Поиск и фильтры по заказам магазина: найти за секунду — КанБан

Пока в магазине десяток заказов в день, доску видно целиком. Но на реальном потоке в сотни заказов колонки «Сборка», «Готов к выдаче» и «Доставка» превращаются в стену карточек, и найти на ней конкретный заказ глазами уже невозможно. Клиент звонит и спрашивает: «Что с моим заказом на фамилию Соколов?» — а менеджер минуту водит взглядом по доске, прежде чем найдёт нужную карточку.

Эти минуты складываются в часы. Каждый вопрос «а где мой заказ?», каждая попытка понять, что сегодня везёт курьер, каждый поиск всех оплаченных, но не собранных заказов — это ручной перебор десятков и сотен карточек. А если заказ потерялся из виду, клиент не получает товар вовремя, оставляет плохой отзыв, и это уже прямые потери магазина.

В КанБан искать вручную не нужно. Над доской есть поиск по карточкам, фильтры по статусу, курьеру, способу доставки и сроку, группировка карточек в дорожки и масштаб доски. Всё вместе это превращает стену заказов в управляемый список, где нужный заказ находится за секунду. Разберём, как это устроено, на примере магазина «ТехноПро».

В чём проблема магазина и доставки

Доска магазина растёт вместе с потоком заказов. Колонки-этапы отлично показывают, на какой стадии находится каждый заказ — принят, собран, отгружен, доставлен, — но не помогают ответить на вопрос «где именно вот этот конкретный заказ» или «покажи только то, что нужно мне сейчас». На потоке это выливается в постоянные болевые точки:

• Нужный заказ долго ищут глазами. Клиент назвал номер заказа, фамилию или телефон — менеджер вручную просматривает сотни карточек, вместо того чтобы найти заказ за секунду.
• Не видно свою зону. Курьер хочет посмотреть только те заказы, что везёт сегодня он, но на доске они вперемешку с чужими — приходится выцеплять их взглядом.
• Разные способы доставки смешаны. Самовывоз, доставка курьером и отправка транспортной компанией лежат в одних колонках, хотя обрабатываются по-разному и часто нужны по отдельности.
• Горящие сроки теряются. Заказы, у которых доставка обещана на сегодня, никак не выделены — о просрочке узнают, когда клиент уже звонит с претензией.
• Вся доска не влезает в экран. Колонок-этапов много, и чтобы увидеть картину целиком, приходится постоянно прокручивать вправо-влево.

В итоге менеджер держит половину доски в голове, а любой поиск конкретного заказа — это ручной перебор, который отнимает время у него и заставляет клиента ждать на линии.

Как решает КанБан

В КанБан над доской есть отдельная панель, которая отвечает ровно за одно — быстро сузить кучу карточек до того, что нужно прямо сейчас. Работают четыре инструмента, и их можно свободно комбинировать.

• Поиск по карточкам. Строка поиска слева над доской: начинаете печатать — и доска показывает только подходящие заказы. Поиск ищет по заголовку карточки, по имени привязанного клиента и по значениям любых полей заказа — номер заказа, фамилия, телефон, адрес, состав. Достаточно части номера или фамилии, чтобы заказ нашёлся.
• Фильтры. Кнопка «Фильтры» открывает панель с чипами: отфильтровать доску можно по типу карточки (самовывоз, доставка курьером, отправка ТК), по исполнителю (аватары менеджеров и курьеров — причём ваша аватарка стоит первой, чтобы «мои заказы» были в один тап), по значению каскадного поля (например, категория товара или город) и по сроку — «Просрочено», «Сегодня», «Со сроком», «Без срока». Рядом с кнопкой горит счётчик активных фильтров, а сбросить всё можно одним нажатием.
• Группировка в дорожки. Селектор «Группировка» разбивает доску на горизонтальные дорожки: «По исполнителю», «По типу» или «По полю». Так видно загрузку каждого курьера и структуру потока заказов, не теряя колонок-этапов.
• Масштаб доски. Кнопки −, значение процента и + меняют масштаб доски: отдалили — и все колонки влезли в экран целиком; клик по проценту вписывает доску по ширине автоматически. На сенсорном экране масштаб меняется щипком двумя пальцами.

Все четыре инструмента складываются: можно оставить только заказы с доставкой курьером, которые везёт Пётр и которые обещаны на сегодня, — и увидеть на доске ровно их.

