Аналитика автосервиса: KPI, загрузка и этапы на одном экране

Пока автосервис маленький, владелец держит всё в голове: сколько машин на подъёмниках, кто чем занят, какой заказ-наряд горит. Но как только постов и мастеров становится больше, эта картина рассыпается. Чтобы ответить на простой вопрос «сколько машин сейчас в работе и что просрочено», приходится обходить цех, дёргать приёмщика и вручную считать карточки на доске.

Из-за этого решения принимаются вслепую. Один слесарь завален заказ-нарядами и срывает сроки, другой простаивает — а руководитель узнаёт об этом постфактум, когда клиент уже звонит с претензией. Непонятно, где скапливаются машины: на диагностике, на согласовании сметы или на выдаче. И совсем не видно, кто из мастеров уже выбрал годовой отпуск, а кто вообще не отдыхал.

В КанБан для этого есть готовый дашборд «Аналитика компании» на странице «Компания». Он берёт данные прямо с ваших досок и клиентов и показывает их наглядными карточками KPI и диаграммами — без выгрузок в Excel и ручного подсчёта. Разберём, что именно он показывает, на примере автосервиса «МоторА».

В чём проблема с аналитикой в автосервисе

Данные в сервисе есть всегда — заказ-наряды, клиенты, сроки, записи. Проблема в том, что они разбросаны и не сведены в понятную картину. Руководитель видит доску с карточками, но не видит цифр, по которым можно управлять.

Типичные боли, знакомые любому СТО:

• Непонятна общая загрузка. Сколько всего заказ-нарядов в работе прямо сейчас и сколько из них уже просрочено — приходится считать вручную.
• Не видно узких мест. Машины скапливаются на каком-то этапе (например, ждут согласования сметы), но без разбивки по этапам это незаметно.
• Перекос по мастерам. Один диагност или слесарь перегружен и срывает сроки, другой недозагружен — а балансировать нечем, потому что нет наглядной загрузки по людям.
• Просрочки всплывают поздно. О сорванном сроке узнают от недовольного клиента, а не из отчёта.
• Отпуска — тёмная зона. Кто из сотрудников уже выбрал годовую норму, а кто перебрал, вспоминают только при планировании графика.

В итоге поток работы есть, а управляемости нет: решения по загрузке и срокам принимаются на глаз, а не по цифрам.

Как решает КанБан

Дашборд «Аналитика компании» открывается на странице «Компания» и собирает всё важное на одном экране. Он считает данные по активной компании автоматически — вы просто заходите и видите свежую картину. Что показывает дашборд:

• Ключевые показатели (KPI). Четыре карточки вверху: «Карточек» (всего активных заказ-нарядов), «Просрочено» (у скольких вышел срок — подсвечивается красным, если больше нуля), «Клиентов» и «Сотрудников». Это моментальный срез состояния сервиса.
• Карточки по этапам. Горизонтальные полосы по колонкам ваших досок — «Приём», «Диагностика», «Согласование», «Ремонт», «Готово к выдаче», «Выдано». Сразу видно, где скапливаются машины и какой этап стал узким местом. Цвет полосы совпадает с цветом колонки на доске.
• Загрузка сотрудников. Сколько активных карточек назначено на каждого мастера, отсортировано по убыванию. Рядом с числом мелкой красной цифрой показывается, сколько из них просрочено, — видно, кто перегружен и рискует сорвать сроки.
• Активность за 14 дней. Столбчатый график созданных карточек по дням за две недели — наглядно, растёт поток заказов или падает.
• Записи и заявки. Разбивка записей и заявок клиентов по статусам (если модуль записи включён) — цветные метки со счётчиками.
• Диаграмма отпусков. Горизонтальные линии по сотрудникам: сколько дней отпуска использовано в текущем году относительно годовой нормы компании. У кого норма превышена — линия и число краснеют.

Всё считается из ваших реальных досок и клиентов — отдельно вносить данные для отчётов не нужно.

