Аналитика ресторана: загрузка, средний чек, просрочки — КанБан

Пока в заведении один зал и три стола, управляющий держит всё в голове: сколько гостей сидит, что на кухне, какой заказ уже задерживается. Но в разгар вечера, когда «Веранда» забита, эта картина рассыпается. Чтобы ответить на простой вопрос «сколько заказов в работе прямо сейчас и что мы задерживаем», приходится бегать между залом, кухней и баром и считать карточки на доске вручную.

Из-за этого решения принимаются вслепую. Один официант тащит на себе половину зала и путается в заказах, другой недозагружен — а управляющий узнаёт об этом от гостя, который двадцать минут ждёт горячее. Непонятно, где скапливаются блюда: на кухне у шефа, на баре или на подаче. И совсем не видно главной цифры любого заведения — среднего чека: сколько в среднем оставляет гость сегодня и растёт ли выручка со стола.

В КанБан для этого есть готовый дашборд «Аналитика компании» на странице «Компания». Он берёт данные прямо с ваших досок, заказов и клиентов и показывает их наглядными карточками KPI и диаграммами — без выгрузок в Excel и ручного подсчёта. Разберём, что именно он показывает, на примере ресторана «Веранда».

В чём проблема с аналитикой ресторана

Данные в заведении есть всегда — заказы, гости, суммы чеков, время подачи. Проблема в том, что они разбросаны по залу, кухне и кассе и не сведены в понятную картину. Управляющий видит доску с карточками заказов, но не видит цифр, по которым можно управлять сменой.

Типичные боли, знакомые любому ресторану и кафе:

• Непонятна загрузка зала. Сколько столов и заказов в работе прямо сейчас и сколько из них уже задерживается — приходится считать на бегу.
• Не видно, где встаёт кухня. Блюда скапливаются на каком-то этапе (например, ждут раздачи или подачи), но без разбивки по этапам это незаметно, пока гость не начнёт нервничать.
• Перекос по официантам. Один официант ведёт ползала и путается, другой стоит без дела — а балансировать нечем, потому что нет наглядной загрузки по людям.
• Средний чек — вслепую. Главный показатель выручки со стола нигде не сведён: непонятно, растёт он или падает и как влияет допродажа десертов и напитков.
• Просрочки всплывают поздно. О задержанном горячем узнают от недовольного гостя, а не из дашборда.

В итоге поток гостей есть, а управляемости нет: решения по загрузке смены, скорости кухни и допродажам принимаются на глаз, а не по цифрам.

Как решает КанБан

Дашборд «Аналитика компании» открывается на странице «Компания» и собирает всё важное на одном экране. Он считает данные по активному заведению автоматически — вы просто заходите и видите свежую картину смены. Что показывает дашборд:

• Ключевые показатели (KPI). Карточки вверху: «Карточек» (всего активных заказов), «Просрочено» (у скольких вышел срок подачи — подсвечивается красным, если больше нуля), «Клиентов» и «Сотрудников». Это моментальный срез состояния зала и кухни.
• Карточки по этапам. Горизонтальные полосы по колонкам ваших досок — «Принят», «На кухне», «Готовится», «Готово к подаче», «Подано», «Оплачено». Сразу видно, где скапливаются заказы и какой этап стал узким местом. Цвет полосы совпадает с цветом колонки на доске.
• Загрузка сотрудников. Сколько активных заказов назначено на каждого официанта и повара, отсортировано по убыванию. Рядом с числом мелкой красной цифрой показывается, сколько из них просрочено, — видно, кто перегружен и тормозит подачу.
• Активность за 14 дней. Столбчатый график созданных заказов по дням за две недели — наглядно видно пики выходных и провалы будних вечеров.
• Записи и заявки. Разбивка броней столов по статусам (если вы пользуетесь разделом «Запись») — цветные метки со счётчиками подтверждённых, ожидающих и отменённых бронирований.
• «Отпуска сотрудников». Диаграмма с горизонтальными линиями по сотрудникам: сколько дней отпуска использовано в текущем году относительно годовой нормы. У кого норма превышена — линия и число краснеют, что важно при составлении графика смен.

