Аналитика ветклиники: загрузка врачей и выручка — КанБан

Пока ветклиника маленькая, главврач держит всё в голове: сколько питомцев сегодня на приёме, кто из врачей свободен, кого из хроников ждут на повторный осмотр. Но стоит потоку вырасти до сотен приёмов в месяц, эта картина рассыпается. Чтобы ответить на простой вопрос «сколько приёмов сейчас в работе и кто из врачей перегружен», приходится обходить кабинеты, дёргать администратора и вручную считать карточки на доске.

Из-за этого решения принимаются вслепую. Терапевт Игорь Лапин завален приёмами и не успевает, а хирург Пётр Когтев в этот час простаивает между операциями — и руководитель узнаёт об этом, когда владелец уже жалуется на очередь. Непонятно, где скапливаются питомцы: на записи, на приёме или на оплате. Повторные визиты хроников выпадают из поля зрения — про ревакцинацию и плановый контроль забыли, клиент ушёл. И совсем не видно, какая услуга — вакцинация, стерилизация, УЗИ, стоматология — реально приносит клинике деньги.

В КанБан для этого есть готовый дашборд «Аналитика компании» на странице «Компания». Он берёт данные прямо с ваших досок приёмов и картотеки питомцев и показывает их наглядными карточками KPI и диаграммами — без ручного подсчёта и таблиц, а деньги по услугам раскладывает связанный раздел «Финансы». Разберём, что именно он показывает, на примере ветеринарной клиники «Айболит».

В чём проблема ветклиники

Данные в ветклинике есть всегда — приёмы, питомцы, врачи, сроки повторных визитов, оплаты. Проблема в том, что они разбросаны и не сведены в понятную картину. Главврач видит доску с карточками питомцев, но не видит цифр, по которым можно управлять клиникой.

Типичные боли, знакомые любой ветеринарной клинике:

• Непонятна загрузка врачей. Сколько всего приёмов в работе прямо сейчас и как они распределены между терапевтами и хирургом — приходится считать вручную. Один врач перегружен, другой простаивает.
• Не видно узких мест. Питомцы скапливаются на каком-то этапе (например, ждут оплаты или результатов анализов), но без разбивки по статусам это незаметно.
• Повторные визиты теряются. Хроник на пожизненной терапии, годовая ревакцинация, контроль после операции — некому вовремя вспомнить, и клиент не возвращается.
• Просрочки всплывают поздно. О сорванном времени приёма или пропущенном контроле узнают от недовольного владельца, а не из отчёта.
• Выручка по услугам — тёмная зона. Сколько денег принесла вакцинация, а сколько хирургия, какая услуга загружает врача, но почти не приносит дохода — вспоминают только в конце месяца, глядя на общую кассу.
• Отпуска и смены на глаз. Кто из врачей уже выбрал годовую норму отпуска, а кто вообще не отдыхал, вспоминают только при составлении графика.

Отдельная ветеринарная программа решает это лишь частично: аналитика в ней живёт в стороне от доски, где ведутся сами приёмы, поэтому связать «этот приём — этот врач — эти деньги» без двойного ввода не получается. Поток работы есть, а управляемости нет.

Как решает КанБан

Дашборд «Аналитика компании» открывается на странице «Компания» и собирает всё важное на одном экране. Он считает данные по активной клинике автоматически — вы просто заходите и видите свежую картину прямо с досок приёмов и картотеки питомцев. Что показывает дашборд:

• Ключевые показатели (KPI). Четыре карточки вверху: «Карточек» (всего активных приёмов), «Просрочено» (у скольких вышло время — подсвечивается красным, если больше нуля), «Клиентов» (владельцев с питомцами в картотеке) и «Сотрудников». Моментальный срез состояния клиники.
• Карточки по этапам. Горизонтальные полосы по колонкам вашей доски приёмов — «Записан», «На приёме», «Диагностика/анализы», «Пролечено», «Оплачено». Сразу видно, где скапливаются питомцы и какой этап стал узким местом. Цвет полосы совпадает с цветом колонки на доске.
• Загрузка сотрудников. Сколько активных приёмов назначено на каждого врача, отсортировано по убыванию — видно, кто из терапевтов и хирург перегружен. Рядом с числом мелкой красной цифрой показывается, сколько из них просрочено.
• Активность за 14 дней. Столбчатый график созданных карточек-приёмов по дням за две недели — наглядно, растёт поток обращений или падает, как проходят выходные и будни.
• Записи и заявки. Разбивка записей владельцев по статусам (если включён раздел «Запись») — цветные метки со счётчиками. Видно, сколько заявок ждёт подтверждения.
• Отпуска сотрудников. Горизонтальные линии по сотрудникам: сколько дней отпуска использовано в текущем году относительно годовой нормы клиники. У кого норма превышена — линия и число краснеют.

А деньги показывает связанный раздел «Финансы»: на вкладке «Сводка» — «Доходы», «Расходы» и «Прибыль», график «Помесячно» и блок «Откуда деньги» с разбивкой доходов по статьям (заведите статьи под услуги — вакцинация, хирургия, стоматология — и увидите выручку по каждой). Всё считается из ваших реальных досок, картотеки и оплат — отдельно вносить данные для отчётов не нужно.