Провалиться из аналитики прямо в доску

Аналитика полезна, когда от цифры можно за один клик перейти к самим машинам. В КанБан есть отдельная аналитика по каскадному полю карточки (например, по проекту, категории работ или направлению) — она открывается кнопкой «Аналитика по проектам» на панели инструментов доски и показывает дерево задач со счётчиками «в работе» и «выполнено».

Главное — эти цифры кликабельны. Клик по строке или по числу задач закрывает окно аналитики и проваливает вас прямо на доску, отфильтрованную по этому пути, а нужные карточки на секунду мигают, чтобы их сразу было видно. Так руководитель не просто смотрит на отчёт, а мгновенно переходит от «на диагностике застряло 6 машин» к самим этим шести заказ-нарядам на доске.

Это превращает аналитику из статичной сводки в точку входа: увидели перекос в цифрах — тут же провалились в конкретные карточки и начали разбираться.

Разбор на примере: Автосервис «МоторА»

Директор «МоторА» Ирина заходит на страницу «Компания» и открывает «Аналитику компании». Вверху — KPI: в работе 26 заказ-нарядов, просрочено 0 (карточка спокойного цвета), клиентов 26, сотрудников 7. Первый вывод сделан за две секунды: сроки под контролем, аврала нет.

Ниже — «Карточки по этапам». Видно, что на «Приёме» стоит 7 машин, на «Диагностике» 6, «Согласование» пустое, в «Ремонте» и «Готово к выдаче» по 4, «Выдано» — 5. Стало ясно, где узкое место: на входе и диагностике машин больше всего, значит именно туда стоит подтянуть силы.

В блоке «Загрузка сотрудников» Ирина смотрит, кто чем занят: у одного мастера 8 карточек, у диагноста Олега — 6, у слесаря Юрия — 5, дальше меньше. Никаких красных цифр просрочки рядом нет — сроки пока никто не срывает. Если бы у Олега висело «6 ·2», Ирина сразу увидела бы, что две его машины просрочены, и перекинула бы часть работы на менее загруженного слесаря.

График «Активность за 14 дней» показывает ровный поток новых заказ-нарядов с обычным провалом в выходные. А внизу — диаграмма отпусков за 2026 год при норме 28 дней: у большинства сотрудников запас есть, а вот у одного мастера линия покраснела — 36 из 28 дней, годовая норма превышена. Это сигнал учесть при планировании графика. Приёмщик Роман и сама Ирина отпуск ещё не брали — 0 из 28.

Кто видит аналитику: ролевой охват

Аналитика компании — это сводка по всему сервису, поэтому доступ к ней управляется ролями и командами:

• Администратор видит дашборд всегда и в полном объёме.
• Загрузка сотрудников и отпуска в диаграммах считаются с учётом границ команд: при включённом модуле «Команды» сотрудник не увидит в аналитике больше людей, чем в его команде.
• Раздел «Аналитика компании» можно скрыть по командам. В «Настройках допусков» на странице «Компания» администратор указывает, каким командам показывать этот раздел. Не выбрано ни одной — работает обычное правило роли; выбраны команды — раздел увидят только их участники (администратор и роль «видит всё» видят его в любом случае).

Так владелец «МоторА» держит полную картину у себя, а мастерам показывает ровно столько аналитики, сколько им нужно для работы, — без утечки цифр по всей компании.

Что это даёт автосервису

Один дашборд заменяет обход цеха и ручной подсчёт карточек. Результат заметен сразу:

• Состояние сервиса — за секунды. Сколько машин в работе и что просрочено видно с первого экрана, без опроса приёмщика.
• Видны узкие места. Разбивка по этапам показывает, где скапливаются заказ-наряды, — можно перераспределить силы до того, как поедут сроки.
• Равномерная загрузка мастеров. Видно, кто перегружен и у кого просрочки, — работу легко сбалансировать между слесарями и диагностами.
• Просрочки под контролем. KPI «Просрочено» и красные счётчики у сотрудников подсвечивают проблему раньше, чем позвонит клиент.
• Планирование отпусков без сюрпризов. Диаграмма показывает, кто выбрал годовую норму, а кто перебрал, — график строится по фактам.
• Никаких ручных отчётов. Всё считается автоматически из ваших досок и клиентов — не нужно вести отдельные таблицы.