База гостей и броней столов для ресторана и кафе — КанБан

В ресторане «Веранда» гость — это почти всегда повторный визит: кто-то отмечает день рождения каждый год, кто-то приходит на бизнес-ланч по средам, кто-то заказывает столик у окна на двоих. Но данные о госте разбросаны: телефон записан в бумажном журнале броней, аллергия — в памяти хостес, «любит тот же столик» — знает только официант, который его обычно обслуживает. Стоит хостес уйти в отпуск или официанту уволиться — и всё, что знали про гостя, уходит вместе с ними.

Отдельная беда — сами брони. Журнал на стойке ведут от руки: столик на 20:00 то забронирован дважды, то запись зачёркнута так, что не разобрать, придёт гость или отменил. В пятницу вечером у стойки очередь, а хостес листает страницы, чтобы понять, какой стол свободен. Кухня не знает заранее, что на 19:00 идёт компания на 12 человек и нужен банкетный стол. В итоге двойные брони, потерянные предпочтения и гость, которому не перезвонили, уходят прямой строкой в упущенную выручку.

В КанБан есть раздел «Клиенты» — единая база всех гостей с телефоном, почтой, заметками и, главное, историей всех их визитов и броней. Поиск идёт по всей базе, каждая бронь-карточка привязывается к гостю, а предпочтения хранятся в кастом-полях и всегда под рукой у любого сотрудника. Разберём на примере ресторана «Веранда».

В чём проблема ресторана и кафе

У ресторана есть база гостей — просто она не собрана в одном месте, а размазана по людям, бумажкам и мессенджерам. Из-за этого страдают и брони, и сервис, и выручка:

• Брони на бумаге. Журнал на стойке ведут от руки: двойные записи на один стол, зачёркнутые отмены, неразборчивый почерк. В час пик хостес не может за секунду сказать, какой столик свободен на 20:30.
• Контакты гостей разбросаны. Телефон одного и того же гостя лежит в журнале, в переписке и в телефоне хостес — записан по-разному в трёх местах. Перезвонить и подтвердить бронь долго.
• Предпочтения — в голове. Аллергия на орехи, нелюбовь к громкой музыке, «всегда столик у окна», «просит без льда» — всё это помнит конкретный официант. Он в выходной — и гостя обслуживают вслепую.
• Никто не помнит постоянных. Гость ходит год, а его встречают как впервые. Некому вовремя напомнить про бронь, поздравить с днём рождения, вернуть того, кто пропал на полгода.
• Кухня не готова заранее. Банкет на 12 человек или большой предзаказ всплывает в последний момент — шеф не успел закупить и подготовить.

Пока гостей пара сотен, всё держится на памяти команды и бумажном журнале. Но именно память и бумага — самое ненадёжное хранилище: они не ищутся, не передаются новому сотруднику и теряются вместе с ним.

Как решает КанБан

Раздел «Клиенты» в КанБан — это CRM-справочник всех гостей ресторана. Одна база, доступная всей команде, где у каждого гостя есть карточка, история его визитов и все предпочтения. А брони столов ведутся карточками на доске и в календаре — и автоматически прицепляются к гостю.

Что умеет база гостей:

• Карточка гостя. Имя, телефон, email и заметка. Этого достаточно, чтобы за секунду набрать номер, подтвердить бронь или написать.
• Поиск по всей базе. Строка поиска ищет по имени, телефону или email сразу по всем гостям, а не только по видимой странице. Начните вводить фамилию или последние цифры номера — нужный гость найдётся мгновенно.
• История визитов. У каждого гостя виден счётчик и список всех связанных карточек-броней: когда приходил, на сколько персон, какой был статус, какой средний чек. Вся хронология посещений — в одном окне.
• Привязка брони к гостю. Карточка-бронь на доске прикрепляется к гостю, и его история пополняется сама. Привязать можно вручную из карточки или настроить ключ привязки по телефону: совпал номер — бронь сама прицепилась к гостю.
• Кастом-поля под предпочтения. Админ добавляет свои поля для всех гостей: «Аллергии», «Любимый столик», «Предпочтения по вину», «Дата рождения», «Источник». Поля видны прямо в карточке гостя — официант читает их до того, как подойти к столу.
• Защита от дублей. Прежде чем заводить нового гостя, найдите его поиском по всей базе — по имени или телефону. А если поле телефон отмечено настройкой «Искать существующего клиента по этому полю», бронь с уже известным номером цепляется к существующему гостю, а не плодит копию — история и средний чек не дробятся.
• Два вида и чат. База отображается карточками или таблицей, а с гостем можно вести чат прямо из раздела — подтвердить бронь или напомнить о ней.