Всё считается из ваших реальных досок, заказов и клиентов — отдельно вносить данные для отчётов не нужно.

Средний чек и финансы: главная цифра заведения

Загрузка и этапы отвечают на вопрос «успеваем ли мы», а деньги — на вопрос «зарабатываем ли». Поэтому в КанБан рядом с аналитикой живёт раздел «Финансы», где сводятся суммы заказов и считается средний чек.

• Сумма чека на карточке заказа. В карточке заказа есть блок «Деньги»: официант нажимает «Доход», вводит сумму чека и нажимает «Записать» — сумма закрепляется за столом. Из этих сумм и складывается выручка смены.
• Средний чек — из двух цифр. На вкладке «Сводка» в «Финансах» видны «Доходы» за период, а на вкладке «Операции» каждый оплаченный заказ — отдельной строкой. Разделите выручку на число заказов — получится средний чек; видно, растёт он или падает от смены к смене.
• Что тянет чек вверх. По суммам заказов заметно, как влияют допродажи — десерты, аперитивы, бутылка вина к ужину. Управляющий видит цифру, а не догадывается.
• Доходы и расходы рядом. В том же разделе учитываются расходы смены (закупка, списания), поэтому итог по деньгам сводится без отдельной таблицы.

Так средний чек перестаёт быть цифрой «на глаз в конце месяца» и превращается в показатель, за которым видно каждую смену.

Разбор на примере: Ресторан «Веранда»

Управляющая «Веранды» Ирина (она же встречает гостей как хостес) заходит на страницу «Компания» и открывает «Аналитику компании». Вечер пятницы. Вверху — KPI: в работе 22 заказа, просрочено 2 (карточка покраснела), клиентов в базе 40, сотрудников 6. Первый вывод сделан за две секунды: зал полный, и два заказа мы уже задерживаем.

Ниже — «Карточки по этапам». Видно, что на «Принят» стоит 5 столов, «На кухне» скопилось 8, «Готово к подаче» висит 4, «Подано» 3, «Оплачено» 2. Узкое место очевидно: заказы копятся на кухне. Ирина идёт к шефу Марко — тому не хватает рук на раздаче, часть горячего встала. Проблему видно из дашборда, а не от гостя.

В блоке «Загрузка сотрудников» Ирина смотрит, кто чем занят: у официанта Олега 9 заказов и рядом красная «·2» — два его стола просрочены, он тащит слишком много. У бармена Дениса 6 карточек напитков, у Марко на кухне 8. Решение простое: часть столов Олега передать свободному официанту, чтобы разгрузить его и снять просрочки.

Затем Ирина открывает «Финансы»: на вкладке «Сводка» видны доходы, а на вкладке «Операции» — 40 оплаченных заказов за сегодня. Средний чек вышел выше обычного: гости активно брали десерты и вино, которые официанты предлагали к горячему. График «Активность за 14 дней» подтверждает: пятницы и субботы дают пик заказов, вторник — провал. А диаграмма «Отпуска сотрудников» напоминает, что у Дениса на будущей неделе отпуск — надо ставить второго бармена в график.

Что это даёт ресторану

Один дашборд заменяет беготню между залом, кухней и кассой и подсчёт заказов на ходу. Результат заметен уже в первую смену:

• Состояние смены — за секунды. Сколько заказов в работе и что просрочено видно с первого экрана, без опроса официантов.
• Видно, где встаёт кухня. Разбивка по этапам показывает, на каком шаге скапливаются блюда, — можно бросить силы на раздачу до того, как гость начнёт нервничать.
• Равномерная загрузка смены. Видно, кто из официантов перегружен и у кого просрочки, — столы легко перераспределить между сотрудниками.
• Средний чек под контролем. «Финансы» сводят выручку на вкладке «Сводка», а каждый оплаченный заказ виден на вкладке «Операции» — легко посчитать средний чек и увидеть, как работают допродажи.
• Просрочки ловятся вовремя. KPI «Просрочено» и красные счётчики у сотрудников подсвечивают задержки раньше, чем позвонит недовольный гость.
• Никаких ручных отчётов. Всё считается автоматически из ваших досок, заказов и клиентов — не нужно вести отдельные таблицы.