Аналитика магазина и доставки: какие показатели смотреть — КанБан

В магазине с доставкой данных всегда много: заказы, клиенты, товары на складе, курьеры, оплаты. А вот понятной картины — почти никогда. Чтобы ответить на простой вопрос «сколько заказов сейчас в работе и что зависло», менеджеру приходится листать переписки, заглядывать в складскую таблицу и спрашивать курьеров в чате. Пока заказов десяток в день, это ещё терпимо. Как только их становятся сотни — управление превращается в тушение пожаров.

Из-за этого решения принимаются вслепую. Один курьер завален доставками и не успевает, другой полдня катается с двумя адресами. Заказы застревают то на сборке, то на согласовании оплаты, а руководитель узнаёт об этом от рассерженного клиента. Куда ушла выручка за неделю, какие позиции заканчиваются на складе, кто из менеджеров тянет больше всех — всё это приходится считать вручную, а значит, чаще всего не считается вообще.

В КанБан для розницы есть готовый дашборд «Аналитика компании» на странице «Компания», а рядом — разделы «Финансы» и «Склад» с собственными сводками. Всё это берёт данные прямо с ваших досок, клиентов и складов и показывает наглядными KPI и диаграммами — без ручного подсчёта и таблиц. Разберём, какие показатели стоит смотреть рознице и как это устроено, на примере магазина «ТехноПро».

В чём проблема аналитики в рознице

Данные в магазине есть всегда — заказы, оплаты, остатки, сроки доставки. Проблема в том, что они разбросаны по разным местам и не сведены в единую картину. Руководитель видит поток заказов, но не видит цифр, по которым можно управлять.

• Непонятна общая загрузка. Сколько всего заказов в работе прямо сейчас и сколько из них уже просрочено по сроку доставки — приходится считать по головам.
• Не видно, где застревают заказы. Товары скапливаются на каком-то этапе — на сборке, на согласовании оплаты, на доставке, — но без разбивки по этапам это узкое место незаметно.
• Перекос по людям. Один курьер или менеджер перегружен и срывает сроки, другой недозагружен, — а балансировать нечем, потому что нет наглядной загрузки по сотрудникам.
• Деньги считаются задним числом. Какая выручка за неделю, сколько ушло на закупку и логистику, какая маржа — узнают в конце месяца, когда уже поздно что-то менять.
• Склад — тёмная зона. Ходовой товар заканчивается внезапно, а неликвид замораживает деньги, потому что остатки нигде не видны в моменте.
• Клиентская база не анализируется. Кто заказывает повторно, а кто ушёл после первой покупки, — вопрос, на который в таблице заказов ответа нет.

В итоге поток есть, а управляемости нет: решения по загрузке, срокам и закупкам принимаются на глаз, а не по цифрам.

Как решает КанБан

Дашборд «Аналитика компании» открывается на странице «Компания» и собирает всё важное на одном экране. Он считает данные по активной компании автоматически — вы просто заходите и видите свежую картину. Что показывает дашборд рознице:

• Ключевые показатели (KPI). Четыре карточки вверху: «Карточек» (всего активных заказов), «Просрочено» (у скольких вышел срок доставки — карточка краснеет, если больше нуля), «Клиентов» и «Сотрудников». Это моментальный срез состояния магазина.
• «Карточки по этапам». Горизонтальные полосы по колонкам ваших досок — «Новый», «Собирается», «Ожидает оплаты», «В доставке», «Доставлен». Сразу видно, где скапливаются заказы и какой этап стал узким местом. Цвет полосы совпадает с цветом колонки на доске.
• Загрузка сотрудников. Сколько активных заказов назначено на каждого менеджера и курьера, отсортировано по убыванию. Рядом мелкой красной цифрой — сколько из них просрочено, — видно, кто перегружен и рискует сорвать доставку.
• Активность за 14 дней. Столбчатый график созданных заказов по дням за две недели — наглядно, растёт поток продаж или падает, где были всплески.
• «Записи и заявки». Разбивка обращений клиентов по статусам (блок появляется, когда такие обращения есть) — цветные метки со счётчиками.
• «Отпуска сотрудников». Горизонтальные линии по сотрудникам: сколько дней отпуска использовано за год относительно нормы, — чтобы планировать графики курьеров и менеджеров без сюрпризов.

Всё считается из ваших реальных досок и клиентов — отдельно вносить данные для отчётов не нужно.

Деньги и склад: выручка, расходы и остатки в цифрах

KPI по заказам показывают, что происходит с потоком, но рознице важнее всего два вопроса: сколько мы заработали и что заканчивается на складе. Для этого в КанБан есть отдельные разделы со своими сводками.

