Аналитика юрфирмы: загрузка юристов и сроки по делам — КанБан

Пока в фирме одно-два дела на юриста, управляющий партнёр держит всё в голове: у кого какой процесс, когда заседание, где горит срок на подачу апелляции. Но как только дел становится несколько десятков, эта картина рассыпается. Чтобы ответить на простой вопрос «сколько дел у нас сейчас в работе и что мы рискуем просрочить», приходится обходить кабинеты, открывать десятки папок и считать вручную.

Из-за этого решения принимаются вслепую. Один юрист тащит пятнадцать дел и путается в датах заседаний, другой недозагружен — а партнёр узнаёт об этом, когда клиент звонит с вопросом, почему по его делу неделю тишина. Непонятно, где застревают дела: на стадии подготовки иска, в ожидании заседания или на исполнительном производстве. И совсем не видно главных цифр фирмы — сколько дел выиграно и соблюдаются ли процессуальные сроки.

В КанБан для этого есть готовый дашборд «Аналитика компании» в разделе «Компания». Он берёт данные прямо с ваших досок, карточек-дел и клиентов и показывает их наглядными карточками KPI и диаграммами — без выгрузок в Excel и ручного подсчёта. Разберём, что именно он показывает, на примере фирмы «Право и Дело».

В чём проблема аналитики юрфирмы

Данные в юридической фирме есть всегда — дела, клиенты, суммы гонораров, даты заседаний и процессуальные сроки. Проблема в том, что они разбросаны по головам юристов, папкам и почте и не сведены в понятную картину. Управляющий партнёр видит доску с карточками дел, но не видит цифр, по которым можно управлять фирмой.

Типичные боли, знакомые любой юридической фирме:

• Непонятна загрузка юристов. Сколько дел ведёт каждый и сколько из них с горящим сроком — приходится выяснять по кабинетам, а не смотреть на экран.
• Не видно, где застревают дела. Процессы копятся на какой-то стадии (например, на подготовке документов или в ожидании суда), но без разбивки по этапам это незаметно, пока клиент не начнёт нервничать.
• Перекос по людям. Один юрист ведёт пятнадцать дел и не успевает, другой свободен — а балансировать нечем, потому что нет наглядной нагрузки по каждому.
• Процессуальные сроки — вслепую. Дата подачи апелляции, срок ответа на претензию, дедлайн по исполнительному листу нигде не сведены — просрочка всплывает, когда её уже не исправить.
• Выигранные дела не считаются. Сколько дел завершено в пользу клиента за квартал, какой процент выигрышей — главный показатель качества нигде не виден.

В итоге поток дел есть, а управляемости нет: решения по нагрузке, скорости и рискам принимаются на глаз, а не по цифрам.

Как решает КанБан

Дашборд «Аналитика компании» открывается в разделе «Компания» и собирает всё важное на одном экране. Он считает данные по активной фирме автоматически — вы просто заходите и видите свежую картину. Что показывает дашборд:

• Ключевые показатели (KPI). Карточки вверху: «Карточек» (всего дел в работе), «Просрочено» (у скольких вышел срок — подсвечивается красным, если больше нуля), «Клиентов» и «Сотрудников». Это моментальный срез состояния фирмы.
• Карточки по этапам. Горизонтальные полосы по колонкам ваших досок — «Заявка», «Подготовка иска», «Ожидание заседания», «В суде», «Исполнительное производство», «Завершено». Сразу видно, где скапливаются дела и какая стадия стала узким местом. Цвет полосы совпадает с цветом колонки на доске.
• Загрузка сотрудников. Сколько активных дел назначено на каждого юриста, отсортировано по убыванию. Рядом с числом мелкой красной цифрой показывается, сколько из них просрочено, — видно, кто перегружен и рискует сорвать срок.
• Активность за 14 дней. Столбчатый график заведённых дел по дням за две недели — наглядно видно пики поступления обращений и спокойные периоды.
• Записи и заявки. Разбивка консультаций и заявок по статусам (если модуль записи включён) — цветные метки со счётчиками подтверждённых, ожидающих и отменённых встреч.
• «Отпуска сотрудников». Горизонтальные линии по сотрудникам: сколько дней отпуска использовано в текущем году относительно нормы. У кого норма превышена — линия и число краснеют, что важно при планировании подмен по делам.

Всё считается из ваших реальных досок, дел и клиентов — отдельно вносить данные для отчётов не нужно.