Брони столов: доска и календарь в одном месте

Хранить контакты гостя мало — нужно ещё видеть, кто и когда придёт. В КанБан бронь — это карточка, которая живёт сразу в двух видах: на доске по статусам и в календаре по времени. И то и другое привязано к гостю из базы.

• Доска броней. Заведите колонки-статусы под свой процесс: «Заявка» → «Подтверждена» → «Гость пришёл» → «Закрыт счёт». Карточка-бронь переезжает по колонкам перетаскиванием, а счётчики над колонками показывают, сколько броней на каждом этапе.
• Календарь броней. Тот же поток можно смотреть в календаре: сетка дня или недели с бронями по времени. Сразу видно загрузку вечера пятницы, свободные окна и пересечения — двойную бронь на один стол заметно на глаз.
• Данные брони в карточке. В карточке-брони — гость, дата и время, число персон, номер или зона стола, повод (день рождения, деловая встреча) и комментарий. Всё в одном месте, ничего не теряется.
• Роли и напоминания. На карточку-бронь назначаются ответственные и напоминания: система напомнит подтвердить бронь накануне или предупредит кухню о банкете заранее.
• Фильтры. Панель фильтров отбирает брони на сегодня, на конкретный зал, по официанту или по статусу — хостес мгновенно видит нужный срез, а не листает весь журнал.

В итоге бронь заводится один раз и сразу связана с гостем, его историей и предпочтениями — а смотреть её удобно и списком по статусам, и по времени в календаре.

Разбор на примере: Ресторан «Веранда»

В «Веранде» хостес Ирина ведёт доску «Брони» со статусами Заявка → Подтверждена → Гость пришёл → Закрыт счёт. Единица работы — одна бронь стола. Раньше контакты гостей жили в бумажном журнале на стойке, а предпочтения — в памяти официантов. Ирина завела всех постоянных гостей в раздел «Клиенты».

У гостя «Анна К.» в карточке — телефон, email и кастом-поля, которые настроил админ: «Аллергии» = орехи, «Любимый столик» = №7 у окна, «Дата рождения», «Источник» = сарафанное радио. Как ключ привязки в «Веранде» выбран телефон: когда Ирина создаёт новую бронь и указывает номер Анны, карточка-бронь сама прикрепляется к её клиентской карточке.

В пятницу Анна звонит: «столик на четверых к восьми, как обычно». Ирина вводит в поиск её фамилию, открывает карточку — видит любимый столик №7, аллергию на орехи и всю историю прошлых визитов. Заводит бронь на 20:00 на 4 персоны за 30 секунд, ставит напоминание подтвердить накануне. Официант Олег перед сменой открывает бронь и уже знает: стол №7, без орехов. Шеф-повар Марко видит в календаре, что на 19:00 идёт компания на 12 человек с предзаказом, и заранее готовит банкетный стол и закупку. Бармен Денис из заметки в карточке узнаёт, что гость просит игристое без льда.

А от дублей страхует поиск по всей базе и привязка по телефону: прежде чем завести Анну заново, Ирина находит её по фамилии или последним цифрам номера и открывает существующую карточку — история из 14 визитов и средний чек не раздробятся. К концу месяца в базе «Веранды» 320 гостей, и любого из них хостес поднимает за пару секунд по фамилии или последним цифрам номера.

Что это даёт ресторану

Когда все гости собраны в одну базу с историей и предпочтениями, а брони живут на доске и в календаре, ресторан получает конкретные выгоды:

• Гость не теряется вместе с сотрудником. Контакты, история визитов и предпочтения лежат в общей базе, а не в голове официанта или бумажном журнале — новая смена видит всё сама.
• Ноль двойных броней. Брони видны и списком по статусам, и по времени в календаре — пересечение на один стол заметно на глаз, а не всплывает, когда гости уже пришли.
• Сервис как для своих. Аллергии, любимый столик, «без льда», день рождения — в карточке гостя. Официант читает их до того, как подойти, и гость чувствует заботу.
• «Как обычно» — за секунду. История визитов показывает все прошлые брони: дату, число персон, статус, чек. Ничего не нужно вспоминать.
• Кухня готова заранее. Банкеты и предзаказы видны в календаре с напоминаниями — шеф закупает и готовит без авралов.
• Чистая база без дублей. Поиск по всей базе и привязка по телефону не дают завести одного гостя дважды и раздробить его историю и средний чек.

В итоге хостес поднимает карточку любого гостя за секунды, официант видит предпочтения до начала обслуживания, шеф успевает подготовиться к банкету, а управляющий наконец знает реальный размер и состояние своей базы гостей.