Аналитика фитнес-студии: посещаемость и загрузка — КанБан

Пока фитнес-студия маленькая, владелец держит всё в голове: сколько человек пришло на неделе, у кого заканчивается абонемент, кто из тренеров ведёт больше всех. Но как только клиентов и тренеров становится больше, эта картина рассыпается. Чтобы ответить на простой вопрос «сколько активных клиентов сейчас и у скольких абонемент уже просрочен», приходится листать журнал, дёргать администратора и вручную считать карточки.

Из-за этого решения принимаются вслепую. Один тренер завален группами и персональными тренировками, у другого окна пустуют — а руководитель узнаёт об этом постфактум, когда клиент жалуется, что не смог записаться. Непонятно, где «застревают» клиенты: на этапе пробного занятия, на оформлении абонемента или уже ушли в отток. И совсем не видно, у кого из клиентов абонемент кончается на этой неделе — а именно этих людей нужно вовремя позвать на продление.

В КанБан для этого есть готовый дашборд «Аналитика компании» на странице «Компания». Он берёт данные прямо с ваших досок и из базы клиентов и показывает их наглядными карточками KPI и диаграммами — без выгрузок в Excel и ручного подсчёта. Разберём, что именно он показывает, на примере фитнес-студии «Энергия».

В чём проблема фитнес-студии

Данные в студии есть всегда — клиенты, абонементы, записи на занятия, тренеры, сроки. Проблема в том, что они разбросаны по журналу, чатам и голове администратора и не сведены в понятную картину. Руководитель видит доску с карточками клиентов, но не видит цифр, по которым можно управлять студией.

Типичные боли, знакомые любой фитнес-студии:

• Непонятна посещаемость. Сколько клиентов реально ходит на этой неделе и сколько «спящих» — приходится считать вручную по журналу записей.
• Абонементы утекают без напоминания. У клиента закончился абонемент, ему никто вовремя не позвонил — и он просто перестал ходить. Без наглядного среза «у кого срок вышел» продления теряются.
• Не видно, где отваливаются клиенты. Люди приходят на пробное занятие, но до абонемента доходят не все. Где именно теряется поток — на пробном, на оплате или после — без разбивки по этапам незаметно.
• Перекос по тренерам. Один тренер перегружен группами и персоналками, у другого окна пустуют — балансировать нечем, потому что нет наглядной загрузки по людям.
• Отпуска и графики — тёмная зона. Кто из тренеров уже выбрал годовую норму отпуска, а кто её перебрал, вспоминают только когда некому вести группу.

В итоге поток клиентов есть, а управляемости нет: решения по загрузке тренеров, продлениям и удержанию принимаются на глаз, а не по цифрам.

Как решает КанБан

Дашборд «Аналитика компании» открывается на странице «Компания» и собирает всё важное на одном экране. Он считает данные по активной студии автоматически — вы просто заходите и видите свежую картину. Что показывает дашборд:

• Ключевые показатели (KPI). Четыре карточки вверху: «Карточек» (всего активных клиентов в работе), «Просрочено» (у скольких вышел срок — например, закончился абонемент или не выполнена задача; подсвечивается красным, если больше нуля), «Клиентов» и «Сотрудников». Это моментальный срез состояния студии.
• Карточки по этапам. Горизонтальные полосы по колонкам вашей доски — «Заявка», «Пробное занятие», «Оформление абонемента», «Занимается», «Продление», «Ушёл». Сразу видно, где скапливаются клиенты и где рвётся воронка. Цвет полосы совпадает с цветом колонки на доске.
• Загрузка сотрудников. Сколько активных карточек-клиентов назначено на каждого тренера, отсортировано по убыванию. Рядом с числом мелкой красной цифрой показывается, сколько из них просрочено, — видно, кто перегружен, а у кого есть свободные окна.
• Активность за 14 дней. Столбчатый график созданных карточек по дням за две недели — наглядно, растёт поток новых клиентов или падает.
• Записи и заявки. Разбивка записей на занятия и заявок клиентов по статусам (если модуль записи включён) — цветные метки со счётчиками.
• Отпуска сотрудников. Горизонтальные линии по сотрудникам: сколько дней отпуска использовано в текущем году относительно годовой нормы студии. У кого норма превышена — линия и число краснеют.

