Аналитика языковой школы: группы, продления, загрузка — КанБан

Пока в языковой школе две группы и один преподаватель, завуч держит всё в голове: сколько человек ходит на английский, кто оплатил следующий месяц, у кого заканчивается абонемент. Но как только групп становится десяток, а преподавателей несколько, эта картина рассыпается. Чтобы ответить на простой вопрос «сколько у нас свободных мест и кто вот-вот уйдёт», приходится открывать таблицы, обзванивать педагогов и считать учеников вручную.

Из-за этого решения принимаются вслепую. Одна группа набита под завязку и её надо делить, другая полупустая и её надо доукомплектовать или закрывать — а завуч узнаёт об этом, когда группа уже развалилась. Непонятно, кто из учеников не продлил абонемент и почему: то ли забыл оплатить, то ли собрался уходить. И совсем не видно, как загружены преподаватели — у кого Анны Инглиш шесть групп и она на грани выгорания, а у кого две пары в неделю.

В КанБан для этого есть готовый дашборд «Аналитика компании» на странице «Компания». Он берёт данные прямо с ваших досок, заявок и клиентов и показывает их наглядными карточками KPI и диаграммами — без выгрузок в Excel и ручного подсчёта. Разберём, что именно он показывает, на примере языковой школы «Лингва».

В чём проблема с аналитикой языковой школы

Данные в школе есть всегда — ученики, группы, оплаты, сроки абонементов, расписание пар. Проблема в том, что они разбросаны по журналам, чатам с преподавателями и табличкам оплат и не сведены в понятную картину. Завуч видит доску с карточками учеников, но не видит цифр, по которым можно управлять набором и удержанием.

Типичные боли, знакомые любой языковой школе и курсам иностранных языков:

• Непонятна заполняемость групп. Сколько мест свободно в каждой группе и какие пора делить, а какие — доукомплектовывать, приходится считать по журналам вручную.
• Продления утекают незаметно. У кого заканчивается абонемент и кто уже не оплатил следующий месяц — нигде не сведено, поэтому ученик тихо уходит, а школа узнаёт об этом задним числом.
• Перекос по преподавателям. Один педагог ведёт шесть групп и выгорает, другой недозагружен, а балансировать нечем, потому что нет наглядной загрузки по людям.
• Не видно, где застревают заявки. Новые ученики скапливаются на каком-то этапе воронки — «Заявка», «Пробное занятие», «Оплата», — но без разбивки это незаметно, пока лид не остынет.
• Просрочки всплывают поздно. О непроведённом пробном или неоплаченном продлении узнают, когда ученик уже не пришёл.

В итоге поток заявок есть, а управляемости нет: решения по набору групп, удержанию учеников и нагрузке педагогов принимаются на глаз, а не по цифрам.

Как решает КанБан

Дашборд «Аналитика компании» открывается на странице «Компания» и собирает всё важное на одном экране. Он считает данные по активной школе автоматически — вы просто заходите и видите свежую картину. Что показывает дашборд:

• Ключевые показатели (KPI). Карточки вверху: «Карточек» (всего активных учеников и заявок), «Просрочено» (у скольких вышел срок — например, продления или пробного занятия; подсвечивается красным, если больше нуля), «Клиентов» (учеников в базе) и «Сотрудников» (преподавателей). Это моментальный срез состояния школы.
• Карточки по этапам. Горизонтальные полосы по колонкам ваших досок — «Заявка», «Пробное занятие», «Оплата», «В группе», «Продление», «Ушёл». Сразу видно, где скапливаются ученики и какой этап стал узким местом. Цвет полосы совпадает с цветом колонки на доске.
• Загрузка сотрудников. Сколько активных групп и учеников назначено на каждого преподавателя, отсортировано по убыванию. Рядом с числом мелкой красной цифрой показывается, сколько из них просрочено, — видно, кто перегружен, а у кого есть окно для новой группы.
• Активность за 14 дней. Столбчатый график созданных заявок по дням за две недели — наглядно видны всплески после рекламы и провалы в межсезонье.
• Записи и заявки. Разбивка пробных занятий и заявок по статусам (если модуль записи включён) — цветные метки со счётчиками подтверждённых, ожидающих и отменённых.
• Диаграмма «Отпуска сотрудников». Горизонтальные линии по сотрудникам: сколько дней отпуска использовано в текущем году относительно годовой нормы. У кого норма превышена — линия и число краснеют, что важно при составлении расписания пар.

