ваши реквизиты, директор и основание подписи фиксируются в шаблоне один раз и дальше не меняются от документа к документу.

Настроили шаблоны договора на разовую уборку, договора на абонемент и акта выполненных работ один раз — и дальше подготовка документа занимает несколько секунд вместо получаса ручной правки.

Разбор на примере: Клининговая компания «ЧистоПро»

В «ЧистоПро» менеджер Анна Чистова один раз загрузила в раздел «Документы» три шаблона: договор на разовую уборку, договор на абонемент и акт выполненных работ. В каждом расставила подстановки — клиент, объект, площадь, вид уборки, сумма, дата, реквизиты.

Звонит клиент — бизнес-центр заказывает генеральную уборку офиса 180 м² перед открытием. Диспетчер Ирина Свежесть заводит карточку заявки: адрес «пр. Мира, 12, офис 305», площадь 180 м², вид «генеральная уборка», дата выезда, сумма 27 000 ₽. Анна открывает карточку, нажимает «Документ», в окне «Сгенерировать документ» выбирает «Договор на разовую уборку» — и через пару секунд готов договор с подставленным названием организации, адресом объекта, метражом, суммой и датой. Анна отправляет его клиенту прямо из карточки на подпись.

В назначенный день на объект выезжают клинеры Ольга Мойкина и Елена Блеск, а на мойку окон — Виктор Пылесосов. Уборку сделали, клиент доволен. Анна возвращается в ту же карточку, снова нажимает «Документ» и выбирает шаблон «Акт выполненных работ» — акт собирается из тех же полей: объект, объём работ, сумма 27 000 ₽, дата. Не нужно ничего вбивать заново и сверять с договором — данные одни и те же. Акт уходит клиенту, подписанный скан возвращается в карточку, заявка закрывается, оплата по безналу проходит без задержки.

У «ЧистоПро» есть и абонементный клиент — офис, который убирают каждую неделю. В конце месяца Анна формирует по нему один акт за месяц и держит все документы по объекту в карточке клиента: договор на абонемент и акты за январь, февраль, март прикреплены к его заявкам, а найти клиента можно поиском по названию в разделе «Клиенты». Сверка с бухгалтерией из полдня превратилась в пять минут.

Что это даёт клининговой компании

Документы внутри той же системы, где живут заявки на уборку и клиенты, превращают бумажную рутину из тормоза в пару нажатий. Договор готов до выезда бригады, акт — сразу после уборки, и оба собираются без ошибок.

• Договор за секунды. Не открываете старый файл и не правите его вручную — выбираете шаблон, и документ собирается из данных заявки. Уборка стартует быстрее.
• Акт не тормозит оплату. Акт выполненных работ формируется из той же карточки сразу после уборки — оплата по безналу не висит в ожидании бумаги.
• Ноль ошибок в реквизитах. Название, ИНН, адрес, сумма и дата подставляются из полей клиента и заявки — чужая фамилия и старая сумма в документе больше не появятся.
• Вся папка объекта в одном месте. Договор, приложения и все акты привязаны к клиенту и объекту — искать по почте и чужим компьютерам не нужно.
• Регулярные клиенты без боли. Ежемесячный акт по абонементу формируется из готового шаблона за секунды, а не собирается заново каждый месяц.
• Прозрачная сверка. Видно, по какому объекту какой договор и акт подписан, — закрытие месяца с бухгалтерией занимает минуты.