Всё считается из ваших реальных досок и базы клиентов — отдельно вносить данные для отчётов не нужно.

Загрузка тренеров и посещаемость через дорожки

KPI отвечают на вопрос «что происходит в студии в целом», но управлять расписанием удобнее, когда видно распределение по людям. В КанБан доску можно сгруппировать в дорожки (swimlanes) по исполнителю: выберите в панели инструментов доски в списке «Группировка карточек в дорожки» вариант «По исполнителю» — и каждый тренер получает свою горизонтальную полосу со всеми своими клиентами и занятиями.

• Кто чем занят — с одного взгляда. В дорожке тренера видны все его карточки: персональные клиенты, группы, задачи по продлениям. Длинная дорожка — тренер перегружен, короткая — есть свободные окна.
• Балансировка расписания. Карточку клиента можно перетащить из дорожки перегруженного тренера в дорожку того, у кого есть время, — и загрузка выровняется прямо на доске.
• Посещаемость по этапам внутри дорожки. Даже сгруппировав по тренерам, вы видите, на каком этапе стоит каждый клиент: кто на пробном, кто уже занимается, у кого пора продлевать.

Дорожки — это визуальное продолжение аналитики: цифра «у Дмитрия 12 клиентов» превращается в наглядную полосу, по которой сразу понятно, кого пора разгрузить.

Разбор на примере: Фитнес-студия «Энергия»

Администратор «Энергии» Марина Админова заходит на страницу «Компания» и открывает «Аналитику компании». Вверху — KPI: в работе 84 клиента, просрочено 7 (карточка покраснела — это те, у кого абонемент уже закончился), клиентов в базе 84, сотрудников 4. Первый вывод сделан за две секунды: у семи человек срок вышел, их нужно обзвонить на продление сегодня же.

Ниже — «Карточки по этапам». Видно, что на «Заявке» стоит 9 человек, на «Пробном занятии» — 12, «Оформление абонемента» — 6, «Занимается» — 48, «Продление» — 7, «Ушёл» за месяц — 2. Стало ясно, где рвётся воронка: с пробного до абонемента доходит меньше половины, значит на пробных занятиях теряется поток и туда стоит подтянуть внимание тренеров.

В блоке «Загрузка сотрудников» Марина смотрит, кто чем занят: у Дмитрия Сильнова — 34 карточки (силовые группы и персоналки), у Анны Йоговой — 22 (йога и растяжка), у Игоря Кроссова — 26 (кроссфит и функционал). Рядом с числом Дмитрия мелкая красная цифра «· 4» — четыре его клиента просрочены по продлению. Марина видит перекос: Дмитрий перегружен, а у Анны есть свободные окна — часть новичков на пробные логично отправить к ней.

График «Активность за 14 дней» показывает рост новых заявок после запуска летней акции с провалами в воскресенья. А внизу — диаграмма отпусков за 2026 год при норме 28 дней: у Анны и Игоря запас есть, а вот у Дмитрия линия покраснела — 31 из 28 дней, годовую норму он уже перебрал, это надо учесть при составлении графика смен на август.

Что это даёт фитнес-студии

Один дашборд заменяет листание журнала и ручной подсчёт клиентов. Результат заметен сразу:

• Посещаемость — за секунды. Сколько активных клиентов и сколько «спящих» видно с первого экрана, без пересчёта по журналу.
• Продления не теряются. KPI «Просрочено» и этап «Продление» подсвечивают тех, у кого абонемент кончился или вот-вот кончится, — их можно вовремя позвать обратно, а не терять в отток.
• Видно, где рвётся воронка. Разбивка по этапам показывает, на каком шаге отваливаются клиенты — на пробном, на оплате или после, — и что именно чинить.
• Равномерная загрузка тренеров. Видно, кто перегружен и у кого есть окна, — расписание легко сбалансировать между тренерами.
• Планирование графиков без сюрпризов. Диаграмма отпусков показывает, кто выбрал годовую норму, а кто перебрал, — смены строятся по фактам.
• Никаких ручных отчётов. Всё считается автоматически из ваших досок и базы клиентов — не нужно вести отдельные таблицы в Excel.