Всё считается из ваших реальных досок, заявок и учеников — отдельно вносить данные для отчётов не нужно.

Загрузка преподавателей: кто перегружен, а у кого есть окно

Заполняемость групп отвечает на вопрос «есть ли кому учить», а загрузка педагогов — на вопрос «кем учить». Поэтому в дашборде есть отдельный блок «Загрузка сотрудников», а на доске — режим дорожек (swimlanes), где карточки учеников разбиты по преподавателям.

• Число активных групп на педагога. Блок «Загрузка сотрудников» показывает, сколько активных учеников и групп ведёт каждый преподаватель, отсортировано по убыванию. Сразу видно, кто тащит больше всех.
• Просрочки рядом с именем. Мелкой красной цифрой показано, сколько задач педагога просрочено — не проведено пробное, не отмечено продление. Перегруз и провалы видны в одной строке.
• Дорожки на доске. Выберите на доске в списке «Группировка карточек в дорожки» вариант «По исполнителю» — карточки учеников выстроятся горизонтальными дорожками по преподавателям. Видно, у кого дорожка забита, а у кого пустует, и легко перетащить ученика в другую группу.
• Окно под новую группу. Если у Марии Дойч две дорожки, а у Анны Инглиш шесть — понятно, кому отдать набранную группу новичков, а кого разгрузить, пока не выгорел.

Так нагрузка перестаёт быть «на глаз завуча» и превращается в наглядную картину, по которой удобно распределять группы и планировать найм.

Разбор на примере: Языковая школа «Лингва»

Завуч «Лингвы» Елена Завучева заходит на страницу «Компания» и открывает «Аналитику компании». Начало сентября, идёт набор. Вверху — KPI: в работе 84 карточки учеников и заявок, просрочено 6 (карточка покраснела), клиентов в базе 210, преподавателей 3. Первый вывод сделан за две секунды: заявок много, но шесть дел мы уже затянули.

Ниже — «Карточки по этапам». Видно, что на «Заявка» стоит 18 человек, «Пробное занятие» — 12, «Оплата» висит 9, «В группе» 40, «Продление» 5. Узкое место очевидно: между пробным и оплатой застревают ученики — провели пробное, а до оплаты не довели. Елена идёт разбираться: часть родителей ждёт звонка с расписанием, которого им никто не дал. Проблему видно из дашборда, а не по факту ухода.

В блоке «Загрузка сотрудников» Елена смотрит, кто чем занят: у Анны Инглиш 6 групп и рядом красная «·3» — три её продления просрочены, она тащит слишком много и не успевает напоминать об оплате. У Марии Дойч 2 группы немецкого, у Павла Франсе 3 группы французского. Решение простое: новую группу английских новичков отдать не Анне, а перераспределить нагрузку, и снять с неё просрочки по продлениям.

Затем Елена смотрит на этап «Продление»: там 5 учеников, у троих срок абонемента уже вышел (просрочено) — все трое занимаются у Анны. Один из них ходит второй год; ему просто забыли напомнить. Елена ставит задачу связаться. График «Активность за 14 дней» подтверждает: после запуска рекламы был всплеск заявок, сейчас спад — пора добрать вторую волну. А диаграмма отпусков напоминает, что у Павла Франсе в октябре отпуск — надо заранее решить, кто подхватит его группы или сдвинуть расписание.

Что это даёт языковой школе

Один дашборд заменяет обзвон преподавателей, перебор журналов и подсчёт учеников по табличкам. Результат заметен уже в первую неделю набора:

• Заполняемость групп — за секунды. Сколько учеников в работе и на каких этапах видно с первого экрана, без сверки журналов, — понятно, какие группы делить, а какие добирать.
• Продления под контролем. Этап «Продление» и KPI «Просрочено» подсвечивают учеников, у которых заканчивается абонемент, — им можно напомнить об оплате до того, как они уйдут.
• Равномерная загрузка педагогов. Видно, кто из преподавателей перегружен и у кого просрочки, — группы легко перераспределить и не довести человека до выгорания.
• Видно, где встаёт воронка. Разбивка по этапам показывает, где застревают заявки — на пробном или на оплате, — можно бросить силы на нужный шаг, пока лид не остыл.
• Просрочки ловятся вовремя. KPI «Просрочено» и красные счётчики у преподавателей подсвечивают затянутые пробные и неоплаченные продления раньше, чем ученик перестанет приходить.
• Никаких ручных отчётов. Всё считается автоматически из ваших досок, заявок и учеников — не нужно вести отдельные таблицы.