Фильтр по курьеру и группировка в дорожки

Когда заказы развозят несколько курьеров, главный вопрос смены — «кто что везёт». В КанБан на него отвечают два инструмента, которые работают в паре.

• Фильтр по исполнителю. В панели «Фильтры» каждый сотрудник — это аватарка. Кликнули по курьеру — на доске остались только его заказы. Курьер видит свой маршрут, а менеджер за секунду проверяет, сколько заказов на каждом и не перегружен ли кто-то.
• Группировка «По исполнителю». Если нужно увидеть всех сразу, селектор «Группировка» разбивает доску на горизонтальные дорожки — по одной на курьера. В каждой дорожке — его заказы, разложенные по этапам. Одним взглядом видно баланс: у кого пять доставок, а у кого пятнадцать.
• Комбинация с поиском и сроком. Внутри дорожек продолжают работать поиск и остальные фильтры. Можно сгруппировать доску по курьерам и оставить только заказы на сегодня — и получить готовый план развозки на смену.

В отличие от фильтра, группировка ничего не прячет: все заказы остаются на доске, просто раскладываются по дорожкам. Поэтому фильтр отвечает на вопрос «покажи только заказы Петра», а группировка — «покажи, как заказы распределены между всеми курьерами».

Разбор на примере: Магазин «ТехноПро»

В магазине «ТехноПро» одна доска на весь поток заказов, и к обеду на ней уже под двести карточек — от оформленных на сайте до готовых к выдаче. Посмотрим, как поиск и фильтры экономят время смены.

Звонит клиент: «Что с моим заказом на фамилию Соколов, оформлял вчера?». Менеджер заказов Алексей не листает доску — он вводит в строку поиска «Соколов», и на доске остаётся одна карточка. Алексей открывает её, видит, что заказ уже собран и ждёт курьера, и тут же отвечает клиенту, что доставка будет сегодня. Весь поиск — три секунды.

Кладовщик Ирина Складова в начале смены собирает заказы. Она открывает «Фильтры», выбирает тип «Доставка курьером» и срок «Сегодня» — на доске в колонке «Сборка» остаются только заказы, которые нужно собрать в первую очередь. Их восемь, и Ирина собирает их по порядку, не отвлекаясь на самовывоз, который клиенты заберут позже.

Курьерам Петру и Роману нужно понять свои маршруты. Пётр в фильтрах нажимает свою аватарку (она первая в его списке) — на доске остаются только его двенадцать заказов на сегодня, с адресами и телефонами прямо в карточках. Счётчик у кнопки «Фильтры» показывает, что активны два условия, а сбросить их Пётр может одной кнопкой.

На дневной планёрке Алексей включает группировку по исполнителю — доска распадается на дорожки Петра и Романа, и сразу видно, что у Романа двадцать заказов, а у Петра двенадцать. Алексей перетаскивает три заказа из дорожки Романа Петру — нагрузка выровнялась. А чтобы показать руководителю всю доску целиком, Алексей кнопкой − отдаляет масштаб, пока все колонки-этапы не влезают в один экран.

Что это даёт магазину и доставке

Поиск и фильтры превращают доску из стены заказов в инструмент, который отвечает на конкретный вопрос за секунду:

• Заказ находится мгновенно. Часть номера, фамилия или телефон клиента в строку поиска — и нужный заказ перед вами. Клиент не ждёт на линии, менеджер не листает доску.
• Каждый видит своё. Фильтр по исполнителю показывает курьеру только его заказы, а кладовщику — только то, что пора собирать. Фокус на своей работе, а не на всей доске.
• Горящие доставки не теряются. Фильтр по сроку выцепляет заказы, обещанные на сегодня, — их обрабатывают первыми, а не когда клиент уже звонит с претензией.
• Понятна структура потока. Группировка в дорожки по курьеру или способу доставки показывает загрузку и баланс без ручного подсчёта — нагрузку легко выровнять перетаскиванием.
• Вся доска на одном экране. Масштаб вписывает все колонки в кадр — картина целиком видна и на большом мониторе, и на планшете на выдаче.
• Экономия минут на каждом поиске. Сотни ручных просмотров доски за смену заменяются парой нажатий — это часы, которые команда тратит на клиентов и сборку, а не на прокрутку.