Процессуальные сроки и статус «выиграно»: главные цифры фирмы

Загрузка и этапы отвечают на вопрос «успеваем ли мы», а сроки и исходы — на вопросы «не просрочим ли» и «выигрываем ли». Поэтому в карточке-деле в КанБан есть блоки «Время» и «Роли и напоминания», где задаются срок, ответственные и напоминания, а исход дела фиксируется этапом на доске.

• Срок с напоминанием на карточке дела. Каждому делу в блоке «Время» задаётся процессуальный срок (дата заседания, дедлайн подачи, срок ответа), а в блоке «Роли и напоминания» включается напоминание — за сутки, за час, в момент срока или на точную дату. Если срок вышел, карточка попадает в KPI «Просрочено», а рядом с юристом загорается красный счётчик.
• Ответственный за дело. В блоке «Роли и напоминания» в строке «Исполнитель» назначается ведущий юрист (можно нескольких), а строки «Управляющий» и «Контроль» фиксируют, кто ставит задачу и проверяет результат. По исполнителям и строится «Загрузка сотрудников» в дашборде.
• Выигранные и завершённые дела — этапом. Когда дело закрыто в пользу клиента, карточка уходит в колонку «Завершено» (или «Выиграно»). В «Карточках по этапам» видно, сколько дел дошло до этой стадии, — так считается результативность.
• Гонорары рядом. В карточке дела есть поле «Сумма сделки» для гонорара, а в разделе «Финансы» гонорары записываются доходами — в сводке «Доходы/расходы по месяцам» понятно, сколько принесли завершённые дела.

Так процессуальные сроки перестают жить в ежедневниках, а результат фирмы — «выиграли / соблюли срок» — становится цифрой на дашборде, а не ощущением.

Разбор на примере: Юридическая фирма «Право и Дело»

Управляющий партнёр Сергей Юристов заходит в раздел «Компания» и открывает «Аналитику компании». Утро понедельника. Вверху — KPI: в работе 34 дела, просрочено 2 (карточка покраснела), клиентов 28, сотрудников 4. Первый вывод сделан за две секунды: дел много, и по двум мы уже вышли за срок.

Ниже — «Карточки по этапам». Видно, что на «Заявка» стоит 6 дел, «Подготовка иска» скопилось 11, «Ожидание заседания» висит 9, «В суде» 5, «Завершено» 3. Узкое место очевидно: дела копятся на подготовке документов. Сергей понимает, что этап тормозит помощник и юристы — стоит перераспределить черновую работу.

В блоке «Загрузка сотрудников» Сергей смотрит, кто чем занят: у Марины Деловой 15 дел и рядом красная «·2» — два её дела просрочены по срокам, она тащит слишком много. У Андрея Искова 9 дел, у помощника Ольги Договоровой 8 карточек по подготовке документов. Решение простое: часть новых заявок Марины передать Андрею, а Ольге поручить собрать пакеты документов по её застрявшим делам, чтобы снять просрочки.

Затем Сергей открывает раздел «Финансы»: гонорары по завершённым делам записаны доходами, и в сводке «Доходы/расходы по месяцам» видно, сколько принёс месяц. График «Активность за 14 дней» показывает всплеск новых обращений после публикации в СМИ. А диаграмма «Отпуска сотрудников» напоминает, что у Марины через две недели отпуск — по её горящим делам нужно заранее назначить второго юриста, чтобы не сорвать заседания.

Что это даёт юрфирме

Один дашборд заменяет обход кабинетов и подсчёт дел по папкам. Результат заметен уже в первый день:

• Состояние фирмы — за секунды. Сколько дел в работе и что просрочено видно с первого экрана, без опроса юристов.
• Видно, где застревают дела. Разбивка по стадиям показывает, на каком шаге копятся процессы, — можно бросить силы на подготовку документов до того, как сорвётся срок.
• Равномерная загрузка юристов. Видно, кто перегружен и у кого просрочки, — дела легко перераспределить на свободного сотрудника.
• Процессуальные сроки под контролем. KPI «Просрочено» и красные счётчики подсвечивают горящие дедлайны раньше, чем истечёт срок подачи.
• Виден результат. По этапу «Завершено» и финансам понятно, сколько дел доведено до конца и что они принесли, — качество работы измеримо.
• Никаких ручных отчётов. Всё считается автоматически из ваших досок, дел и клиентов — не нужно вести отдельные таблицы.