Загрузка врачей и повторные визиты: дорожки и провал в доску

Для ветклиники ключевая под-функция аналитики — увидеть загрузку каждого врача и не потерять повторные визиты. Дашборд даёт сводные цифры, а сама доска — живую детализацию по людям.

• Дорожки по врачам. На доске приёмов выберите в списке «Группировка карточек в дорожки» вариант «По исполнителю» — и приёмы разложатся в горизонтальные дорожки по врачам: своя дорожка у Игоря Лапина, у Марины Хвостовой, у Петра Когтева. Видно живьём, у кого стопка карточек больше и кто разгружен прямо сейчас, а не только суммарным числом в дашборде.
• Провал из аналитики в доску. Помимо дашборда есть аналитика по каскадному полю карточки — например, по типу услуги (вакцинация, стерилизация, стоматология, УЗИ): она показывает дерево со счётчиками «в работе» и «выполнено». Эти цифры кликабельны: клик по строке закрывает окно аналитики и проваливает вас прямо на доску, отфильтрованную по этой услуге, а нужные карточки на секунду мигают.
• Повторные визиты на виду. Хроники, ревакцинации и контроль после операции ведутся как карточки-приёмы с напоминаниями и сроками. Просроченный повторный визит подсвечивается в KPI «Просрочено» и красной цифрой у врача — сигнал, что питомца пора вернуть, приходит сам.

Так руководитель не просто смотрит на отчёт, а мгновенно переходит от «на стоматологии застряло 6 приёмов» или «у Игоря 3 просрочки» к самим этим карточкам на доске — и начинает разбираться.

Разбор на примере: Ветеринарная клиника «Айболит»

В «Айболите» приём ведут терапевты Игорь Лапин и Марина Хвостова, хирург Пётр Когтев, а администратор Ольга Регистрова держит доску «Приёмы» со статусами Записан → На приёме → Диагностика → Пролечено → Оплачено. Главврач заходит на страницу «Компания» и открывает «Аналитику компании».

Вверху — KPI: в работе 28 приёмов, просрочено 2 (карточка покраснела), клиентов 220, сотрудников 4. Первый вывод за две секунды: две карточки с просроченным временем контроля — надо разобраться, кого и почему не вернули вовремя.

Ниже — «Карточки по этапам». На «Записан» стоит 9 питомцев, «На приёме» 5, «Диагностика/анализы» 6, «Пролечено» 4, «Оплачено» 4. Узкое место видно: питомцы копятся на записи и на ожидании анализов — туда стоит подтянуть силы и ускорить лабораторию.

В блоке «Загрузка сотрудников» главврач смотрит, кто чем занят: у Игоря Лапина — 11 приёмов, из них «·2» просрочено (красным); у Марины Хвостовой — 6; у хирурга Петра Когтева — 4 операции; у администратора Ольги Регистровой — 7 карточек записи. Перекос очевиден: Игорь перегружен и уже срывает два повторных визита, часть новых записей логично перекинуть на Марину.

График «Активность за 14 дней» показывает ровный поток обращений с ожидаемым спадом в выходные. А раздел «Финансы» в блоке «Откуда деньги» раскладывает доходы по статьям-услугам: вакцинация — самый частый приём, но по деньгам её обгоняют хирургия Петра Когтева и стоматология. Стало видно, что вакцинация сильно грузит терапевтов, но приносит меньше, а редкие операции дают основную выручку — есть о чём подумать при расписании и ценах. Внизу дашборда — диаграмма «Отпуска сотрудников» за 2026 год при норме 28 дней: у Игоря линия покраснела (30 из 28 — перебрал), Ольга отпуск ещё не брала (0 из 28) — это учтут при составлении графика.

Что это даёт ветклинике

Один дашборд заменяет обход кабинетов и ручной подсчёт карточек, а связанные «Финансы» превращают поток приёмов в понятные цифры. Результат заметен сразу:

• Состояние клиники — за секунды. Сколько приёмов в работе и что просрочено видно с первого экрана, без опроса администратора.
• Равномерная загрузка врачей. Видно, кто из терапевтов и хирург перегружен и у кого просрочки, — приёмы легко перераспределить между Игорем, Мариной и Петром.
• Видны узкие места. Разбивка по этапам показывает, где скапливаются питомцы — на записи, на приёме или на анализах, — можно ускорить процесс до того, как поедут сроки.
• Повторные визиты не теряются. KPI «Просрочено» и красные счётчики у врачей подсвечивают пропущенный контроль и ревакцинацию раньше, чем клиент уйдёт в другую клинику.
• Понятна выручка по услугам. «Финансы» показывают, какая услуга реально приносит деньги, а какая только грузит врача, — расписание и цены строятся по фактам, а не на глаз.
• Планирование смен и отпусков без сюрпризов. Диаграмма показывает, кто выбрал годовую норму, а кто перебрал, — график клиники строится по цифрам.
• Никаких ручных отчётов. Всё считается автоматически из ваших досок, картотеки и оплат — не нужно вести отдельные таблицы.