• Финансы. Раздел «Финансы» ведёт доходы и расходы: оплаты по заказам, закупку товара, логистику, аренду. На вкладке «Сводка» — итоги «Доходы», «Расходы», «Прибыль» и разбивки «Откуда деньги» и «Куда уходят», на вкладке «Операции» — список операций с суммами. Видно не только «сколько денег пришло», но и куда они ушли и какая осталась маржа.
• Деньги в карточке заказа. В блоке «Заказ и оплата» карточки видны позиции заказа и строка «Итого заказ», оплата отмечается кнопкой «Отметить оплату». А доходы и расходы по заказу записываются в блоке «Деньги» карточки — они попадают в раздел «Финансы», списания со склада учитываются автоматически, и тут же считается «Прибыль по заказу» — без параллельной таблицы.
• Склад и остатки. Раздел «Склад» показывает остатки по каждому товару крупным числом и сумму запаса. Позиции, у которых остаток упал ниже заданного минимума, подсвечиваются красным с пометкой «мало» — сигнал закупить приходит сам, а не когда товар уже кончился и заказ пришлось отменить.
• Что смотреть регулярно. Рознице стоит держать в фокусе несколько показателей: выручку и прибыль за период, число заказов и долю просроченных доставок, остатки по ходовым товарам, повторные покупки клиентов. Все они собираются в КанБан из данных, которые вы и так вносите, работая с заказами.

Так аналитика не сводится к одному дашборду: KPI по заказам, финансы и склад вместе дают полную картину — от потока заказов до денег и товара на полке.

Разбор на примере: Магазин «ТехноПро»

Владелец «ТехноПро» заходит на страницу «Компания» и открывает «Аналитику компании». Вверху — KPI: в работе 42 заказа, просрочено 3 (карточка краснеет), клиентов 210, сотрудников 4. Первый вывод сделан за две секунды: поток идёт, но три доставки уже вышли за срок — с них и надо начать.

Ниже — «Карточки по этапам». Видно, что «Новый» — 9, «Собирается» — 12, «Ожидает оплаты» — 4, «В доставке» — 11, «Доставлен» за день — 6. Узкое место очевидно: на сборке скопилось больше всего заказов. Менеджер Алексей и кладовщик Ирина Складова в курсе — сегодня приоритет разгрести сборку, чтобы не поехали сроки доставки.

В блоке «Загрузка сотрудников» видно, кто чем занят: у Алексея 24 заказа на ведении, у курьера Петра — 8 доставок, у курьера Романа — 3. Рядом с Петром мелкая красная «·3» — три его доставки просрочены. Вывод напрашивается сам: Пётр перегружен, а Роман недозагружен — часть адресов стоит перекинуть на Романа, чтобы вытянуть просрочку.

Дальше владелец открывает «Финансы»: на вкладке «Сводка» доход 380 000 ₽, расход на закупку и логистику 240 000 ₽, прибыль 140 000 ₽. По строкам «Итого заказ» в карточках видно, что средний заказ держится около 9 000 ₽. А в разделе «Склад» подсвечены две ходовые позиции с низким остатком — Ирина Складова оформляет приход, не дожидаясь, пока товар кончится посреди дня и заказ придётся отменять.

График «Активность за 14 дней» показывает всплеск заказов в выходные — значит, на субботу-воскресенье курьеров стоит планировать плотнее. Пятнадцать минут за дашбордом — и картина по заказам, людям, деньгам и складу собрана без единой ручной таблицы.

Что это даёт магазину

Аналитика внутри той же системы, где живут заказы, клиенты и склад, заменяет ворох таблиц и опросы сотрудников. Результат заметен сразу:

• Состояние магазина — за секунды. Сколько заказов в работе и что просрочено видно с первого экрана, без опроса менеджера и курьеров.
• Видны узкие места. Разбивка по этапам показывает, где застревают заказы — на сборке, оплате или доставке, — можно вмешаться до срыва сроков.
• Равномерная загрузка людей. Видно, кто перегружен и у кого просрочки, — доставки и заказы легко перераспределить между курьерами и менеджерами.
• Деньги под контролем. Выручка, расходы и прибыль считаются сами — понятно, сколько заработали и куда ушли деньги, не дожидаясь конца месяца.
• Склад не подводит. Остатки видны в моменте, ходовые позиции с низким запасом подсвечиваются — закупка планируется заранее.
• Никаких ручных отчётов. Всё считается автоматически из ваших досок, клиентов и складов — отдельные таблицы больше не нужны.